2022年度の税制改正で講じられた電子取引データ保存に関する宥恕（ゆうじょ）措置が2023年12月31日で終了し、電子取引したデータは電子データのまま保存しなければならなくなりました。

そこで本記事では、電子帳簿保存法（以下、電帳法）の概要を説明したうえで、どのような取引でどのような書類を保存しなければならないか、ご紹介していきます。

電帳法は3つの制度に分かれる

電帳法は大きく分けて、①電子帳簿等保存（国税関係帳簿書類の電子保存）、②スキャナ保存（取引関係書類のスキャナ保存）、③電子取引データ保存（電子取引に係る取引情報のデータ保存）の３つの制度があります（厳密には、COMによる保存制度もありますがあまり利用されていないため、今回は省略します）。

①電子帳簿等保存は、仕訳帳・総勘定元帳・売上帳等の「国税関係帳簿」とB/S・P/L等の財務諸表の「決算関係書類」、自らが作成した契約書・見積書・請求書等の「取引関係書類」のデータ保存を認める制度です。いずれも、［自己が一貫してコンピュータを使用して作成するもの］である必要があります。

②スキャナ保存は、相手から受け取った見積書・発注書・契約書・領収書等の取引関係書類をスキャンし、データ保存を認める制度です。相手から受け取った上記書類だけでなく、自己が作成し、取引相手に交付するこれらの書類についても、スキャナ保存が認められています。

③電子取引データ保存は、いわゆるEDI取引、インターネットでの取引、電子メールにより取引情報を授受する取引等を行った場合に、当該取引情報をデータで保存しなければならないという制度です。

詳しくは下記記事をご覧ください
電子帳簿保存法における3つの保存方法と対象の帳簿・書類 について紹介！

電子取引データ保存は「義務」

一言で「電帳法に対応する」といっても、上記のように電帳法には複数の制度が設けられています。

特に重要なことは、このなかに、「任意」の制度と「義務」の制度があることです。

①電子帳簿等保存と②スキャナ保存は、義務ではなく任意の制度であり、電子保存をするのであれば、電帳法が定める要件にしたがって保存しなければならないというもので、これまでどおり紙による保存も許容されています。

他方で、③電子取引データ保存は、「電子取引の取引情報」について、電帳法が定める要件にしたがってデータ保存をしなければならないという制度です。したがって、紙に印刷して保存するという方法は許容されません（※1）。

国税庁：「電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】令和5年6月PDF」P2を参考に作図

詳しくは下記記事をご覧ください
電子帳簿保存法における具体的対応方法とPATPOSTでできること

どのような場合に電子取引データの保存が必要か

上記のとおり、「電子取引の取引情報」は、電帳法に定められた要件にしたがって、データとして保存しなければなりません。

ここでの、「電子取引」とは「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」を指し、「取引情報」とは「取引に関して受領し、または交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項」を指します。

したがって、たとえば、契約書・注文書・見積書等のデータをメールに添付された形で受領した場合には、これらの添付されたデータを電帳法に定められた要件にしたがって保存する必要があることになります。

電子取引データの保存方法

上記のとおり、電子取引データは、データの形で保存する必要がありますが、データの形であればどのような方法で保存してもよいわけではありません。

具体的には、以下の要件を充足する必要があります。

①電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合に限ります）
②プリンタやディスプレイ等による見読可能装置の備付け等
③取引年月日、金額、取引先による検索機能等の確保
④次のいずれかの措置を講じることによる真実性の確保
ⅰ.　タイムスタンプが付された後の取引情報の授受
ⅱ.　速やかにタイムスタンプを付す（ただし、取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事務処理規程を定めている場合には、その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかにタイムスタンプを付せば足ります）
ⅲ.　データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用して、取引情報の授受及び保存を行う
ⅳ.　訂正削除の防止に関する事務処理規程の策定、備付け、運用

上記要件にしたがって電子取引データ保存を行っていない場合には、税法上の保存義務がある書類を保存していないことと扱われることになり、青色申告承認や連結納税承認の取消がなされるリスクがあります。

相手方から受領する書類が紙だった場合は？

取引相手が紙の書類を望んだ場合はどうしたらよいでしょうか。その場合、紙のまま保存するか、要件にしたがってスキャナ保存をするかは選択できます。

詳しくは下記記事をご覧ください
【電帳法対応】スキャナ保存の準備はお済みですか？対象書類や保存要件について解説！

スキャナ保存は2024年1月1日から下記の要件が緩和されています。

⑴ 解像度・階調・大きさに関する情報の保存が不要とされました。

国税関係書類をスキャナで読み取った際の解像度・階調・大きさに関する情報の保存を必要とする要件が廃⽌されました。なお、これらの情報を保存しておくことは不要となりましたが、スキャナで読み取る際に守らなければならない解像度（200dpi以上）や階調（原則としてカラー画像）などの要件自体に変更はありません。

⑵ 入力者等情報の確認要件が不要とされました。

スキャナ保存時に記録事項の入力を⾏う者またはその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくことを求める要件が廃⽌されました。

⑶ 帳簿との相互関連性の確保が必要な書類が重要書類に限定されました。

スキャナで読み取った際に、帳簿と相互にその関連性を確認できるようにしておく必要がある国税関係書類が、「重要書類（契約書・領収書・送り状・納品書等のように、資金や物の流れに直結・連動する書類）」に限定されるこ ととなりました。この見直しにより、「一般書類（見積書・注文書等や納品書の写しのように、資金や物の流れに直結・連動しない書類）」をスキャナ保存する場合については、相互関連性の確保が不要となりました。

国税庁「電子帳簿保存法の内容が改正されました～令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要～令和5年4月」PDFより転載

帳簿や書類の保管はPATPOSTが便利

以上のように、電帳法では、電子取引で受け取った取引情報は電子データのまま保存する必要があります。

電子取引データ保存には、オリックスが提供するビジネス書類の電子保管サービス「PATPOST」がおすすめです。 電子取引データ保存以外の国税関係帳簿書類の電子保存と取引関係書類のスキャナ保存にも対応が可能です。

アップロードすれば電帳法にかんたん対応できる

請求書や領収書、見積書などのデータファイルを「PATPOST」にアップロードすれば、AI-OCRが自動的に書類の中身を読み取り、項目などを分類・整理し、データにして保存しておくことができます。もちろん、メールなど電子的方法で受け取った書類についても保存できます。

また、全文検索だけでなく取引日、取引金額、取引先で項目を絞ってかんたんに検索することができ、ファイルの訂正・削除ができない「電帳法キャビネット」にアップロードすることで電帳法の要件を満たした状態での保存が可能となります（※2）。

シンプルでわかりやすい操作方法で、システム担当者が社内にいないような企業にもご導入いただいています。既存の業務フローを大きく変えずに電帳法に対応することが可能です。

社内外とのファイル共有もかんたん

さらに、「PATPOST」にアップロードされた書類は、同じく「PATPOST」を利用している顧問税理士・会計士事務所や取引先、グループ会社とリアルタイムで共有できるため（※3）、メールや郵便などで書類のやり取りをするコミュニケーションの工数を減らし、業務効率化に貢献できます。

1IDにつき月額980円（税抜）で導入でき、最初の2ヵ月間は無料で利用できますので、電帳法への対応をお考えの方はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

*3IDから契約可能です。
*契約期間は1年となります。
*契約から2ヵ月間は無料で利用可能です。無料期間中は解約可能ですが、無料期間を除く契約期間中の解約は不可です。
*ストレージの容量に制限はございません。但しアップロード可能なファイル数は、1IDあたり年間12,000ファイルまでとなります。契約ID数が3IDの場合、合計で年間36,000ファイルまでアップロード可能です。（アップロード数が上限に達した場合は、契約ID数を増やす必要がございます）

※1：2022年1月1日から「電子取引データ保存」が義務化されていましたが、企業の経理実務への影響が大きかったことから、紙出力による保存を許容する宥恕（ゆうじょ）期間が設けられていました。2023年12月31日をもって宥恕期間が終了となったため、2024年1月1日より、紙出力による保存は許容されていません。

※2：電子取引データ保存の場合は、別途、訂正・削除防止に関する事務処理規程の制定・遵守が必要となります
PATPOST事務処理規程サンプルhttps://page.biz.orix.co.jp/patpost_whitepaper_c4.html

※3：共有先がPATPOSTを使用している必要があります

＜PATPOSTサービス資料・お問い合わせ先はこちら＞

• 企業向け
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• 税理士向け
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• お問い合わせ
  https://page.biz.orix.co.jp/patpost_inquiry_c.html

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