紙のビジネス書類は、スキャナで読み取り、データ化して保存することが可能です。ただし、国税関係書類（領収書・請求書・契約書など）についてスキャナ保存を導入する場合は「電子帳簿保存法」の規定に則って行わなければなりません。

しかし電子帳簿保存法は、複数回の法改正で新たに規定・緩和されたルールもあり、現在の運用が最新の制度に沿っているか、業務負担が過度になっていないか心配な方も多いのではないでしょうか。

また、現在も紙のまま管理している場合でも、保管や検索の手間から「そろそろ見直したほうがいいのでは」と感じることがあるかもしれません。

この記事では、最新の電子帳簿保存法の規定を踏まえたスキャナ保存の取り扱い要件について解説します。

電子帳簿保存法におけるスキャナ保存について

まず、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の基礎知識を確認していきましょう。

スキャナ保存とは

「スキャナ保存」とは電子帳簿保存法に定められる3つの制度の一つで、紙で受領した請求書や領収書などの国税関係書類をスキャナで読み取り、電子データで保存することを指します。

そもそも電子帳簿保存法は、ビジネスの情報化・ペーパーレス化が進む中、コンピューターを使用した会計処理や帳簿書類の作成を法的に認めるための措置として、1998年に施行されました。その後、2005年の同法改正とe-文書法の施行により、一部書類のスキャナ保存がスタート。さらに複数回の法改正で、タイムスタンプ・電子署名や保存方法、申請手続きに関する要件が徐々に緩和されていきました。

そして2021年の法改正により、税務署長の事前承認を受けずとも電子保存をすることが可能になりました。

紙の国税関係書類の保存に関しては「紙のまま保存」「スキャナ保存」のどちらも認められています。このように制度整備が進んだことで、スキャナ保存は企業の選択肢として広がりつつあるのです。

スキャナ保存ができる書類の区分

スキャナ保存できる書類には、大きく分けて次の3種類があります。

• 重要書類

• 一般書類

• 過去分重要書類

「重要書類」とは、資金・物品の流れに直結する、領収書、請求書、契約書、棚卸表などを指します。

「一般書類」は、上記の重要書類を除くすべての国税関係書類です。また、スキャナ保存の導入日以前に作成・受領した重要書類を処理する場合は、事前に税務署へ届出のうえ「過去文重要書類」として別途保存する必要があります。

スキャナ保存のやり方

紙でもらった書類をスキャナ保存する方法は、次のいずれかのやり方が一般的です。

1. 書類をスキャンもしくはスマートフォンやデジタルカメラで撮影する

2. 電子帳簿保存法に対応するソフト・サービスに画像データをアップロードする

もし電子帳簿保存法に対応したソフトやサービスを利用しない場合は「取引に関する情報を明記する」「フォルダ分けして検索要件を備える」といった処理が別途必要です。

しかし、紙書類のスキャン・アップロードが可能で、保存・管理が電子帳簿保存法に対応した仕様になっているシステムなら、効率的に導入・運用できます。

スキャナ保存を始めるには

現行法では、スキャナ保存を導入するにあたっての手続きは原則不要です。基本的には、各企業や事業所でスキャナ保存に対応する環境整備が完了次第、運用をスタートして構いません。

ただし、スキャナ保存開始日以前に受領した過去の請求書を処理するときは、事前に税務署への届け出たうえ、開始後の帳票とは別に分けて保存する必要があります。また、スキャナ保存にはいくつかの要件が定められているため、ルールを守った運用が求められます。

スキャナ保存をする際に守るべき電子帳簿保存法の規定

ここでは電子帳簿保存法に定められる、スキャナ保存の法的要件と、種類別の書類における対応の要否をまとめました。

【スキャナ保存の要件】

以下で、各要件を詳しくみていきましょう。

入力期限

請求書をスキャナ保存するときは、次のいずれかの方式で定められる期限内に入力しなければなりません。

• 早期入力方式：請求書の受領後おおむね7営業日以内

• 業務処理サイクル方式：各企業が採用している業務サイクルの期間（最長2カ月以内）経過後おおむね7営業日以内

なお、業務サイクル方式が採用できるのは、業務サイクルの関係上早期入力方式の採用が難しく、紙書類の受領後からスキャナ保存を行うまでの事務処理規程を定めている場合に限ります。

解像度とカラー階調

スキャナ保存の電子データの解像度は、200dpi相当以上でなければなりません。また、色調が赤・青・緑それぞれ256階調以上となる、24ビットカラーで保存する必要があります。ただし、一般書類のみ、グレースケールでの保存が可能です。

タイムスタンプ付与

スキャナ保存では、電子データの真実性の確保が必要です。その方法の一つとして、入力単位ごとのタイムスタンプ付与が挙げられます。

タイムスタンプ付与の期限は、法改正で以前より延長され、原則として最長2カ月とおおむね7営業日以内になりました。なおタイムスタンプは、スキャンデータが変更されていないことが保存期間を通じて確認可能で、その請求書に関わる取引の課税期間中は、任意の期間を指定して一括検証できるシステムでなければなりません。

ただし、内容が改変できないもしくは訂正・削除の履歴が残るクラウドなどのシステムを利用し、規定の入力期間内にスキャナ保存したことを確認できるようにしていれば、タイムスタンプは不要です。

バージョン管理

スキャンした電子データの訂正・削除の履歴が確認できないシステムでは、スキャナ保存は認められません。入力者等情報以外の操作の履歴が残る、もしくは訂正・削除できない、削除前の内容が後から確認できるようなシステムを利用する必要があります。

帳簿との関連性の確保

電子帳簿保存法では、重要書類（過去分を含む）のスキャナ保存における「帳簿との相互関連性の確保」が義務付けられています。具体的には、重要書類のスキャナデータとそのデータに関連する帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくことが必要です。

ディスプレイとカラープリンタの備え付け

電子帳簿保存法では、重要書類のスキャナ保存の際、内容を明瞭に確認できる解像度のカラーディスプレイとカラープリンタ、およびその操作説明書の備え付けが義務付けられています。ただし、一般書類については、カラー非対応の機種でも構いません。

出力可能な状態の維持

スキャナ保存をした電子データは、形式が整っていて明瞭に読み取れ、常に速やかに出力できる状態にしておかねかればなりません。また出力の際、拡大・縮小が可能で、4ポイントの大きさの文字を認識できることも要件です。

システム概要書などの備え付け

スキャナ保存を行うときは、その機能を有するシステムの概要書や仕様書、操作説明書、手順・担当者などを定めたマニュアルを備え付けていなければなりません。なお、システム概要書などは、オンラインで速やかに確認できる状態を確保しておけば、備え付けと同様として取り扱えます。

検索性の確保

スキャナ保存した請求書の電子データは、次の3つの要件をすべて満たす方法で保存し、検索性を確保する必要があります。

1. 請求書の取引年月日、取引金額、取引先で検索できる

2. 日付・金額およびその関連項目を範囲指定して検索できる

3. 任意の2項目以上を組み合わせて検索できる

ただし、税務署からデータの提出が求められた際、売上高が5,000万円以下の事業者の場合、税務署からのダウンロード要件に応じることができれば、すべての検索要件（項目、範囲、組み合わせ）の設定が不要になります。

スキャナ保存が完了した原本の紙書類は破棄してもよい？

スキャナ保存後、原本の保存は義務付けられていないため、基本的には破棄しても問題ありません。

ただし、スキャナ保存の要件を満たしていない場合、法律上の「適正な保存」と認められず、証憑書類の不備として税務調査で指摘を受ける恐れがあります。

もし違反書類が多いと、追徴課税や通常より重い重加算税、罰金が課せられるほか、特別控除額が段階的に下げられる、青色申告が取り消しになることもあります。

したがって、特にスキャナ保存の開始からしばらくの間は、万が一に備え、原本も保存しておくほうが無難でしょう。

「実務上、どこまで厳密に対応すべきか？」「他社はどう運用しているのか？」そんな疑問を解消するために、法改正のポイントから専門家が実例を交えて解説するオンラインセミナーのアーカイブ動画を無料で公開しています。

【無料セミナーアーカイブ】他社はどこまでやっている？お客さまの現場から見えた電帳法対応業務のお悩みと対策↗️

電子帳簿保存法をきっかけに紙のスキャナ保存を始めるメリット

改正電子帳簿保存法の施行をきっかけに、紙書類のスキャナ保存を検討している方も多いのではないでしょうか。ここでは、スキャナ保存を行うことで得られる2つのメリットを紹介します。

書類の保存にかかるリソースの削減と業務効率化につながる

紙書類をスキャナ保存すれば、物理的なスペースと、ファイリング作業およびその資材、人手を削減できます。また電子データは紙の書類と比べ、検索や共有も容易かつスピーディーなので、業務効率も上がりやすくなります。

働き方改革のファーストステップになる

スキャナ保存で書類管理をデータベース化すれば、リモート対応が可能になり、社内にいなくとも業務を遂行できます。書類の確認のためだけの出社・帰社が減り、営業や経理部門などをはじめとする業務改善や、テレワークの推進にもつながるでしょう。

ただ、複雑なスキャナ保存の要件を、自社のみで網羅し運用するのは容易ではありません。何から進めたらいいか分からない方へ、当社では法改正のポイントを整理し、実務フローを効率化するための「電帳法実務対応マニュアル」を無料で配布しています。

【関連資料】電子帳簿保存法対応の実務対応マニュアル　無料テンプレート付き↗️

スキャナ保存を始めるなら電子帳簿保存法に対応する「PATPOST」がおすすめ！

スキャンしたデータを効率よく電子保存、一元管理できるシステムをお探しなら、AI-OCR機能搭載の文書管理サービス「PATPOST」をぜひご検討ください。「PATPOST」は、JIIMA認証「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得した、電子帳簿保存法に対応するシステムです。

スキャンした紙書類やメール添付文書などの画像データをアップロードすれば、AI-OCRが約95%*1の精度で読み取ってデータ化。非定型や手書き文書を含むさまざまな書類に対応しており、手入力による負担を軽減します。

見やすいUIと、直感的に操作できるシンプル設計もポイント。システムへの習熟度を問わず扱えるような設計にこだわっています。スキャンして保存したデータは全文検索のほか、取引の日付・金額・取引先などの項目を任意に指定して抽出・検索することも可能です。

また、ストレージは「一般キャビネット」と「電帳法キャビネット」の2種類をご用意しました。電帳法キャビネットに保存したファイルは、訂正・削除ができない仕様となっており、改ざん防止や真実性の確保もカバーします。

さらにAPI連携*2で、自社システムのからのファイルアップロードも可能。基幹システムに保存した大量のデータを一括でアップロードでき、経理の前処理の手間が省けます。

紙からスキャナ保存への移行を検討している方は、ぜひ一度お問い合わせください。

*1　手書き文書およびスキャン文書を含む。精度は当社調べです。
*2　本機能は100ID以上ご契約の場合にご利用可能です。

「PATPOST」でのスキャナ保存をはじめとする電子帳簿保存法への対応方法はこちらの記事をご覧ください。

【関連記事】電子帳簿保存法における具体的対応方法とPATPOSTでできること↗️

まとめ

紙の帳票はスキャナで読み取り、電子データ化して保存することが可能です。ただし、書類の重要度別に定められた要件を守り、適正に処理しなければなりません。

真実性や検索性の要件を手動で備えるのは手間がかかる作業で、コア業務を圧迫することも。法律に対応するシステムを導入することこそ、忙しい現代の会計処理現場にとって賢い選択です。

スキャナ保存の法的要件を満たすオンラインストレージサービスをお探しなら「PATPOST」におまかせを。電子帳簿保存法に対応したスキャナ保存が、シンプルな操作で手軽に行えます。この機会に、ぜひご検討ください。

PATPOSTなら月額6,400円（税抜）〜の低コストで、電子帳簿保存法（スキャナ保存・電子取引）に準拠した保存が可能です。まずは1ヶ月の無料トライアルで、法要件を満たしたスムーズな運用をご体感ください。

【料金と機能を見る】料金表と機能対応表をパッと確認～月間処理枚数・ID数・API連携・運用サポートの可否を一覧で比較～ ↗️