電子帳簿保存法の改正をきっかけに、デジタル技術を通して業務の効率性や生産性を向上させるデジタル化を進める企業が増加しています。

デジタル化によるメリットはさまざまありますが、その反面リスクがあることも忘れてはいけません。特に機密情報が含まれる書類の保管には注意が必要です。

今回は、「PATPOST」においてキャビネット（※1）の権限により、書類を適切に管理する方法をご紹介します。

重要な情報の漏洩は社会的信用を失うことに

企業がデジタル化を進めるためにはセキュリティへの対策が必須です。近年、企業や組織が保有している重要な情報が外部へ漏洩してしまうというトラブルも発生しています。

たとえば、ある教育・介護系の企業では、大量の顧客情報が不正に社外に持ち出されたことが発覚しました。この一件により顧客離れが一気に進み、経営の悪化につながったといわれています。

また、ある自動車メーカーでは、顧客情報が約10年間にわたり、社外から閲覧できる状態にあったとして、行政指導を受けました。

企業や組織においては、重要な情報の適切な管理が求められます。これらの漏洩により社会的信用を失うリスクを抱えていることを覚えておきましょう。

PATPOSTはキャビネットごとにアクセス権限を設定可能

企業は情報漏洩を防ぐため、万全の対策を取ることが必要です。とはいえ、書類の一つひとつに、それぞれのアカウントのアクセス権限を付与していくやり方では、手間が増えるうえに設定漏れのようなミスが起きるリスクが増えます。これでは本末転倒です。

「PATPOST」は、ファイルやフォルダを格納するキャビネットごとにアクセス権限を設定することができるため、書類ひとつずつに権限設定をする手間は軽減されます。

キャビネット権限は、ユーザー（ID）ごとに各キャビネットに付与することができます。

特定のキャビネットやフォルダについて、共有相手を指定することで、情報の共有範囲を限定することができます。また、特定のアカウントに対して閲覧権限のみ（編集不可）を付与することで、不用意な編集を防止したり、ファイルのダウンロードをできなくするなどの運用が可能です。

該当するキャビネットや、その中のフォルダにいれた書類は、個々に権限を設定する必要がないので、手間やリスクを軽減できるでしょう。

他ユーザーへのキャビネット権限の新規付与・編集・削除また、登録した付加情報（取引先名・取引日・取引金額など）のCSV出力をすることができるのは、キャビネット管理者だけです。キャビネット管理者以外が不用意にメンバーに権限を付与したり、情報を出力してしまうことを防げます。

また、新たにツールを導入する場合には、情報漏洩のリスクを回避するために、セキュリティ対策、サポート体制、メンテナンスやデータバックアップのスケジュールなどがきちんと定められ、サービスの信頼性が担保されているツールを選ぶことが重要です。

「PATPOST」では、サポートやセキュリティなどに関連した目標や基準を定めたサービスレベル目標（SLO）を定義しています。実態が見えにくいクラウドサービスも、SLOが定められていることにより、サービスのサポートやセキュリティに対する方針を把握した上で利用することができます。

詳しくは下記ページをご覧ください
https://patpost.jp/slo

「PATPOST」は、操作方法もシンプルでわかりやすく使いやすいため、専任のシステム担当者がいないような企業にもご導入いただいています。1IDにつき月額980円（税抜）で導入でき、最初の2ヵ月間は無料で利用が可能です。ぜひ資料ダウンロードや無料での利用から「PATPOST」を試してみませんか。

*3IDから契約可能です。
*契約期間は1年となります。
*契約から2ヵ月間は無料で利用可能です。無料期間中は解約可能ですが、無料期間を除く契約期間中の解約は不可です。
*ストレージの容量に制限はございません。但しアップロード可能なファイル数は、1IDあたり年間12,000ファイルまでとなります。契約ID数が3IDの場合、合計で年間36,000ファイルまでアップロード可能です。（アップロード数が上限に達した場合は、契約ID数を増やす必要がございます）

※1：キャビネットとは、フォルダやファイルを保存する場所です。フォルダの上位にある保存場所のことをキャビネットと呼びます。PATPOSTではファイルを保存する場所がフォルダであり、そのフォルダを保存する場所がキャビネットとなります。

＜PATPOSTサービス資料・お問い合わせ先はこちら＞

■企業向け
https://patpost.jp/lp/servicedoc_c

■税理士向け
https://patpost.jp/partner/document

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