2023年10月からスタートした適格請求書等保存法式（以下、インボイス制度）に続き、2024年1月1日からは全ての事業者において電子帳簿保存法（以下、電帳法）の電子取引データ保存が義務化されました。これによる経理業務の増加に対応するために、書類の電子管理方法を見直したり、効率的に法制度対応できるツールの導入を検討する企業が増えています。

本記事では、ツールに関する知識をあまり持っていない経理担当者でも、自社に適切なツールを選べるよう、チェックしておきたい5つのポイントを紹介します。

ツール選定時に確認しておきたい5つのポイント

電帳法の電子取引データの保存要件に対応可能なツールを選ぶときには、以下のポイントに留意しましょう。

1.費用・課金形態が自社の状況に適しているか

法制度対応は直接売上を創出する業務ではなく、できるだけコストを抑えて運用したい企業が多いと思いますので、費用がどれくらいかかるのかを確認しましょう。ツールによって課金形態が違うため、どのような課金形態となっているのか、最終的にどのくらいの費用がかかるかを見積った上で検討するとよいでしょう。

書類保存ツールの利用料金は、固定料金方式やID課金方式以外にも保存するデータの容量に基づいた従量課金方式で請求される場合もあり、事前にデータの保存容量を見積りながら、ランニングコストを想定しておくことが重要です。ツールによっては保存容量に制限がある場合もありますので、想定した費用内で収まるかチェックしましょう。

詳しくは下記の資料をご覧ください
コスト比較表も！電帳法プロジェクト活用テンプレート【無料】

2.法制度へかんたんに対応できるか

法制度対応のかんたんさを確認するポイントの例として、適格請求書（以下、インボイス）を保存した際にインボイス発行事業者登録番号の照合や必要事項の記載漏れがないかをチェックしやすいかを確認しましょう。

インボイス制度対応について詳しくは下記の記事をご覧ください
インボイス制度に伴い必要な対応と、買い手側企業をサポートするPATPOSTの役割

また、電帳法における電子取引データの保存要件にどのような方法で対応できるかも、選定において重要なポイントです。できるだけかんたんな運用で済むツールを選ぶことをおすすめします。

電子取引データの保存要件について詳しくは下記の資料をご覧ください
電帳法ガイドブック 改正内容5点を解説【無料ダウンロード】

3.電帳法対応で増えてしまった業務…ツール導入後に業務が効率化されるか

新しいツールを導入しても、既存の業務に新たな業務が加わることで、逆に効率が悪くなる場合もあります。現行の業務と比べて煩雑にならないよう留意しながら、ユーザビリティの高さ、業務時間の短縮、業務の効率化につながるかを検討してツールを選ぶことが大切です。

詳しくは下記の資料をご覧ください
5社比較！電帳法対応文書管理ストレージサービス比較表

4.外部システムとの連携可否や汎用性の有無

インボイス制度への対応という観点では、国税庁の「インボイス制度 適格請求書発行事業者公表サイト*」とWeb-API連携できることが望ましいといえます。連携できれば、取引先がインボイス発行事業者に登録されているかを国税庁のサイトにアクセスせずともツール上で効率的に確認できる場合もあります。

*国税庁 インボイス制度 適格請求書発行事業者公表サイトのTOPページURLを引用

詳しくは下記の記事をご覧ください
インボイス制度の登録番号とは？申請方法や検索方法について解説

ツール導入後に書類の仕分けや記帳業務といった経理業務をスムーズに行うために望ましいのが、社内の会計システムとの連携です。保存した電子取引データをツールからcsvなどの形式で出力できるかどうかや、既に利用中のツールと連携できるかどうかもチェックしておきましょう。

5.サポート体制やセキュリティ、開発ロードマップが明示されているか

書類保存ツールなどのツール選定時には、不測の事態が発生した場合に迅速に対処してもらえるサポート体制の有無を確認しましょう。また、利用者の権限設定、ユーザー認証などのセキュリティ機能を備え、会社の重要取引書類を安全に保存できるかという点も確認する必要があります。

なお、セキュリティ強化のほか、新機能の追加、既存機能の改善などのアップデート予定は、サービスの将来的な方向性と拡張性を示す開発ロードマップとして明示されている場合があります。今後の利便性や安全性の面で確認をしておきましょう。

インボイス制度、電帳法対応ツールならPATPOSTがおすすめ

ツール選定時に留意すべき５つのポイントについて「PATPOST」がどのように対応しているか見てみましょう。

1.費用・課金形態：導入コストが低くストレージ容量無制限

電帳法の電子取引データ保存要件に対応したツールは保存するデータの量によってコストが変動する従量課金のツールが多く存在します。

一方、「PATPOST」はストレージの容量が無制限です。その上で、1IDあたり月額980円（税抜）の固定料金で導入できるためデータの容量に基づいた従量課金によるコストの増減を気にする必要がございません。また最初の2ヵ月間は無料で利用できます。

*3IDから契約可能です。
*契約期間は1年となります。
*契約から2ヵ月間は無料で利用可能です。無料期間中は解約可能ですが、無料期間を除く契約期間中の解約は不可です。
*ストレージの容量に制限はございません。但しアップロード可能なファイル数は、1IDあたり年間12,000ファイルまでとなります。契約ID数が3IDの場合、合計で年間36,000ファイルまでアップロード可能です。（アップロード数が上限に達した場合は、契約ID数を増やす必要がございます）

2.法制度へかんたんに対応できるか：インボイス発行事業者登録番号の確認業務効率化＆電帳法の保存要件に対応

インボイス制度に関する機能として、「PATPOST」は、取引先のインボイス発行事業者登録番号を、国税庁の「インボイス制度 適格請求書発行事業者公表サイト」のデータと照合する機能を持っていますので、サイトで都度検索し、確認する手間を省くことができます。

電帳法に関しては、①「PATPOST」に請求書などの書類データファイルをアップロードすると、AI-OCRが自動的に全文を読み取ることで電帳法の電子取引データ保存要件の一つである「取引先」「取引日」「取引金額」などでの検索が可能になります。

②「一般キャビネット」と「電帳法キャビネット」という2種類のキャビネットのうち「電帳法キャビネット」にファイルをアップロードすれば、訂正・削除ができない仕様で保存することもできます。（※1）。

なお、「一般キャビネット」に一度格納したファイルでも、電帳法に対応させたいファイルを選択し、「電帳法キャビネット」にファイルを移動、またはコピーすれば、訂正・削除できない仕様となります。

3.電帳法対応で増えてしまった業務…ツール導入後に業務が効率化されるか：かんたん操作で業務を効率化

①操作がかんたん

シンプルでわかりやすい操作方法でユーザビリティが高く、システムに苦手意識があるような方でも使いやすいため、不慣れな操作によって業務時間を圧迫しづらいです。既存の業務フローを大きく変えずに、法対応が可能です。

②書類データをパッと全文読み取り書類整理がかんたん

請求書や領収書、見積書などのデータファイルを「PATPOST」にアップロードすることで、AI-OCRが自動的に書類の中身を読み取り、項目などを分類・整理した上で保存しておくことができます。これによりファイル整理業務の効率化を支援してくれます。

③キャビネットを介してデータの共有がかんたん

アップロードされた書類は、「PATPOST」を利用している顧問税理士・会計士事務所や取引先、グループ会社などとリアルタイムで共有でき、メールや郵便などで書類のやりとりをする手間を省くことができるため業務の効率化につながります。

4.外部システムとの連携可否や汎用性の有無：国税庁データベースや会計システムとの連携

①国税庁の「インボイス制度 適格請求書発行事業者公表サイト」とのWeb-API連携

「PATPOST」は、国税庁「インボイス制度 適格請求書発行事業者公表サイト」のデータと照合する機能を持っています。

「PATPOST」に取引先のインボイス発行事業者登録番号のデータが記載されている書類をアップロードすれば、書類内に記載されているインボイス発行事業者登録番号（T+13桁）を読み取り、自動登録します（手動登録も可）。

「PATPOST」内のインボイス発行事業者登録番号項目に13桁の数字が入力されると「国税庁サイト照会」ボタンが選択できる状態になり、国税庁のデータベースをもとに、最新の登録状況照会、「登録社名」「住所」「登録日」などの詳細な情報を「PATPOST」上で確認することができます。

②登録項目のCSV出力

取引先・取引日・取引金額はもちろん、書類種別や通貨など「PATPOST」に登録された項目をCSV形式で出力できます（※2）。

出力はキャビネット単位で、キャビネット内に格納されたファイルをすべて選択してCSV出力をすることも可能です。出力したファイルを会計システムなどに取り込む（インポートする）ことによって、記帳業務などを簡略化することができます。

5.サポート体制やセキュリティ：専門部隊によるサポートと詳細な権限設定

①専門部署によるカスタマーサポート体制

「PATPOST」はオリックスが提供するビジネス書類の電子保存サービスです。

カスタマーサポートに関しては専門のサポート部署が平日の営業時間（9:00-12:00 / 13:00-17:00）でメールでの問い合わせに対応しているほか、データやファイルは暗号化した状態で1時間ごとにバックアップを取得し、世代管理を行います。

また大規模災害に備え、遠隔保存バックアップを日次で取得します。障害報告時は、検知した後、速やかにメールまたはお知らせページ（https://patpost.jp/news）で告知します。

カスタマーサポートのお問い合わせ時間とお問い合わせ先は下記を参照ください。
https://patpost.jp/faq/afUz2w8v

②詳細な権限設定（セキュリティ）

「PATPOST」の権限は「アカウント権限」「キャビネット権限」の大きく2つに分かれます。それぞれ用途に応じてユーザーごとに詳細に設定でき、キャビネット内のファイルの機密性を高めることができます。

「アカウント権限」は利用者ごとに「契約管理者」「ユーザー管理者」「一般ユーザー」のいずれか１つを付与することができます。「キャビネット権限」は１利用者に対してキャビネット毎に「キャビネット管理者」「編集者」「閲覧者」を設定することができます。

申込もかんたん！

「PATPOST」は利用を開始するにあたって書面での契約書や捺印が不要で、導入完了までオンラインでスピーディに完結できます。利用を開始するには、サービスサイトのトップページで「2ヵ月無料ではじめる」ボタンをクリック。「このプランで申し込む」ボタンを押下し、情報を入力すれば利用が開始できます。

2ヵ月間の解約無料期間がありますので、使ってみて、サービスに満足できなかった場合はオンライン上で途中解約することも可能です。電帳法への対応が進んでおらず、すぐに解決策を取りたい企業にもおすすめです。

*契約期間は1年となります。初年度の解約無料期間を除く契約期間中の解約は不可となります。3IDから契約可能です。初年度（解約後に再契約した場合の初年度を除きます。）は無料期間終了日の翌日に１IDあたり9,800円（税抜）をご請求いたします。契約終了日の30日前までに通知がない場合、契約が自動更新されます（12ヵ月）
*1IDあたり年間12,000カウントまでアップロード可能です。アカウントに対して、契約ID数×12,000カウント（年間）付与されます。カウント数の上限を超えてファイルをアップロードする場合は、契約IDを増やしていただく必要があります。複数ファイルを一度にアップロードする場合の上限容量は合計5GBとなります。1ファイルあたりのファイルの容量は最大最大50MB程度です。

※1：電子取引データ保存の場合は、別途、訂正・削除防止に関する事務処理規程の制定・遵守が必要となります。
『PATPOST』事務処理規程テンプレートhttps://page.biz.orix.co.jp/patpost_whitepaper_c4.html

※2：一度に出力することができる上限は1,000ファイルまで

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