月末の請求書処理に追われ、本来の業務が後回しになっている……ということはありませんか？請求書の処理では、手入力によるミスや紙の保管場所の確保が、業務効率を押し下げるケースが少なくありません。 

日本の生産年齢人口（15〜64歳）は1995年をピークに減少を続けており、「人手を増やして解決する」という方法が通用しない時代を迎えています。政府もデジタル社会形成基本法の施行やデジタル庁の発足、電子帳簿保存法の改正など、デジタル化を後押しする施策を進めており、請求書のデータ化は、業務効率化と法対応の両面から重要性を増しています。

この記事では現役税理士の視点から、請求書をデータ化するメリットや具体的な方法、導入事例、失敗しないための対策までを解説します。なお、本記事が扱うのは、取引先から受け取った請求書のデータ化です。相手先の対応状況を待たずに、自社内で進められる範囲を中心に整理しています。 

1. 請求書のデータ化のメリット

請求書のデータ化には、日々の作業のやり方が変わることで得られるメリットと、蓄積したデータが資産になることで得られるメリットがあります。前者は主にAI-OCRを搭載したシステムの活用によるもの、後者はデータ化そのものによるものです。 

1-1. 作業のやり方が変わるメリット 

①入力の作業時間を削減できる

手入力での請求書処理では、取引先名・金額・明細などの入力に多くの時間がかかります。 

AI-OCR（OCRにAI技術を組み合わせたもの。詳しくは「2-2. OCR（光学文字認識）システムを利用する」で解説）を搭載したシステムを利用すれば、読み取った請求書から、これらの項目をテキストデータとして抽出できます。そのため、担当者の作業は読み取り結果の確認・修正が中心になります。 

②入力ミスや属人化のリスクを抑制できる

手入力には、桁間違いや項目の見落としといったヒューマンエラーが付きまといます。AI-OCRを搭載したシステムで人が担う作業を「内容の確認」に絞り込めば、こうしたミスを構造的に防止しやすくなります。また、読み取り・抽出の品質が担当者のスキルに左右されにくくなるため、経験の浅いスタッフでも一定の品質を保ちやすくなりますし、属人化の抑制や品質管理の強化にもつながります。 

製品によっては、手作業では漏れやすいチェックの自動化も可能です。例えば、インボイス制度下で消費税の仕入税額控除を受けるには、原則として適格請求書発行事業者が発行した請求書（登録番号の記載があるもの）が必要です。手入力では、記載された登録番号が有効かどうかの確認まで手が回らないケースが少なくありません。AI-OCR搭載の文書管理サービス「PATPOST」は、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」とAPI連携しており、読み取った登録番号と公表情報との照合をシステム上で行うことができます。 

なお、適格請求書発行事業者以外から受け取った請求書についても、経過措置により仕入税額相当額の一定割合を控除できます。控除割合は2026年9月30日までの課税仕入れが80%、2026年10月1日以後は70%です。その後も2028年10月に50%、2030年10月に30%と段階的に引き下げられ、2031年9月末で終了する予定です。登録番号の有無をデータとして記録しておくと、割合が切り替わるタイミングで対象取引を抽出しやすくなります。（出典：国税庁「令和8年度税制改正特集」） 

【関連記事】インボイス制度に伴い必要な対応と、買い手側企業をサポートするPATPOSTの役割 

1-2. データが資産になるメリット 

①書類の検索時間を削減できる

データ化した請求書は、キーワードで検索できるようになります。過去の書類を探し回る時間や、検索性を高めるための複雑なファイル名付けも不要です。取引先名や日付で必要な請求書をすぐに絞り込めるため、問い合わせ対応や監査時の提示にも時間がかかりません。 

②保管コストを削減し、場所に縛られない働き方が実現できる

紙の請求書には、ファイリングの手間や保管スペースの確保、保存期間満了後の廃棄処理など、見えないコストが発生し続けます。データ化を進めれば、こうした物理的な保管コストの削減余地が生まれます。ただし削減効果は、スキャナ保存の要件を満たして原本を破棄できる体制が整ってから段階的に表れます。 

また、「紙があるオフィス」に縛られる必要がなくなるため、在宅勤務への対応や拠点間でのスムーズな書類共有が可能になります。月末の処理集中期に出社を前提としない体制を整えられることは、人材不足のなかでの離職防止や採用競争力の強化にもつながるでしょう。 

③支出データを経営判断に活用できる

総務省の「令和8年版 情報通信白書」では、企業におけるデジタル技術やデータの活用が、業務時間の削減をはじめとする効果につながっていることが報告されています。売上データと同様に、「会社がなにに、いくら支払ったか」を記録した請求書のデータも、経営判断の重要な材料です。 

請求書に含まれる取引先名・金額・明細・支払期日などをデータとして蓄積すれば、以下のような分析が可能になります。 

• 時間軸：いつ、どの程度のペースで支払いが発生しているか

• 取引軸：どの会社に、どの程度依存しているか

• 費目軸：どの費目に、どれだけ支出しているか 

例えば、品目や単価までデータ化して蓄積すれば、「特定取引先への支払いが半年で20%増加している」といった変化を察知でき、単価比較や発注頻度の見直しなど、根拠に基づく交渉や改善につなげられます。ただし、こうした分析を機能させるには、データが正確かつタイムリーに蓄積されている必要があります。データ化の粒度については、後述の「明細レベルの粒度でデータ化する」で詳しく解説します。 

2. 請求書をデータ化する4つの方法

請求書をデータ化する方法は、大きく4つに分けられます。それぞれの特徴を確認し、自社の業務量や体制に合った方法を選びましょう。 

2-1. 手入力でデータ化する

Excelや会計ソフトに、担当者が請求書の内容を直接入力する方法です。新たなシステム費用が発生せず、少量ならすぐに始められる反面、入力ミスや確認作業の負担が大きく、件数が増えるほど処理時間が膨らみます。また、時間の制約から合計金額のみの入力になりがちで、明細レベルの分析には活用しにくいのが実情です。処理件数が少ない場合を除けば、恒常的な方法としてはおすすめしにくいでしょう。 

2-2. OCR（光学文字認識）システムを利用する

OCR（光学文字認識）とは、紙・PDF・画像などから文字を読み取りデータ化する技術です。書類を目で見て書き写す転記の手間を減らせる点が魅力で、最近ではAI技術を搭載したAI-OCRが主流となっています。AI-OCRは、従来のOCRにAI技術を組み合わせたもので、文字の形だけでなく文脈や周辺の情報も手がかりに項目を推定する仕組みです。 

レイアウトが取引先ごとに異なる非定型帳票にも対応しやすいとされています。なお、実際の精度は製品や書類の状態によって異なるため、自社の請求書で事前に検証することが前提です。 

「PATPOST」のような項目の判別・抽出機能や全文検索機能を備えた製品なら、請求書をスキャンやアップロードで取り込むと、あらかじめテンプレートに設定した項目をAIが判別して抽出し、すぐに検索できる状態で管理できます。明細レベルでのデータ保存に対応した製品であれば、詳細な支出分析にも役立ちます。CSV出力やAPI連携の機能があれば、会計ソフトやERPへのデータ連携もスムーズです。 

【関連記事】AI-OCRとは？従来のOCRとの違い、メリットを解説 

2-3. データ化代行サービス（BPO）を利用する

自社で入力せず、外部の専門業者に委託するのがBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）と呼ばれる代行サービスです。オペレーターによる目視確認が入るため精度が高く、大量の書類を一括でデータ化したい場合に向いています。 

ただし、外部への送付・依頼の手間と数日のリードタイムが発生するため、月次決算の早期化を目的とする場合はスケジュールと合わせて検討する必要があるでしょう。 

2-4. 電子請求書の発行・受取システムを利用する

最初からPDFや構造化データなどの電子データで請求書をやり取りする方法です。紙を介さないため入力そのものが発生せず、入力に起因するミスは生じにくい形といえます。一方、取引先側の対応状況に左右されるというデメリットがあります。また、受け取ったデータは取引先ごとに項目や形式が異なるため、そのままでは分析に使いにくいケースもあります。分析に活用するには、「PATPOST」のようなデータの判別・抽出・整形が得意なシステムと併用し、活用しやすい形に整えるのが効果的です。

2-5. 方法別のコスト構造と費用の目安

どの方法を選ぶかは、費用の「構造」の違いを押さえてから比較すると判断しやすくなります。方法ごとの主なコストと、一般的な目安は次のとおりです。

•  手入力：新たなシステム費用は発生しないものの、担当者の人件費がそのままコストになります。例えば1枚あたり5分・月2,000枚・時間単価3,000円なら、月約50万円の人件費に相当します。

• OCR（AI-OCR）システム：月額利用料と、処理枚数に応じた従量課金が中心です。クラウド型は初期費用が不要なケースも多く、月額の目安は3万円程度から。オンプレミス型は初期費用が数十万円〜100万円程度、月額の目安は30万円程度とされています。

• データ化代行サービス（BPO）：1枚あたりの単価×枚数が基本です。単価の目安は数十円〜数百円で、月額の最低利用料金が設定されている場合もあります。

• 電子請求書の発行・受取システム：システム利用料が主なコストです。

 ただし、これらはあくまで目安です。実際の金額は製品や契約条件、処理枚数によって大きく異なります。比較の際は利用料だけを見るのではなく、現在の入力・確認・検索にかかっている時間を人件費に換算し、削減できる費用と見比べて試算しましょう。 

【関連記事】AI-OCRの気になる価格は？よくある料金体系や価格相場、選定のポイントを解説 

3. 請求書のデータ化と電子帳簿保存法（受領方法別の対応）

電子帳簿保存法（以下、電帳法）とは、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。請求書をデータで保存する際の要件は、その請求書を紙で受け取ったか、データで受け取ったかによって異なります。 

紙で受け取ったものをスキャンして保存する場合は「スキャナ保存」、メール添付やWeb発行などデータで受け取ったものは「電子取引データ保存」の要件が適用されます。 

 3-1. 紙で受け取った請求書＝スキャナ保存

紙で受け取った請求書をスキャンしてデータで保存する場合は、電帳法の「スキャナ保存」の要件を満たす必要があります。請求書は資金や物の流れに直結する「重要書類」に区分されるため、入力期間の制限があり、帳簿との相互関連性の確保も求められる点が、見積書などの一般書類との違いです。 

入力期間を過ぎてから入力したデータは、スキャナ保存の要件を満たしません。この場合、データを保管すること自体は差し支えありませんが、紙の原本を破棄できず、そのまま保存し続ける必要があります。原本を破棄できるかどうかに直結する要件のため、受領から入力までの流れを先に決めておくことが大切です。（出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」令和8年7月） 

【関連記事】電子帳簿保存法のスキャナ保存とは？国税庁が規定する要件と、改正で緩和されたルールを改めて解説 

3-2. データで受け取った請求書＝電子取引データ保存

メール添付のPDFやWebシステムからダウンロードした請求書など、データで受け取った請求書は電帳法上の「電子取引」に該当し、受け取ったデータのまま保存する必要があります。印刷した紙だけを保存する方法は認められません。求められるのは真実性の確保と可視性の確保の2つで、真実性については、システムによる措置のほか、訂正・削除の防止に関する事務処理規程の制定・遵守によって確保する方法も認められている点が、スキャナ保存との違いです。 

なお、税務職員から電子取引データのダウンロード（提示・提出）を求められた際に応じられる状態にしていることを前提に、①基準期間（法人は前々事業年度、個人事業主は前々年）の売上高が5,000万円以下である場合、または②出力した書面を取引年月日その他の日付および取引先ごとに整理した状態で提示・提出できるようにしている場合は、検索要件が不要とされます。ただし件数が増えるほど手作業の整理は負担が大きくなるため、実務では検索できる状態で保存しておくほうが現実的です。 

また、要件に従って保存できなかったことについて「相当の理由」があると税務署長に認められ、データのダウンロードの求めと、整然とした形式・明瞭な状態で出力した書面の提示・提出の求めに応じられる場合は、要件を満たさない保存も認められる猶予措置があります。この場合もデータそのものの保存は必要で、紙に出力した書面だけを保存する方法は認められません。あくまで例外的な取り扱いのため、これを前提に運用を設計するのは避けましょう。（出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」令和8年7月） 

【関連記事】経理担当者必見！電子帳簿保存法の電子取引データ保存義務化をシンプル解説

4. 【導入事例】請求書などのデータ化による効果

 ここからは、「PATPOST」を導入した企業の事例から、請求書などのデータ化が現場にもたらす効果を紹介します。いずれの事例にも、作業時間の短縮だけでなく、書類の探しにくさや確認の重複といった構造的な非効率の解消につながったという共通点があります。 

※本章で紹介する事例の数値は、各社の特定業務における実測値または見込み値です。削減幅は業務内容や運用によって異なります。 

4-1. 月約2,000件の請求書を1カ所に集約し、振込明細との照合を効率化（グループ経営管理）

グループ26社を展開するソシオークホールディングス株式会社では、財務経理部が扱う請求書が月約2,000件にのぼり、メール・チャットツール・郵送と、会社ごとに異なる方法で届く書類の管理に課題を抱えていました。1件の書類を探すだけで30分程度かかることもあったといいます。 

2024年1月の電子取引データ保存の完全義務化をきっかけに「PATPOST」を導入し、グループ会社からの請求書の受け渡しと保存を1カ所に集約しました。保存した請求書はOCRで全文テキスト化され、キーワード検索ですぐに参照できるようになっています。 

支払管理では、受領請求書から取引先名・金額・取引日などをCSV出力し、ネットバンキングの振込明細とExcelで照合する運用に切り替えました。請求書を1件ずつ開く手間がなくなり、現在はグループ会社2社分・月100件超の請求書でこの運用を行い、導入前に月数件あった支払いの重複や漏れを防止できています。 

参考：グループ会社が増えるほど、書類管理は混在する。 ソシオークホールディングス株式会社に学ぶ、成長企業の経理担当者が直面するバックオフィス課題への向き合い方 

4-2. 4名で1日合計約30時間を要していた請求書入力が、1名・1日約3時間で処理できる見込みに（金属部品製造業）

 金属加工用の工具を製造する企業（従業員50〜100名）では、インボイス制度の開始で請求書の入力項目が増え、月間約2万件の入力に4名体制で1日合計約30時間を要していました。 

無料期間中に実際の帳票で手書き文字の読み取り精度を検証したうえで「PATPOST」を導入。スキャンした請求書をアップロードし、生成AI-OCRで抽出したデータをCSV出力して社内システムに投入する流れに変えました。現在は取引先3社分のフォーマット（月間約2,500枚）を1名・1日約20分で処理しており、全取引先に展開した場合は1日合計約3時間で完了する見込みです。 

なお、参考記事のタイトルにある「1日36時間分の手入力作業が4時間に」は、請求書の入力（1日合計約30時間）と作業日報の入力（1日約6時間）を合算した数値です。ここで紹介しているのは、このうち請求書入力にかかっていた時間です。 

参考：【ユースケース】1日36時間分の手入力作業が4時間に──請求書と作業日報のデータ化で業務効率アップ 

4-3. 月1万枚超の納品請求書を、一度のデータ化で複数の確認業務に活用（自動車販売業） 

全国に販売会社を持つ自動車販売会社では、月間1万枚以上の納品請求書に対し、支払確定処理・下請法（導入当時の名称。2026年1月の改正により、現在は中小受託取引適正化法〔通称：取適法〕）対応・電帳法対応という3つの目的で担当者がそれぞれ確認を繰り返しており、同じ納品請求書に最大5回の確認が発生していました。 

「PATPOST」の導入後は、スキャンした納品請求書を法対応キャビネットに保管して電帳法に対応しつつ、「顧客番号」「発注番号」といった独自項目を生成AIで一括抽出。発注データとの突合や、物品等を受領した日から起算して60日以内に支払うという取適法上のチェックにも抽出データを活用し、確認の重複を解消しつつあります。 

参考：【ユースケース】紙ベースの請求書処理業務から脱却 

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5. 請求書のデータ化に失敗しないための対策

  システムは、導入しただけで自動的に成果が出るものではありません。導入後の運用設計が伴わないと、確認作業や例外対応が増え、かえって現場の手間が増えることもあります。こうした「導入したのに楽にならない」状態を避けるための5つの対策を紹介します。 

5-1. システムに任せる領域と人が担う領域を整理する

AI-OCRの読み取り精度は向上を続けていますが、100%ではありません。取引先のフォーマットによっては正確に読み取れない場合もあるため、「最終的なチェックは人が行う」ことを前提に業務フローを設計しましょう。 

あわせて、読み取り結果の確認・修正を誰がどの段階で行うかを決め、担当者への教育を含めた管理体制を整えることが重要です。体制づくりが不十分なまま導入すると、かえって手間が増える結果になりかねません。 

またベンダーが提示する精度と、実務で扱う請求書の読み取り精度は、必ずしも一致するとは限りません。導入前には検証の機会を設け、現場の担当者と一緒に実際の請求書を読み取り、読み取り精度・修正のしやすさ・確認フローの利便性を総合的に評価することをおすすめします。 

5-2. 現場担当者の「使いやすさ」とサポート体制を確認する

システム選定は情報システム部門や管理職が主導しがちですが、導入の成否を分けるのは毎日システムに触れる現場担当者の評価です。選定時には、以下の観点を確認しましょう。 

• UI/UX：アップロードから確認、修正までの一連の流れが、シンプルな画面操作で完結するか

• サポート体制：導入初期の不慣れな時期に、研修や問い合わせ対応などの伴走支援があるか

• 業務フローとの合致：既存システムと連携でき、現在の業務フローを大きく変えずに使えるか

 どれほど高機能でも、導入直後は操作に不慣れな状態が続きます。マニュアルの整備や、気軽に問い合わせできる体制の有無は定着率に直結します。「やっぱり紙のほうがいい」という声があがらないよう、現場目線での選定を心がけましょう。 

5-3. 取引先ごとの提出形式のバラつきに備える

請求書は、紙・メール添付のPDF・Webシステム経由など、取引先によってさまざまな形式で届きます。形式ごとに保管場所や処理フローがバラバラになると管理が煩雑になり、データ化の効果が薄れてしまいます。 

対策としては、どの形式で受け取っても一元管理できる仕組みを整えることが有効です。例えば、紙はスキャンして取り込み、PDFはそのままアップロードするという形で、最終的な保管場所と管理ルールをひとつに集約すれば、書類を探す手間や確認漏れを減らせます。 

5-4. 明細レベルの粒度でデータ化する

会計ソフトに「合計金額」のみを入力し、品目・単価・明細レベルの情報を管理できていない現場は少なくありません。この状態では、「支出データを経営判断に活用できる」で紹介した支出分析には活用できず、「データ化したのに使えない」という結果になりがちです。 

何のためにデータ化するのかという目的から逆算し、必要な粒度でデータを残せる方法・製品を選びましょう。明細レベルのデータ保存に対応したシステムであれば、経営判断に活用できる支出データを、日々の業務のなかで自然に蓄積できます。 

また、明細レベルで残していても、後続の会計システムに渡せなければ結局は使えません。CSV出力で会計ソフトに取り込むのか、API連携で自動的に反映させるのかを導入前に決め、出力項目や形式が自社の会計ソフトの取り込み仕様に合うかを確認しておきましょう。 

5-5. 電帳法の保存要件を満たす運用を整える

請求書を単にデータ化するだけでは、電帳法への対応が完了するわけではない点に注意しましょう。紙で受け取った請求書にはスキャナ保存、データで受け取った請求書には電子取引データ保存の要件が適用されます。要件の詳細は「請求書のデータ化と電子帳簿保存法（受領方法別の対応）」で解説しています。 

要件を満たさない保存を続けると、税務調査の際に指摘を受けるリスクがあるため、システム選定の段階から電帳法の要件を考慮しておくと効率的です。例えば、「PATPOST」は訂正・削除ができない法対応キャビネットへの格納により真実性の担保を支援します。また、JIIMA認証（電子取引ソフト法的要件認証・電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証）を取得しており、電帳法の要件を満たす運用*を構築しやすくなります。 

【関連記事】経理担当者が知っておきたいインボイス制度・電帳法対応ツール選定時のチェックポイント 

*JIIMA認証はソフトウェアが法的要件を満たすことの認証であり、法対応の完了を保証するものではありません。スキャナ保存では入力期間の制限の遵守、帳簿との相互関連性の確保、システム関係書類等の備付けなど、運用側で満たすべき要件が別途あります。また、「PATPOST」で電子取引データを保存する場合は、別途、訂正・削除防止に関する事務処理規程の制定・遵守が必要となります。

6. 請求書のデータ化を進める5つのステップ

請求書のデータ化は、次の5つのステップで進めると無理なく定着させられます。 

1. 現状把握：月間の請求書件数、受け取り形式の内訳（紙・PDF・Webなど）、入力・確認・検索にかかっている時間を洗い出す

2. 手法の絞り込み：件数や体制に応じて、「2. 請求書をデータ化する4つの方法」から候補を絞る

3. 自社帳票での試し読み：無料期間やデモを使い、実際の請求書で読み取り精度と確認のしやすさを検証する

4. スモールスタート：1部署・一部の取引先から始め、確認フローや例外処理のルールを固める

5. 運用ルールと体制の整備：電帳法の要件に沿った保存ルール、担当と承認の流れ、原本の取り扱いを文書化し、対象を広げる

 最初から全社一斉に切り替えるより、効果を確認しながら範囲を広げるほうが現場の抵抗感も小さく済みます。 

7. 請求書のデータ化に関するよくある質問

 請求書のデータ化について、よくある質問をまとめました。 

Q1. 紙で届いた請求書は、データ化すれば破棄してもよいですか

A. 電帳法のスキャナ保存の要件を満たして保存した場合、紙の原本を破棄することが認められています。請求書は重要書類にあたるため、主に次の要件を満たす必要があります。 

• 入力期間の制限：受領後おおむね7営業日以内に入力する（早期入力方式）。受領から入力までの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限り、業務処理サイクル（最長2カ月）経過後おおむね7営業日以内とすることもできます（業務処理サイクル方式）

• 解像度200dpi以上・カラー（赤・緑・青それぞれ256階調以上）での読み取り

• タイムスタンプの付与と、訂正・削除の履歴が残る（または訂正・削除できない）システムでの保存（入力期間内の保存を確認できるシステムであれば、タイムスタンプは不要）

• 「取引年月日・取引金額・取引先」での検索性の確保

• 帳簿との相互関連性の確保、システム関係書類等の備付け

 入力期間を過ぎてから入力した場合はスキャナ保存の要件を満たさないため、原本は破棄できません。

要件を満たしているか不安な場合は、破棄する前に税理士などの専門家に確認すると安心です。 

参考：紙でもらった請求書はどうする？電子帳簿保存法に準じた正しい対応方法

Q2. データ化した請求書は、いつまで保存する必要がありますか

A. 法人の場合、請求書などの取引関係書類は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から原則7年間の保存が必要です。青色申告書を提出した事業年度に欠損金が生じ、繰越控除を受ける場合は、最長10年間の保存が求められます。ただし、平成30年4月1日前に開始した事業年度に生じた欠損金の保存期間は9年間です。 

個人事業主の場合は原則5年間ですが、消費税の課税事業者が仕入税額控除の適用を受ける場合、適格請求書などは7年間の保存が必要です。 

Q3. OCRの読み取り精度が低い場合、結局手入力になりませんか

A. 100%の自動化は難しいものの、確認と修正が作業の中心になるため、入力の負担そのものを減らしやすくなります。読み取り精度は製品や書類の状態によって異なるため、導入前に自社の請求書で検証することをおすすめします。 

Q4. OCRシステムの導入で、経理担当者の仕事はどう変わりますか

A. 単純な入力作業から解放され、判断を伴う業務に時間を使えるようになります。読み取り結果の確認や例外処理に加え、予算実績管理や経営層への報告といった、より戦略的な役割へのシフトが期待できます。データが蓄積されるほど分析の価値も高まるため、経理部門が経営に貢献できる場面は増えていくでしょう。 

Q5. メール添付のPDFで届いた請求書は、印刷して紙で保管してもよいですか

A. 認められません。メール添付やWebダウンロードで受け取った請求書は電帳法上の「電子取引」に該当し、受け取ったデータのまま保存する必要があります。印刷した紙だけを保管する方法では、電子取引データ保存の要件を満たしません。 

保存方法の詳細は「請求書のデータ化と電子帳簿保存法（受領方法別の対応）」をご覧ください。 

Q6. 請求書のデータ化にはどれくらいの費用がかかりますか

A. 費用の構造は方法によって異なります。手入力は新たなシステム費用が発生しない反面、担当者の人件費がそのままコストになります。OCR（AI-OCR）システムは月額利用料と処理枚数に応じた料金が中心で、データ化代行サービス（BPO）は1枚あたりの単価に枚数を掛けた費用が発生します。 

電子請求書の受取システムはシステム利用料が主なコストです。比較の際は利用料だけでなく、現在の入力・確認・検索にかかる時間を人件費に換算し、削減できる費用と見比べて試算することをおすすめします。方法別の目安は「2-5. 方法別のコスト構造と費用の目安」で紹介しています。具体的な金額は製品や契約条件によって大きく異なるため、無料期間やデモで自社の件数に当てはめて確認しましょう。 

Q7. 取引先に紙の請求書をやめてもらう必要はありますか

A. 必要ありません。取引先から受け取った請求書のデータ化は、自社内で完結できます。紙で届いた請求書はスキャンして取り込み、メール添付のPDFはそのままアップロードすれば、受け取り方にかかわらず一元管理が可能です。 

ただし、紙で受け取った請求書をスキャナ保存する場合と、データで受け取った場合では電帳法上の要件が異なる点には注意が必要です。 

8. まとめ

請求書のデータ化は、入力・検索の時間削減やヒューマンエラーの防止だけでなく、蓄積した支出データの経営判断への活用にもつながる取り組みです。成功の鍵は、自社の業務量や体制に合った方法を選び、システムに任せる領域と人が担う領域を整理したうえで、現場が使いやすい運用を設計することにあります。 

AI-OCR搭載の文書管理サービス「PATPOST」は、請求書などの書類をAI-OCRでデータ化し、検索できる状態で一元管理できるため、日々の業務効率化と支出データの活用を支援します。また、JIIMA認証（電子取引ソフト法的要件認証・電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証）を取得しており、電帳法の要件を満たす運用*を構築しやすくなります。生産年齢人口の減少が続くなか、将来を見据えたバックオフィスの体制づくりの第一歩として、請求書のデータ化から始めてみてはいかがでしょうか。 

*JIIMA認証はソフトウェアが法的要件を満たすことの認証であり、法対応の完了を保証するものではありません。スキャナ保存では入力期間の制限の遵守、帳簿との相互関連性の確保、システム関係書類等の備付けなど、運用側で満たすべき要件が別途あります。また、「PATPOST」で電子取引データを保存する場合は、別途、訂正・削除防止に関する事務処理規程の制定・遵守が必要となります。

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プロフィール

監修：末永 寛（すえなが ひろし）
税理士
一般企業における経理事務を約25年経験した後、大手税理士法人勤務を経て税理士事務所を開業。フリーランス・中小企業専門の税理士として、税務業務のみならず、将来の企業運営も含めた経営サポート業務を提供。また、近年の電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も含めたITツールの導入も積極的にサポートしている。 

監修範囲：本記事の税務および法令に関する記述について 

＜参考URL＞

• 国税庁「電子帳簿保存法特設サイト」
  https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm

• 国税庁 タックスアンサーNo.5930「帳簿書類等の保存期間」
  https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

• 国税庁「適格請求書発行事業者公表サイト」
  https://www.invoice-kohyo.nta.go.jp/

• 内閣府「令和7年版高齢社会白書」（生産年齢人口の推移）
  https://www8.cao.go.jp/kourei/whitepaper/w-2025/html/zenbun/s1_1_1.html

• 衆議院「デジタル社会形成基本法」
  https://www.shugiin.go.jp/internet/itdb_housei.nsf/html/housei/20420210519035.htm

• 総務省「令和8年版 情報通信白書」
  https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r08/index.html

• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」令和8年7月
  https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0026007-006_03.pdf

• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」令和8年7月
  https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0026007-006_05.pdf

• 国税庁「令和8年度税制改正特集」
  https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/invoice-review/index.htm

• PATPOST導入事例

  https://patpost.jp/cases/case_short_0009

  https://patpost.jp/article/dx/case-study-daily-report

  https://patpost.jp/article/dx/case-study-invoice-automobile-dealership