書類を保存する共有フォルダやストレージを使っていて、社内資料・業務マニュアルや、取引先との見積書・請求書・契約書といった取引に関する書類が他者に勝手に移動、削除されてしまい困った経験はありませんか。

「PATPOST」なら、キャビネットごとに権限を管理して編集・閲覧者を制限したり、フォルダ・ファイルごとにロックをかけて、重要書類が修正・削除されることを防いだりすることができます。

また、誰がいつどの操作をしたかの履歴が残る仕様であるため、誤った操作をしてしまった場合でも、後から状況を確認し適切な対応をとることができます。

今回は、その中でもフォルダ・ファイルをロックする方法を解説します。

フォルダ・ファイルをロックする

フォルダ・ファイルをロックする手順を紹介します。

1.ロックしたいフォルダ・ファイルを設定

ロックしたいフォルダ・ファイルの上にカーソルを持っていき、右クリック。①「ロック」を選択します。

チェックボックスを押下することにより、複数のフォルダ・ファイルを選択し操作することも可能です。

2.ロックされているか確認

「ロック」を選択すると、該当するフォルダ・ファイルに鍵マークが付与されます。
画像のようにひと目でロックされているとわかります。

これでフォルダ・ファイルのロックおよび確認は完了です。

ロック後に実施できる操作

ロックしたフォルダ・ファイルについて、実施できる操作とできない操作があります。

上の図のとおり、ロック後にできる操作は「閲覧」「コピー」「ロック解除」*「ダウンロード」です。

一方、ロック後にできない操作は「名前を変更」「移動」「ゴミ箱に入れる」です。基本的にロックした後は、フォルダ・ファイルの内容を変更することができないので、誤って削除したり変更してしまったりといったアクシデントを防ぐことができます。 名前の変更や移動、削除をしたいときは、まずロックを解除してから作業してください*。

フォルダ・ファイルをロックする機能は、安全なデータ管理につながります。
ぜひ、活用してみてください。

「PATPOST」では、あらゆるビジネス書類保管のデジタル化を通して、書類管理の手間を減らすことに取り組んでいます。「PATPOST」のフォルダ・ファイルのロック機能を活用し、社内外との安全な情報共有やコミュニケーションを実現してください。

*フォルダ・ファイルのロックおよびロック解除権限があるのは「キャビネット管理者」「編集者」です。「閲覧者」にはロックおよびロック解除権限がありません。

＜PATPOSTのマニュアルはこちら＞

• 企業向け
  ・管理者ガイド：https://page.biz.orix.co.jp/patpost_client_administrator-guide

  ・使い方ガイド：https://page.biz.orix.co.jp/patpost_client_operation-guide

• 税理士・会計事務所向け

  ・管理者ガイド：https://page.biz.orix.co.jp/patpost_partner_administrator-guide
  ・使い方ガイド：https://page.biz.orix.co.jp/patpost_partner_operation-guide