2024年1月1日に電子データで受領した国税関係書類を紙に出力して保存することを認める宥恕措置が終了し、電子取引データ保存が義務化されました（一定の条件を満たす場合は猶予措置が適用）。

紙の請求書をはじめとする国税関係書類については「スキャナ保存」「紙のまま保存」のどちらでも問題ありませんが、請求書は国税関係書類に該当し、スキャナ保存をする際にも、法律に則った処理や措置が求められます。電子取引データ保存とは別の区分として異なる保存要件が適用されていることもあり、紙でもらった請求書をどのように電子データ化すればよいか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

この記事では、紙でもらった請求書の適正な処理と、業務効率を上げるポイントについて解説します。

改正電子帳簿保存法における紙でもらった請求書の保存方法

電子帳簿保存法では、紙でもらった請求書についても、要件を満たせばスキャナ保存が可能とされています。本項では、紙のままでの保存とスキャナ保存の2つのケースに分け、それぞれの正しい保存方法を確認していきます。

紙のまま保存する場合

紙でもらった請求書は従来と同じく、紙のまま保存できます。基本的には、原本を法定保存期間(原則7年間)、税務調査時に提示できる状態でファイリング等で保管するだけでよいため、手順が比較的シンプルで、既存の業務フローを大きく変更する必要はありません。

ただし、保管庫のスペースが必要となるほか、用紙が劣化したり、書類を探す手間が発生したりするといったデメリットも存在します。

スキャナ保存の場合

改正電子帳簿保存法では、紙で受け取った請求書などの帳票類をスキャナで読み取り、データ保存する「スキャナ保存」の要件が大幅に緩和され、より導入しやすくなりました。

電子データ保存の前処理となる「スキャニング」のやり方は、主に次の2通りです。

• スキャナや複合機で読み取る

• スマートフォンやデジタルカメラで撮影する

いずれかの方法で取得した電子データは、法的に定められた要件に従い、システムにアップロードする必要があります。

スキャナ保存を導入するための手続きは、開始日以前に受領した過去の請求書を処理する場合を除き、原則不要です。ただし、過去の書類をスキャナ保存するときは、事前に税務署へ届け出る必要があります。

また、スキャナ保存をする際は、法的要件を自力で満たすのは困難なため、JIIMA認証「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得したシステムの活用が推奨されます。電子取引データ保存に該当するオンライン上のやりとり（メール等）で受領した請求書の取り扱いにおいても、JIIMA認証「電帳法電子取引ソフト法的要件認証」を取得したシステムを利用する方がよいでしょう。

スキャナ保存のメリットは、物理的な保存場所が不要になることです。また、社内外での書類の受け渡しがデジタル化できるため、コミュニケーションコストが減ることに加え、その後の経理業務がスムーズになります。

複雑なスキャナ保存の要件を、すべて自力で網羅するのは困難です。抜け漏れのない電子帳簿保存法対応をスムーズに進めるための実務マニュアルを無料で配布しています。

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紙でもらった請求書をスキャナ保存する際に守るべき電子帳簿保存法上のルール

電子帳簿保存法において、スキャナ保存には厳格な法的要件が定められており、ルールを守った適正な運用が求められます。具体的には、紙でもらった請求書をスキャナ保存する際には、以下の規定を守って処理しなければなりません。

• 受領からおおむね7営業日以内（業務サイクルによって対応が難しい場合はその期間の経過後7営業日以内）に入力する

• 解像度200dpi相当以上、色調は赤・青・緑それぞれ256階調以上となる24ビットカラーで保存する

• タイムスタンプを付与する

• バージョン管理ができるシステムを採用する

• 電子データと原本の記載内容が照合できるようにする

• 内容を明瞭に確認できる解像度のディスプレイとカラープリンタを備え付ける

• 速やかに指定の方法でデータが出力できる状態を維持する

• 使用しているシステムの概要書などを備え付ける

• 取引年月日、取引金額、取引先の3項目を抽出し、範囲指定検索や組み合わせ検索ができるようにする

スキャナ保存の対象となるにおいて国税関係書類は、請求書のように資金や物の流れに直結・連動する 「重要書類」と、それ以外の「一般書類」の2種類に分けられます。一般書類は、グレースケールでの保存が可能であり、解像度・カラー階調の要件は満たさなくても構いません。

また、タイムスタンプに関する要件は、データをいつ保存したか確認でき、任意期間の一括検証が可能であれば免除できます。同じく、内容が改変できないシステムを利用して請求書の授受および保存を行う場合作成した請求書にも、タイムスタンプは不要です。

あわせて、検索機能についても、速やかに指定の形式で出力・提出できるようにしておけば、範囲指定検索・組み合わせ検索の要件は免除されます。

スキャナ保存の法的要件の詳細はこちら
【関連記事】電子帳簿保存法のスキャナ保存とは？国税庁が規定する要件と、改正で緩和されたルールを改めて解説↗️

電子データでもらった請求書の取り扱いは？

ここで、電子データでもらった請求書の取り扱いについても確認しておきましょう。電子データでもらった請求書の取り扱いは、電子帳簿保存法における「電子取引データ保存」に該当します。スキャナ保存のように、書類の重要度による区分はありませんが、データの改ざん防止のため、次の2つの要件を満たして保存する必要があります。

• 真実性の確保

• 可視性の確保

真実性の確保

電子帳簿保存法における「真実性の確保」とは、簡単にいうと、電子データの入力履歴が管理できている状態を指します。

電磁的に記録している国税関係帳簿書類の入力や訂正、削除を行った際には、以下の措置いずれか1つ次のような措置を講じ、事実や内容が確認できるようにしておくことが必要です。

• データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム、または訂正削除ができないシステムの利用

• 改ざん防止に関する事務処理規程の作成・運用および備え付け

• タイムスタンプ

なお、タイムスタンプは、上記のシステム要件または事務処理規程定の運用・備え付けを満たしていれば免除されます。

可視性の確保

「可視性の確保」とは、電子データの内容を速やかに確認できる状態を保つことです。電子帳簿保存法においては、電子取引における国税関係帳簿書類の可視性を確保するため、次の措置を講じることとされています。

• ディスプレイとプリンタの備え付け

• 検索機能の付与

ディスプレイとプリンタは、独自に保有していることが望ましいといえますが、近隣施設・店舗などで速やかに出力できる環境を整えていれば、要件を満たしていると見なされます。

また、上記の検索機能は「取引の日付」「金額」「相手先」の3項目で検索できることを指しています。加えて、上記項目のいずれか2つ以上の任意の項目を組み合わせた検索と、取引の日付または金額での範囲指定検索ができるようにしておくことも必要です。

ただし、基準期間となる2年（期）前の売上高が5,000万円以下の企業・事業については、データ出力ができ、税務署などからの提出の求めに速やかに応じられる状態にしておけば、検索機能が確保できていると見なされます。

電子帳簿保存法の「電子取引データ保存」と「スキャナ保存」、双方に対応するために必要な2つのこと

電子帳簿保存法に定められる「スキャナ保存」と「電子取引データ保存」は、それぞれ異なるルールが適用されます。別個に対処すると手間がかかり、業務負担が増加しかねません。そこで以下では、2つの制度への対応をスムーズにする対策方法について説明します。

電子帳簿保存法に対応するスキャン・ストレージシステムを導入する

電子帳簿保存法では、数多くの厳格なルールが定められているため、紙でもらった請求書を電子化して手作業のみで適切に管理することは容易ではありません。管理と電子帳簿保存法への対応を効率化するなら、汎用性があり、かつ電子帳簿保存法に準拠したシステムの導入が推奨されます。特に、JIIMA認証（スキャナ保存・電子取引データ保存）を取得している製品は、法要件を満たすシステムであることが確認されているため、選定時の判断材料にするとよいでしょう。

おすすめは、紙でもらった請求書のデータ化と要件に沿った保存、検索等が容易にできるAI-OCR搭載のオンラインストレージサービスです。なかでもクラウド型のサービスは自社でサーバー環境を構築・管理する必要がなく、ユーザー数の増減や機能追加にも柔軟に対応できるため、運用コストや環境構築の負担を抑えながら導入できます。また製品によっては、複数の請求書から「取引先」「日付」「内容」等、指定した項目を抽出し、CSVでまとめられるものも存在します。

業務フローを見直す

請求書の管理を紙から電子データに移行する際は、既存の業務フローの見直しが必要です。

まずは受領から保管までの現行フローを棚卸しし、デジタル化できる部分を特定しましょう。そのうえで、電子データの受領・保管といった「電子データ取引保存」のフローを基本としつつ、紙書類の電子化といった「スキャナ保存」のプロセスとも合流できる新しい一連のワークフローを考えるのがおすすめです。

導入するシステムによってもフローが変わってくるため、システムに関する情報収集も並行して行うとよいでしょう。

また、電子帳簿保存法で定められる検索機能や、バージョン管理などの改ざん防止措置も併せてマニュアル化するなど、事務処理規程規定の周知・運用が求められます。

電子帳簿保存法に対応！紙でもらった請求書のテキストデータ化と保存が簡単にできる「PATPOST」

紙でもらった請求書と電子データの両方を、電子帳簿保存法に対応する方法で処理・保存したいと考えている方は、ぜひ「PATPOST」におまかせください。

PATPOSTとは？

「PATPOST」は、電子帳簿保存法に対応する文書管理サービスです。AI-OCRによる書面の読み取り機能が搭載されており、紙でもらった請求書をスピーディーかつ、高精度にテキストデータ化できます。

また、ストレージには一般・電帳法の2種類のキャビネットがあり、必要に応じて振り分けることが可能。電子帳簿保存法に準拠した方法での保存はもちろん、多種多様な書類も管理できます。

PATPOSTにおける電子帳簿保存法への対応

「PATPOST」のストレージは「一般キャビネット」と「電帳法キャビネット」の2種類があります。電子帳簿保存法へ対応したい場合はそのうち「電帳法キャビネット」にスキャンした画像データをアップロードすれば、ファイルの訂正・削除が不可な状態になり、真実性が確保できます。

また「PATPOST」に搭載されているAI-OCRは、電子文書をを98%*1の精度で読み取り可能です。請求書の内容を手軽にテキストデータ化できるだけではなく、取引の日付・金額・取引先などの項目の自動認識も可能で、可視性の確保に必要な「書類の検索」も容易に行えます。

上記項目に加え、データ入力者などさまざまな条件での検索に対応。関連帳票がすぐに見つけられ、相互関連性もスムーズです。API連携*2を活用することでメールやFAXの受信帳票や複合機のスキャン帳票、自社システム内のファイルの自動アップロードも可能なため、スキャナ保存と電子取引データ保存の2つの対応が一括で完了します。

PATPOSTなら月額6,400円（税抜）〜の低コストで、生成AI-OCRの圧倒的な精度をすぐにご体験いただけます。まずは1ヶ月の無料期間で、貴社の実際の書類がどれほど正確にデータ化されるかお試しください。

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*1　精度は当社調べです（オリックスグループで取り扱う電子文書の検証結果。手書き文書およびスキャン文書を含む場合は精度95%程度。）。
*2　こちらの機能は100ID以上ご契約の場合にご利用可能です

電子帳簿保存法と紙や電子データでもらった請求書に関するFAQ

ここでは、電子帳簿保存法と、紙や電子データの請求書の保存方法に関してよくある6つの疑問・質問を集めました。

そもそも電子帳簿保存法とは？

「電子帳簿保存法」とは、国税関係帳簿書類を電磁的な方法で保存するときの取り扱いを定めた法律です。法的に義務付けられる「電子取引」と、任意となる「電子帳簿等保存」および「スキャナ保存」の全3つの制度が定められています。1998年の初施行後、6回の改正を経て、現在の法制度に整えられました。

なお、国税関係帳簿書類には「国税関係書類」と「国税関係帳簿」があります。うち国税関係書類は大きく「決算関係書類」「取引関係書類」に分けられます。

＜国税関係書類：決算関係書類＞

• 貸借対照表

• 損益計算書

• 棚卸表

• その他決算書類　など

＜国税関係書類：取引関係書類＞

• 請求書

• 契約書

• 見積書

• 領収書

• 注文書

• 納品書

• 検収書

• 契約申込書　など

＜国税関係帳簿＞

• 仕訳帳

• 総勘定元帳

• その他の帳簿（台帳・現金出納帳）　など

自ら電子的に作成した国税関係帳簿書類は、要件を満たすことで電子データのまま保存することが可能です（電子帳簿等保存）。ただし決算関係書類(貸借対照表、損益計算書など)や国税関係帳簿（仕訳帳、総勘定元帳など）はスキャナ保存の対象からは除外されているため、紙で作成したこれらの書類をスキャンして電子保存することはできません。

請求書はいつまで保存すべき？

請求書などの国税関係帳簿書類の保存年限は、法人税法および所得税法により、次のように定められています。

• 法人の場合：確定申告書の提出期限の翌日から7年間

• 個人の場合：確定申告書の提出期限の翌日から5年間

上記のルールは、紙・電子データのいずれも同様です。

ただし、法人で青色繰越欠損金が生じた年度がある場合は、帳票を10年間保存しなければなりません。また、個人事業主でも消費税の課税事業者（前々年の課税売上高が1,000万円超）が仕入税額控除を受けるために受領した請求書（適格請求書）を保存する場合は、7年間の保存が必要です。

スキャナ保存後に紙でもらった請求書は破棄してもよい？

正しくスキャナ保存した後の紙書類の原本は、破棄しても構いません。ただし、原本との不一致や先述の要件漏れなど、取り扱いを誤ったり、データの破損・喪失といったトラブルが発生したりすると、法律違反に抵触してしまいます。正しくスキャナ保存したあとの原本の破棄は、現状任意となっているので、処理に不安がある場合は、念のため一定期間は保存しておくほうが無難だといえます。

電子帳簿保存法への速やかな対応が難しい場合はどうする？

電子帳簿保存法には「猶予措置」があり、所轄の税務署長が「相当の理由」があると認める場合は、保存要件に沿った対応が免除されます。

なお「相当の理由」には、人手や資金、時間などのリソースが不足していることなどが該当します。加えて、猶予措置の条件として、税務調査でデータのダウンロードや書面の提出が求められた際には、速やかに対応できるようにしておかなければなりません。

ただし、上記の措置は、あくまでも猶予です。現状、猶予措置の終了期限は定められていませんが、可及的速やかな法対応が求められることを留意しておきましょう。

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まとめ

スキャナ保存は任意ですが、導入することで保管コストが削減できるほか、社内外でのデータのやり取りや前後の業務がよりスムーズになるでしょう。スキャナ保存にかかる事前申請は原則不要で、スキャナや複合機などスキャニング機能が搭載されたツールと保存用のストレージを用意すれば、手軽に始められます。

ただし、ツールを使用せず電子帳簿保存法の要件をすべて満たすのは決して簡単ではありません。円滑な法対応のためにも、法的要件を満たすシステムを賢く活用しましょう。

「PATPOST」は、電子帳簿保存法に対応した文書管理サービスです。非定型や手書きといった複雑な内容の請求書でも、AI-OCRが高精度で読み取ってテキストデータ化します。

電子帳簿保存法の基本対応は、専用のキャビネットにデータを振り分ければ完了。全文検索が可能で、ファイルのリネームといった面倒な作業をしなくとも検索性を確保できます。

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