電子帳簿保存法の主な保存区分は①電子帳簿等のデータ保存、②スキャナ保存、③電子取引データ保存の３種類の区分に分かれます。今回は2022年1月1日から義務化された③の電子取引データ保存についてシンプルにご解説します。

電子帳簿保存法の改正により、取引関係書類をメールへの添付やクラウドを通じて電子データとして発行・受領した場合、電子データのままでの保存が義務化されました。2023年12月31日までは紙等での保存を可能とする宥恕（ゆうじょ）措置が設けられていましたが、2024年1月1日からは、原則としてすべての事業者に改正電子帳簿保存法に基づく対応が求められます。

電子帳簿保存法とは

＜シンプル解説＞
電子帳簿保存法とは、税法上保存等が必要な「仕訳帳・貸借対照表など（国税関係帳簿）」や「領収書・請求書・決算書など（国税関係書類）」を、紙ではなく電子データで保存することに関するルールを定めた法律です。また、請求書、領収書など取引関係書類をメールの添付送付などにより電子データとして発行・受領した場合の保存義務および保存方法も定めています。

＜詳しい解説＞
電子帳簿保存法では、

①パソコン等を使用して自己が作成した国税関係帳簿等を電子データで保存する「電子帳簿等のデータ保存」

②決算関係書類を除く国税関係書類（取引先から受領した紙の領収書・請求書等）などの取引関係書類をスマホやスキャナで読み取った電子データで保存する「スキャナ保存」

【関連記事】電子帳簿保存法のスキャナ保存とは？国税庁が規定する要件と、改正で緩和されたルールを改めて解説↗️

③注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などの取引情報を電子データで授受した場合に、その電子データを保存する「電子取引データ保存」

の3つの保存ルールがあります。

そのうちの③「電子取引データ保存」義務化については宥恕期間が終了し、2024年1月1日から原則としてすべての事業者が、電子データとして授受した取引情報を電子データのまま保存する対応が求められます。保存方法については次に記載するように要件が定められています。

電子取引データ保存に対応するには？

＜シンプル解説＞
電子取引データ（電子データで授受した書類）の保存は電子帳簿保存法に定められた要件に沿って対応する必要があります。

＜詳しい解説＞
電子取引データ保存にあたっては、次の要件を満たす必要があります。大きく「真実性の確保」という、データを改ざんしないことを担保するための要件と、「可視性の確保」という指定の書類をすぐに参照できる状態で保存することを担保するための要件があります。

電子取引データの保存要件

出典：国税庁「電子帳簿保存法が改正されましたR3.12改訂）」PDFを参照し作表

なお、紙の請求書や領収書などを電子帳簿保存法の要件に沿ってデータ化する方法について、詳しくは以下の記事で解説していますので、あわせて参考にしてみてください。

【関連記事】紙でもらった請求書はどうする？電子帳簿保存法に準じた正しい対応方法↗️

電子取引データ保存に対応することで得られる将来的なメリットとは？

＜シンプル解説＞
電子取引データの保存をきっかけとして、帳簿書類の電子データ化が進めば、紙の書類の管理コストや場所が削減できます。また、業務のデジタル化や効率化にも繋がります。

＜詳しい解説＞

電子取引データ保存の要件に対応した業務フローが確立できた後、徐々に紙の書類のやりとりから電子データでの授受に移行すれば、紙の書類の管理コストや保管スペースの削減が可能になります。また、取引情報の検索や顧問税理士などへのデータ共有が容易になるといったことも挙げられます。

さらに、電子データでの授受と保存の仕組みができていれば、オフィス以外の場所でも書類の確認や保存作業が可能なため、リモートワークに対応しやすいこともメリットのひとつです。求職者にリモートワーク可という雇用条件を提示できれば、人材不足に悩む中小企業においても人材採用のうえで有利に働くことも考えられますので検討してみましょう。

電子帳簿保存法に手軽に対応するならPATPOST

上記のように電子帳簿保存法への対応はいくつかの要件を満たす必要があり、企業規模にもよりますが、ツールなどを使用せずに既存の仕組みだけで対応するのはなかなか大変です。

“安価に”、“手軽に”進めたいのであれば、オリックスが提供するビジネス書類の電子保管サービス「PATPOST」がおすすめです。

「PATPOST」は、請求書や領収書、見積書などのデータファイルをアップロードするだけで、AI-OCRが自動的に書類の中身を読み取り、項目などを分類、整理し、データにして保存しておくことができるシステムです。もちろん、メールなど電子的方法で受け取った書類も保存でき、全文検索だけでなく取引日・取引金額・取引先で項目を絞ってかんたんに検索が可能です。

使い方はいたってかんたん。「PATPOST」には「一般キャビネット」と「電帳法キャビネット」という2つの格納場所があり、請求書等のデータファイルを「電帳法キャビネット」にアップロードすると、ファイルを訂正・削除不可な仕様にし、電子帳簿保存法の保存要件に対応させることができます。

「一般キャビネット」においても、電子帳簿保存法に対応させたいファイルを選択し、「電帳法キャビネット」にファイルを移動またはコピーをするだけで、訂正・削除不可な仕様にすることができます。

さらに、「PATPOST」にアップロードされた書類は、「PATPOST」を利用している顧問税理士、会計士事務所や取引先、グループ会社とリアルタイムで共有でき（※1）、メールや郵便などで書類のやり取りをする手間も省くことができます。コミュニケーションの工数を減らし、業務効率化に貢献できます。

操作方法もシンプルでわかりやすく、システムに苦手意識があるような方でも使いやすいのが特徴です。既存の業務フローを大きく変えることなく、書類をアップロードすれば電子帳簿保存法に対応できることから（※2）、システム担当者がいないような企業にも導入いただいています。

1IDにつき月額980円（税抜）で導入でき、最初の2ヵ月間は無料で利用できますので、電子帳簿保存法への対応をお考えの方はぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

*契約期間は1年となり、無料期間を除く契約期間中の解約は不可
*契約から2ヵ月間は無料で解約が可能
*3IDから契約可能
*ストレージの容量に制限はございません。但しアップロード可能なファイル数は、1IDあたり年間12,000ファイルまでとなります。（アップロード数が上限に達した場合は、契約ID数を増やす必要がございます）

※1　共有先がPATOPOSTを使用している必要があります

※2　電子取引データ保存の場合は、別途、訂正・削除防止に関する事務処理規程の制定・遵守が必要となります
PATPOST事務処理規程サンプル
https://page.biz.orix.co.jp/patpost_whitepaper_c4.html

写真：shutterstock

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