「電子帳簿保存法」という言葉はよく耳にしますが、そもそもどのような法律 なのかわかりにくいというお声をよく聞きます。

電子帳簿保存法とは、各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件（※1）を満たした上で電磁的記録（電子データ）による保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存方法等の特例を定めた法律です。

電子帳簿保存法上、電子データによる保存は、大きく３種類に区分されています。

電子帳簿保存法の3つの保存方法と対象となる帳簿・書類

電子帳簿保存法では、帳簿や書類 の保存方法として、

1. 電子帳簿等保存

2. スキャナ保存

3. 電子取引データ保存

があり、現在は③が義務規定となっており、①と②については任意対応となっています。また、これらの保存方法は帳簿や書類 によって異なるので、あわせて押さえましょう。

①電子帳簿等保存

「電子帳簿等保存」とは、パソコン等を使用して作成した書類 （※2）を、電子データのまま保存することができる 方法です。

対象となるの は、自己がパソコン等で作成した現金出納帳や総勘定元帳などの「国税関係帳簿」、決算関係書類や請求書や領収書 などの写し（※3）といった「国税関係書類」が該当します。

また、電子帳簿等の保存においては「優良な電子帳簿」と「その他（一般）の電子帳簿」という区分があり、優良な電子帳簿は一般の電子帳簿よりも要件が厳しいですが、要件を満たすことで所得税の青色申告特別控除 や過少申告加算税の5％軽減の適用が受けられるメリットがあります。

②スキャナ保存

「スキャナ保存」は取引先などから受け取った請求書や領収書などの取引関連書類の紙原本を、スキャナ等で読み取り、その電子データを保存することができる方法 です。

請求書や領収書などは従来通り、紙原本をそのまま保存する方法もありますが、スキャナ保存をすれば、紙原本の廃棄が可能になるため、ペーパーレス化 の一助となります。

スキャナ保存の対象となるのは、自己が作成して取引相手に交付する書類の写し 、あるいは取引先から受け取る請求書や領収書などの「取引関係書類」 （※4）です。

なお、規則第２条第４項に規定する書類 （棚卸表、貸借対照表及び損益計算書などの計算、整理又は決算関係書類 ）は対象外となります。

スキャナ保存には、書類に不正がないことを証明する改ざん防止措置の要件が定められています。その中でも「タイムスタンプ要件」は、スタンプを付与した時点から書類が存在し、付与した後に内容が改ざんされていないことを証明するもので、書類をスキャンしてから、以下に示すいずれかの 期間内での 対応が必要です。

①すみやかに（おおむね７営業日以内に）

②業務処理に係る通常の期間（法律上の最長が２か月）を経過後＋すみやかに（おおむね７営業日以内に）

また、一般書類に付すタイムスタンプについては、上記①、②の期間が過ぎた場合においても正しく読み取られていることを確認した都度付す対応が認められています。

紙でもらった請求書を電子帳簿保存法の要件に沿ってデータ化する方法について、詳しくは以下の記事で解説していますので、あわせて参考にしてみてください。

【関連記事】紙でもらった請求書はどうする？電子帳簿保存法に準じた正しい対応方法↗️

【関連記事】電子帳簿保存法のスキャナ保存とは？国税庁が規定する要件と、改正で緩和されたルールを改めて解説↗️

③電子取引データ保存

「電子取引データ保存」は、紙でやり取りしていた場合に保存が必要な情報が含まれる電子データ （取引先から受け取った注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、請求書など）を、電子データのまま保存する方法です。

電子取引 とは、 取引情報の授受を電磁的方式により行う取引を指します。電磁的方式とは具体的に、ECサイト、Web明細、ペーパーレスFAX、ネット購入旅費　クレジットカード、電子決済サービス、専用システム（EDIシステム）などを指します。

対象となる書類は、電子データで受け取る見積書、発注書、請求書などの取引関連書類です。

電子取引データ保存の要件には、改ざんなどの不正がない証明として、タイムスタンプ付与後に取引情報の受け渡しを行うことなどを規定した「真実性の確保」や、データを保存したパソコンなどからいつでも画面確認または印刷できるようにする「可視性の確保」があります。

検索要件を満たすための入力作業は、経理担当者の大きな負担となります。この入力業務を自動化し、法対応を効率よく進めるには、AI-OCRなどのツールの活用が不可欠です。

電子取引のデータ保存義務化 への対応

2022年1月施行の改正電子帳簿保存法から、上記③の電子取引データ保存については、原則義務となりました。

しかし対応が間に合わない中小企業や事業者に配慮し、2023年12月31日までは、やむを得ない事情がある場合には、電子データ を出力した紙保存でもよいという宥恕（ゆうじょ）措置 が取られています。

とはいえ、2024年1月1日からは電子取引については電子取引データ 保存 が義務化となるため、早めに対応の検討が必要です。

まとめ

電子帳簿保存法は、書類ごとに３つの保存方法のルールが決められています。

そこで、電子帳簿保存法の対策の第一歩として、まず、ご自分の会社でどのような書類が存在するのか、それは紙か電子データ かを洗い出すことをおすすめします。

業務によっては、見積書、発注書、納品書、請求書、領収書など、様々な紙や電子データ の書類が存在します。取引によっては、パソコンで作成した請求書をPDFで送付した後、印刷して郵送することもあるでしょう。

このように紙と電子データ が混在していることを「見える化」して、今後の業務効率アップに繋げていきましょう。

※1：以下の状況における電磁的記録の備え付けや保存をもって、国税関係帳簿書類の備え付けや保存に代えることができる
①国税関係帳簿の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫してコンピュータ を使用して作成する場合
②国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫してコンピュータを使用して作成する場合
③国税関係書類の全部又は一部について、当該国税関係書類に記載されている事項をスキャナ により電磁的に記録する場合

※2：自己が最初から一貫してコンピュータを使用して作成する帳簿書類

※3：電子帳簿等保存の対象となる国税関係書類は以下の通り
・自己がコンピュータを使用して作成する決算関係書類（損益計算書、貸借対照表など）
・自己がコンピュータを使用して作成して取引相手に交付する書類の写し（見積書、請求書、納品書、領収書などの控え）

※4：帳簿との相互関連性の確保が必要な重要書類（契約書、領収書、送り状、納品書等のように、資金や物の流れに直結、連動する書類）と不要な一般書類（見積書、注文書等や納品書の写しのように、資金や物の流れに直結、連動しない書類）

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