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【電帳法対応】スキャナ保存の準備はお済みですか？対象書類や保存要件について解説！
*記事の内容は、記事公開日時点の情報です。現在とは異なる場合があります。
改正電子帳簿保存法の施行により、決算関係書類を除く国税関係書類については、一定の要件の下でスキャナ等で読み取ったデータを保存することができるようになりました。
本記事では、スキャナ保存について必要な準備や、導入方法についてご紹介します。
電子帳簿保存法における「スキャナ保存」とは
電子帳簿保存法は、原則、紙での保存が義務付けられている国税関係帳簿および国税関係書類について、一定の要件を満たした上で電子データによる保存を可能とすることおよび電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。保存方法は電子帳簿等保存、電子取引データ保存、スキャナ保存があります。
スキャナ保存とはその名の通り、決算関係書類を除く国税関係書類（取引先から受領した紙の領収書・請求書等）をスキャン、あるいはカメラなどで撮影して電子データとして保存する方法です。
スキャナ保存のメリットとしては、従来は紙で保管していた書類を電子データで保存できるようになり、管理に関するコスト削減や、ヒューマンエラーの回避のほか、業務効率化を図ることが可能になることなどがあります。
最新の電子帳簿保存法の規定を踏まえたスキャナ保存の取り扱い要件については、以下の記事で詳しく解説しています。
【関連記事】電子帳簿保存法のスキャナ保存とは？国税庁が規定する要件と、改正で緩和されたルールを改めて解説↗️
スキャナ保存の対象となる書類一覧
スキャナ保存の対象となる書類は、国税庁によって重要度別に定められており、重要度「高」「中」を重要書類、重要度「低」を一般書類として区別します。
それぞれスキャナ保存が可能な書類は以下の通りです。
スキャナ保存の具体的な要件
次に、保存する際の要件について具体的に見ていきましょう。2022年1月に施行された電子帳簿保存法によって一部要件が緩和されたものの、スキャナ保存する際にはいくつかの要件を満たす必要があります。
スキャナ保存する文書が「重要書類」、「一般書類」、「過去分重要書類」のどれに当たるかで要件が異なるので注意しましょう。なお、下表は2023年12月31日までの要件であり、2024年1月1日以降は、要件が見直しになり、解像度・階調・大きさに関する情報の保存を求める要件等が廃止されます。
要件 | 重要書類(注1) | 一般書類(注2) | 過去分重要書類(注3) |
|---|---|---|---|
入力期間の制限 (書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力) | 〇 | ||
一定水準以上の解像度 (200dpi以上) による読み取り | 〇 | 〇 | 〇 |
カラー画像による読み取り (赤・緑・青それぞれ 256階調 (約1677万色) 以上) | 〇 | ※１ | 〇 |
タイムスタンプの付与 | 〇※2 | 〇※3 | 〇※3 |
解像度及び階調情報の保存 | 〇 | 〇 | 〇 |
大きさ情報の保存 | 〇※4 | 〇 | |
ヴァージョン管理 (訂正又は削除の事実及び内容の確認等) | 〇 | 〇 | 〇 |
入力者等情報の確認 | 〇 | 〇 | 〇 |
スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持 | 〇 | 〇 | 〇 |
見読可能装置 (14インチ以上のカラーディスプレイ、4ポイント文字の認識等) の備付け | 〇 | ※１ | 〇 |
整然明瞭出力 | 〇 | 〇 | 〇 |
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け | 〇 | 〇 | 〇 |
検索機能の確保 | 〇 | 〇 | 〇 |
その他 | ※５、※６ |
（注1）決算関係書類以外の国税関係書類（一般書類を除く）をいう。
（注2）資金や物の流れに直結・連動しない書類として規則第２条第７項に規定する国税庁長官が定めるものをいう。
（注3）スキャナ保存制度により国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代えている保存義務者であって、その当該国税関係書類の保存に代える日前に作成又は受領した重要書類をいう。
※1：一般書類の場合、カラー画像ではなくグレースケールでの保存可。
※2：入力事項を規則第２条第６項第１号イ又はロに掲げる方法により当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合には、その確認をもってタイムスタンプの付与に代えることができる。
※3：当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合には、タイムスタンプの付与に代えることができる。
※4：受領者等が読み取る場合、Ａ４以下の書類の大きさに関する情報は保存不要。
※5：過去分重要書類については当該電磁的記録の保存に併せて、当該電磁的記録の作成及び保存に関する事務の手続を明らかにした書類（当該事務の責任者が定められているものに限られます。）の備付けが必要。
※6：過去分重要書類については所轄税務署長等宛に適用届出書の提出が必要出典：国税庁（令和4年6月 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】）を参照し作表・注釈は引用
紙の請求書や領収書などを電子帳簿保存法の要件に沿ってデータ化する具体的な方法については、以下の記事で解説していますので、あわせて参考にしてみてください。
【関連記事】紙でもらった請求書はどうする？電子帳簿保存法に準じた正しい対応方法↗️
PATPOSTはスキャナ保存の要件にももちろん対応！
自力で対応することが難しいこれらスキャナ保存の要件ですが、オリックスが提供するビジネス文書の電子保管サービス「PATPOST」では、「検索機能の確保」「バージョン管理」「帳簿との相互関連性の確保」などの重要な要件に対応しており、書類をスキャンして「電帳法キャビネット」にアップロードするだけで簡単にスキャナ保存が可能です。
検索機能の確保
AI-OCR機能によって自動で「取引日」「取引金額」「取引先」といった帳票の項目を読み取り、全文検索ができる状態にすることができます。
バージョン管理
電帳法キャビネットにアップロードしたデータは文書の訂正・削除が出来ない仕組みになっています。
帳簿との相互関連性の確保
取引日、取引金額、取引先だけでなく、アップロードした人など様々な条件で検索可能となっており、関連性のある帳票をすぐに見つけることできます。
写真：shutterstock
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電子帳簿保存法における具体的対応方法とPATPOSTでできること
https://patpost.jp/article/column0023
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