電子帳簿保存法（以下、電帳法）の宥恕（ゆうじょ）期間が2023年12月末で終了し、電子的に授受した注文書・契約書・領収書・見積書・請求書などを、電子データのまま保存することがすべての事業者において義務化されました。

企業の中には、今回の法対応のために新たにシステムを導入することはせず、データの保存要件に対応できるように事務処理規程を定めて、電子取引データの保存に関する業務フローやデータの保存場所を決めることで2024年1月を迎えた企業もあるでしょう。

しかし、システムを導入せずに法対応をしたとしても、事務処理規程に沿った運用や管理が煩雑になって業務効率が落ちてしまうのは避けたいところです。

また、対象書類がしっかり集められるかも大事なポイントです。電帳法の保存要件に対応するために統一された命名ルールに基づきファイル名を編集するよう営業担当に依頼したところ、営業担当が手間と感じて、対象書類の集りが悪くなった…というのでは元も子もありません。

そこで、［PATPOST」をおすすめします。電帳法に対応したビジネス書類の電子保管サービス「PATPOST」なら、かんたんに電子取引データの保存要件を満たした保存ができます（※1）。

さらに、システムに対して苦手意識がある方でも使いやすいシンプルな操作性のため、忙しい営業の方でもかんたんに書類を保存できます。

本記事では電子取引データ保存の要件を簡潔におさらいしつつ、「PATPOST」の利便性の高さを紹介します。

電子取引データ保存に必要な対応

電帳法において、電子的に授受した注文書・契約書・領収書・見積書・請求書などの書類を保存する際、以下の要件が存在します。

①改ざん防止のための措置（真実性を担保する措置）がとられている

「タイムスタンプを付与」「訂正･削除の履歴が残るシステム等での授受･保存」といった方法のほか、「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」ことで対応する方法もあります。

■国税庁各種規程等サンプル（※2）
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

②検索機能が確保されている

（1）取引における「取引日」「取引先名」「取引金額」の検索
（2）日付や金額の項目について範囲指定をした検索
（3）2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた検索
ができるようにしておく必要があります（※3）

システムを利用せずにこれに対応するためには、「表計算ソフト等で索引簿を作成する方法」と、ファイルを保存する際に「規則的なファイル名を付す方法」の2通りがあります。

要はデータを特定の条件で検索して速やかに任意のファイルを特定できる状態にしておくことが重要です。

③見読可能装置が備え付けられている

電子データの保存場所に、パソコンやモニターなどのディスプレイ、プリンターなどを用意し速やかで明瞭な出力ができるようにする必要があります。それぞれの操作説明資料なども必要になりますので、セットで用意しておくようにしましょう。

④電子計算機処理システムの概要を記載した書類を備え付ける

自社開発のプログラムを使用する場合に必要です。

■参考：電子帳簿保存法における具体的対応方法とPATPOSTでできること

システム導入なしで運営する場合の注意点

上記のように電子取引データ保存への対応はいくつかの要件を満たす必要があり、企業規模にもよりますが、システムを導入せずに業務のフローや既存の仕組みだけで対応するのはなかなか大変です。

例えば、②の検索機能を確保するために、規則的なファイル名を付して対応する場合、命名ルールを統一した運用を実行するには手間がかかったり、ミスが生じやすくなったりといったことが考えられます。対応方針を決める際には実際の運用業務フローも想定した上で策定することを推奨いたします。

次の状況が想定される企業においては特に注意が必要です。

• 作業者が複数にわたる

• 帳票枚数が多い（目安として10～50枚以上）

• 担当変更が頻繁にある

上述の場合には、事務処理規程をつくっても徹底させることが難しく、ミスチェックなどの運用が必須になります。

また、営業担当がファイル名の編集を面倒に感じ書類提出を後回しにするといった問題も現場では起こりがちでしょう。運用の負担が大きいことを考えれば、システムを導入することを検討したほうがよい、という可能性も大いにありそうです。

例えば、オリックスが開発した「PATPOST」は操作がシンプルなシステムであるため、システム担当者がいなくてもかんたんに導入できます。

「PATPOST」は取引関係書類をアップロードするとAI-OCRが自動で全文を読み取ることが特徴で、これにより全文検索が可能になります。また、「取引先名」「取引日」「取引金額」「適格請求書発行事業者登録番号」などの情報入力をサポートしてくれます（項目抽出）。

運用に頭を悩ませるよりも、シンプルで使いやすい最小限の機能を備えた「PATPOST」を導入することをおすすめします。さらに便利な特徴と金額について見ていきましょう。

PATPOSTにアップロードすれば電帳法対応が可能

「PATPOST」は電帳法に対応したストレージサービスです。

「PATPOST」には「一般キャビネット」と「電帳法キャビネット」という2つのキャビネットがあり、請求書などのデータファイルを「電帳法キャビネット」にアップロードすると、電子取引データ保存の要件①「改ざん防止のための措置（真実性を担保する措置）がとられている」に対応した訂正・削除不可な仕様にすることができます（※1）。

また、「PATPOST」に請求書や領収書、見積書などの書類をアップロードすると、AI-OCRが自動的に書類の中身をすべて読み取り、項目などを分類・整理し、データにして保存しておくことができます。

メールなど電子的方法で受け取った書類も保存でき、電子取引データ保存の要件②「検索機能が確保されている」の検索対象項目である「取引日」「取引金額」「取引先名」はもちろんのこと、「書類種別」「伝票番号」「メモ」といった付加情報、あるいは請求書内に記載されている項目名などでも検索が可能となっています。

一般キャビネットのファイルも電帳法キャビネットに移管できる

「一般キャビネット」から「電帳法キャビネット」にファイルを移動またはコピーをする方法でも、訂正・削除不可な仕様とすることが可能です。

「一般キャビネット」から移動・コピーしたいフォルダ・ファイルを右クリックし、「移動またはコピー」を選択します。

「移動またはコピー」というボタンを選択すると移動可能なキャビネットが表示されますので、「電帳法キャビネット」内に設定した移動・コピー先を選択します。 「ここにコピー」「ここに移動」を選択すると、移動・コピーを行うことができます。

*移動・コピー先はご自身がキャビネット権限「管理者」「編集者」を保有しているキャビネットが表示されます。

「一般キャビネット」から「電帳法キャビネット」に移動・コピーすると、「電帳法の対象にしますか？」というポップアップが表示されます。対象のフォルダ・ファイルに誤りがなければ「電帳法の対象にする」を選択し、訂正・削除不可の仕様にすることができます。

“手軽に” ”コストを抑えて”電帳法対応するならPATPOST！

オンラインストレージサービスの中には、保存したデータ容量の合計に応じて料金が変わるサービスもあります。

そうしたサービスでは電帳法への対応でファイルが増えていくと、おのずとコストが高くなり、企業にとって負担も大きくなっていきます。「PATPOST」は1IDにつき月額980円（税抜）で導入できる*ほか、以下のように導入しやすい3つのポイントなどがあります。

• 導入完了までオンラインで完結する

• 機能制限なく2ヵ月間無料で利用できる（2ヵ月間の解約無料期間）*

• 解約無料期間内であればいつでも解約申し込みができる*

さらに、「PATPOST」にアップロードされた書類は、同じく「PATPOST」を利用している顧問税理士・会計士事務所や取引先、グループ会社とリアルタイムで共有でき、メールや郵便などで書類のやり取りをする手間も省くことができます。コミュニケーションの工数を減らし、業務効率化に貢献できます。

操作方法もシンプルでわかりやすく、システムに苦手意識がある方にも使いやすいと好評です。既存の業務フローを大きく変えることなく、書類をアップロードするだけで電帳法への対応ができることから、システム担当者がいない企業にもご導入いただいています。

最初の2ヵ月間は無料で利用できますので、電帳法への対応をもっと楽な方法に切り替えたいとお考えの方はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

*3IDから契約可能です。
*契約期間は1年となります。
*契約から2ヵ月間は無料で利用可能です。無料期間中は解約可能ですが、無料期間を除く契約期間中の解約は不可です。
*ストレージの容量に制限はございません。但しアップロード可能なファイル数は、1IDあたり年間12,000ファイルまでとなります。契約ID数が3IDの場合、合計で年間36,000ファイルまでアップロード可能です。（アップロード数が上限に達した場合は、契約ID数を増やす必要がございます）

※1：電子取引データ保存の場合は、別途、訂正・削除防止に関する事務処理規程の制定・遵守が必要となります
PATPOST事務処理規程サンプルhttps://page.biz.orix.co.jp/patpost_whitepaper_c4.html

※2：国税庁ホームページホーム>法令等>その他法令解釈に関する情報>電子帳簿保存法関係>参考資料（各種規程等のサンプル）記載の「スキャナ保存に関するもの」「電子取引に関するもの」の内容をそれぞれ加工して作成。

※3：税務職員による質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合（2）（3）の対応は不要。また、税務調査等の際に電子取引データのダウンロードの求めに応じることができるようにしており、以下のいずれかに該当する場合は検索機能の確保は不要です。
1.前々事業年度の売上高が5,000万円以下
2.電子取引データを出力した書面を取引年月日および取引先ごとに整理されたものを提示・提出できるようにしている

＜PATPOSTサービス資料・お問い合わせ先はこちら＞

■企業向け
https://patpost.jp/document

■税理士向け
https://patpost.jp/partner/document

■お問い合わせ
https://page.biz.orix.co.jp/patpost_inquiry_c.html

イラスト：shutterstock