2023年12月31日で電子帳簿保存法における電子取引データ保存義務の宥恕措置が終了します。すでに対応はお済みでしょうか。まだという方は、改正電子帳簿保存法に対応した、ビジネス文書の電子保管サービス「PATPOST」を活用してみてはいかがでしょう。

本記事では、改正電子帳簿保存法への対応や、留意すべきこと、それらが「PATPOST」でいかにかんたんに実現できるかについてご紹介します。

電子帳簿保存法で定められた帳票・書類の保存方法

電子帳簿保存法の概要をかんたんに解説すると、税法上保存等が必要な「国税関係帳簿」や領収書･請求書･決算書などの「国税関係書類」を、紙ではなく電子データで保存することに関する制度であり、３つに区分されています。

①電子帳簿等のデータ保存【任意】
ご自身で最初から一貫してパソコン等で電子データとして作成している国税関係帳簿や国税関係書類は、プリントアウトして保存するのではなく、電子データのまま保存ができます。例えば、会計ソフトで作成している仕訳帳やパソコンで作成した請求書の控え等が対象です。

さらに、一定の範囲の帳簿を「優良な電子帳簿」の要件を満たした形の電子データで保存している場合には、後からその電子帳簿に関連する過少申告が判明しても過少申告加算税が５％軽減される措置があります（あらかじめ届出書を提出している必要があります）。

②スキャナ保存【任意】
決算関係書類を除く国税関係書類（取引先から受領した紙の領収書・請求書等）は、その書類自体を保存する代わりに、スマートフォンやスキャナで読み取った電子データで保存することができます。

最新の電子帳簿保存法の規定を踏まえたスキャナ保存の取り扱い要件については、以下の記事で詳しく解説しています。

【関連記事】電子帳簿保存法のスキャナ保存とは？国税庁が規定する要件と、改正で緩和されたルールを改めて解説↗️

③電子取引データ保存【対応が義務】
申告所得税･法人税に関して帳簿･書類の保存義務が課されている事業者は、注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などに相当またはこれらに準ずる電子データをやりとりした場合には、その電子データ（電子取引データ）を保存しなければなりません。

このうち、特に③の電子取引データ保存は必ず対応が求められるため注意が必要です。取引先と電子メールで請求書や見積書をやり取りした場合や、システムを介して領収書をやり取りした場合など、ビジネスにおいては電子取引に当てはまるケースが頻繁に発生するため、自社の取引のどれが該当するのか今一度確認しておく必要があるでしょう。

電子取引データ保存に伴い企業が対応すべきこと

2024年1月1日からは、電子帳簿保存法の要件に則った「電子取引データ保存」が義務となります。

電子データのファイル形式は問われませんが、保存する際にいくつかの要件が設けられており、

1. 改ざん防止のための措置（真実性を担保する措置）がとられている

2. 検索機能が確保されている

3. 見読可能装置が備え付けられている

4. 電子計算機処理システムの概要を記載した書類を備え付ける（自社開発のプログラムを使用する場合に限る）

ことが必要です。それぞれについて詳しく見ていきましょう。

１は「タイムスタンプを付与」「訂正･削除の履歴が残るシステム等での授受･保存」といった方法のほか、「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」ことで対応する方法もあります。

■国税庁各種規程等サンプル（※1）
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

２は該当取引の①「取引日、取引先名、取引金額」の検索、②日付や金額の項目について範囲指定をした検索、③2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた検索ができるようにしておく必要があります（※2）。検索条件に対応できる専用ツールを利用せずにこれに対応するためには、「表計算ソフト等で索引簿を作成する方法」と、ファイルを保存する際に「規則的なファイル名を付す方法」の2通りがあります。要はデータを検索してすぐに任意のファイルを特定できる状態にしておくことが重要です。

気を付けるべきポイントとして、検索簿の作成や規則的なファイル名を付与する際に、対応する担当者など関係者全員が共通認識を持ち命名規則などがしっかり統一されるように注意しましょう。

３は電子データの保存場所に、パソコン等の電子計算機やモニター等のディスプレイ、プリンター等を用意し速やかで明瞭な出力ができるようにする必要があります。併せて、それぞれの操作説明資料等も必要になりますので、セットで用意しておくようにしましょう。

それぞれ工数はかかってしまいますが、電子帳簿保存法には違反した場合の罰則も定められていますので、宥恕措置期間の終了までに忘れず対応できるよう準備が必要です。

大変な電子帳簿保存法への対応がPATPOSTでかんたんに！

上記のように電子帳簿保存法への対応はいくつかの要件を満たす必要があり、企業規模にもよりますが、業務のフローや既存の仕組みだけで対応するのはなかなか大変です。しかし“安価に”、“手軽に”進めたいのであれば、オリックスが提供するビジネス文書の電子保管サービス「PATPOST」がおすすめです。

「PATPOST」は、請求書や領収書、見積書などのデータファイルをアップロードするだけで、AI-OCRが自動的に書類の中身を読み取り、項目などを分類・整理し、データにして保存しておくことができるシステムです。もちろん、メールなど電子的方法で受け取った文書も保存でき、全文検索だけでなく取引日、取引金額、取引先で項目を絞ってかんたんに検索が可能です。

使い方もいたってかんたん。「PATPOST」には「一般キャビネット」と「電帳法キャビネット」という2つのキャビネットがあり、請求書等のデータファイルを電帳法キャビネットにアップロードすると、ファイルを訂正・削除不可な仕様にし電子帳簿保存法に対応させることができます。

また、「一般キャビネット」においても、電子帳簿保存法に対応させたいファイルを選択し、電帳法キャビネットにファイルを移動またはコピーをするだけで、訂正・削除不可な仕様とすることができます。

さらに、「PATPOST」にアップロードされた文書は、「PATPOST」を利用している顧問税理士・会計士事務所や取引先、グループ会社とリアルタイムで共有でき、メールや郵便などで書類のやり取りをする手間も省くことができます。コミュニケーションの工数を減らし、業務効率化に貢献できます。

操作方法もシンプルでわかりやすく、システムに苦手意識がある方にも使いやすいと好評です。既存の業務フローを大きく変えることなく、書類をアップロードするだけで改正電子帳簿保存法への対応ができることから、システム担当者がいない企業にもご導入いただいています。

1IDにつき月額980円（税抜）で導入でき、最初の2ヵ月間は無料で利用できますので、電子帳簿保存法への対応をお考えの方はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

*契約期間は1年となり、無料期間を除く契約期間中の解約は不可
*契約から2ヵ月間は無料で解約が可能 
*3IDから契約可能  
*ストレージの容量に制限はございません。但しアップロード可能なファイル数は、1IDあたり年間12,000ファイルまでとなります。（アップロード数が上限に達した場合は、契約ID数を増やす必要がございます。）

※1：国税庁ホームページ ホーム＞法令等＞その他法令解釈に関する情報＞電子帳簿保存法関係＞参考資料（各種規程等のサンプル）のURLを引用

※2：税務職員による質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合②③の対応は不要。また、税務調査等の際に電子取引データのダウンロードの求めに応じることができるようにしており、以下のいずれかに該当する場合は検索機能の確保は不要です。①前々事業年度の売上高が5,000万円以下②電子取引データを出力した書面を取引年月日および取引先ごとに整理されたものを提示・提出できるようにしている

写真：shutterstock

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