デジタル技術によって企業の生産性を向上させるデジタル化は、さまざまなメリットがある一方、適切に運用しないと、運用方法の認識齟齬などによりかえって業務効率が悪くなってしまうこともあります。

そのため、業務をスムーズに遂行するためには、電子データを保管するルールをしっかりと定めておくことが重要です。しかしルールが増えれば運用も面倒になってしまうもの。今回は、検索性能の便利さによって、複雑な運用ルール設定がいらない「PATPOST」をご紹介します。

電子データの管理はルール運用が面倒になりがち

電子データの保管は紙の書類と異なり、社内に膨大な保管スペースを確保する必要がありません。ストレージ環境を整えておけば、大量の書類も電子データに移管していくことで書類保管用のスペースを確保せずに保管することが可能です。また、上手く活用することで、紙書類の管理と比較し業務を効率化できる場合もあります。

一方、電子データを無作為にどんどん保管していくと、気が付けば整理がつかなくなることがあります。ファイル名やアイコンが並ぶ電子データは、一見どんな書類か分かりにくく、目的の書類を探すのに苦労した、という経験はありませんか。必要なファイルにたどり着くまでに時間を費やしてしまっては、効率化が進まずせっかくの電子データ化も台無しです。

電子データをストレージに保管するのであれば、紙の書類をファイリングしてインデックスをつけるように、保管ルールを定めて運用する方法があります。

たとえば、こんなルールを定めることが多いのではないでしょうか。

• ファイル名の命名ルールを定める（取引先や取引日、取引商材を入れるなど）

• 担当者別、取引先別、取引年月別などでフォルダに階層を設けて保管

ある程度データが増えてからでは、分類作業に工数を取られ、命名ルールに沿ったファイル名の修正作業や階層の移動などが面倒になってしまいます。運用ルールはなるべく少なくシンプルに、かつ最初に定め、社内関係者に周知徹底しておくことが肝心です。

しかし、関係者が多数になると、ルール通りに運用することは簡単ではありません。細かい命名ルールなどを守らない人や、ルールを忘れたり面倒がって勝手に独自ルールで運用してしまうような人が出てきて、別の人がチェックや修正のためにフォローしなければならなくなったりと、業務効率化を目指したにもかかわらず、逆に業務が増えてしまった…ということも起りえます。

PATPOSTの全文読み取り機能でかんたん管理。検索もスイスイ

ファイルの命名ルールを周知させるのが面倒、分類・修正作業に手間がかかってしまうなどの悩みを抱えている企業の方には、電子データの管理が容易で検索機能も充実している「PATPOST」がおすすめです。

「PATPOST」に書類をアップロードすると、AI-OCR（※1）が自動で全文を読み取りテキストデータ化するので書類内のテキスト内容で全文検索が可能です。

さらに「書類種別」や「取引日」「取引先名」などの項目抽出を補助してくれます。ユーザーが「メモ」などの付加情報を登録することも可能です。取引先からメールでもらった請求書のPDFや画像ファイル、Powerpointなど様々な書類を保存することが出来ます。

これらのデータから「キーワード検索」で全文検索したり、「条件検索」から「取引日」や「取引金額」の項目を絞って探したり、目当ての書類を簡単に見つけることができます。たとえばファイル名に請求書内の請求項目名が付与されていなくとも、「キーワード検索」により書類内に記載されている請求項目名で検索すると該当する書類がヒットするようになります。

つまり、検索機能を使えばファイルを探す行為が非常に簡単になります。あとは最低限のシンプルなルールとして、保存先のキャビネットもしくはフォルダを決め、取引先名だけ、あるいは書類種別を含めるなど、社内でわかりやすい簡単なファイル命名ルールさえ定めておけば、データ管理が容易です。検索結果に複数のファイルがヒットしても、目当てのデータに迷うことは少ないでしょう。ルールが複雑でなければ、守らない社員が現れる可能性も少なくなります。

電帳法対応もキャビネットにアップロードすればOK

「PATPOST」には、データの保存・保管先としてフォルダの上位階層である「キャビネット」を設けており、電子帳簿保存法（以下、電帳法）に対応している「電帳法キャビネット」と、さまざまな書類を保管するオンラインストレージとして利用できる「一般キャビネット」の2種類があります。キャビネット内にはフォルダも作成可能です。

請求書などのデータファイルを「電帳法キャビネット」にアップロードすると、ファイルを訂正・削除不可な仕様にし電帳法に対応させることができます（※2）。また、「一般キャビネット」においても、電帳法に対応させたいファイルを選択し、「電帳法キャビネット」にファイルを移動またはコピーをするだけで、訂正・削除不可な仕様とすることができます。

「PATPOST」は、操作方法がシンプルでわかりやすく、システムに苦手意識がある方にも使いやすいと好評です。また、既存の業務フローを大きく変えることなく、書類をアップロードすれば電帳法への対応ができることから、専任のシステム担当者がいない企業にもご導入いただいています。

1IDにつき月額980円（税抜）で導入でき、最初の2ヵ月間は無料で利用できますので、電帳法への対応および業務効率化をお考えの方は、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

* 契約期間は1年となります。初年度の解約無料期間を除く契約期間中の解約は不可となります。3IDから契約可能です。初年度（解約後に再契約した場合の初年度を除きます。）は無料期間終了日の翌日に１IDあたり9,800円（税抜）をご請求いたします。契約終了日の30日前までに通知がない場合、契約が自動更新されます（12ヵ月）
* 1IDあたり年間12,000カウントまでアップロード可能です。アカウントに対して、契約ID数×12,000カウント（年間）付与されます。カウント数の上限を超えてファイルをアップロードする場合は、契約IDを増やしていただく必要があります。複数ファイルを一度にアップロードする場合の上限容量は合計5GBとなります。1ファイルあたりのファイルの容量は最大最大50MB程度です

※1：活字や手書き文字などを画像データとして取り込み、編集可能なテキストデータに変換するOCR(Optical Character Recognition)に、AIを融合させた技術のこと。機械学習による文字認識率の向上や、書類フォーマットの設計をせずに項目を抽出することが可能

※2：電子取引データ保存の場合は、別途、訂正・削除防止に関する事務処理規程の制定・遵守が必要となります

＜PATPOSTサービス資料・お問い合わせ先はこちら＞

■企業向け
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■税理士向け
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■お問い合わせ
https://page.biz.orix.co.jp/patpost_inquiry_c.html

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