ビジネス書類の電子保管がかんたんにできる、電子帳簿保存法（以下、電帳法）対応オンラインストレージサービス「PATPOST」。

ファイルをアップロードして付加情報を自動または手動で登録すると、後から請求書などの書類の電子データをスムーズに検索することができます。導入済企業から“マニュアルを熟読しなくても、パッと使いこなすことができる”と評判をいただくことが多い「PATPOST」は、中小企業の忙しい方にこそおすすめしたいツールです。

本記事では、「PATPOST」をかんたんに使いこなせる理由をご紹介します。

書類のアップロードがかんたん

取引先から請求書などの電子取引データを受け取った場合、電帳法で定められた要件にのっとって、対象の電子データを保存しなければなりません。

「PATPOST」では、書類の電子データをパソコン内に保存し、アップロード先のキャビネット、もしくはキャビネット内のフォルダを指定して、「ファイルをアップロード」を選択するだけでファイルをかんたんにアップロードできます。

請求書や領収書、見積書など、アップロードされた書類データは、AI-OCR（※1）によって全文を読み取り処理し、テキストデータを保存します。そして、「書類種別」「取引日」「取引金額」「取引先名」などの項目を自動で抽出し登録します。

ファイルごとに手動で付加情報を登録することも可能で、「通貨」や「消費税」「メモ欄」などの項目に補足情報を記録しておくこともできます。

詳しくは下記記事をご覧ください。
【PATPOSTの使い方】電子データの保存・アップロード方法
【PATPOSTの使い方】アップロードした書類に付加情報を登録・編集する方法

帳票データの検索もかんたん

「PATPOST」は先述の通り、データの全文を読み取り、ファイルごとに情報を抽出し登録します。これにより、登録された情報からかんたんに帳票データを検索することができます。

帳票データの検索方法は「キーワード検索」と「条件検索（付加情報検索）」の2通りがあります。例えば、パソコンを購入した際の請求書を探す場合、キーワード検索を用いて、検索窓に「パソコン」と入れて調べると、アップロードされたデータの中から「パソコン」という単語を含むファイルがすべて表示されます。

キーワード検索を行った後、条件検索で絞り込むといった方法も可能です。もちろん条件検索だけを行うことも可能で、検索フィルタを使うと、詳細に条件を指定することができます。

例えば「書類種別」で「請求書」を選び、「受領」にチェックを入れれば、パソコン購入の請求書に絞り込むことができます。さらに「取引先名」や「取引日」まで指定すればほぼ目的の請求書のみを的確に探すことができるでしょう。

詳しくは下記記事をご覧ください。
【PATPOSTの使い方】帳票データの検索方法

電帳法の対応もかんたん

電子取引データを保存する際、電帳法の保存要件にのっとるためには、「改ざん防止のための措置（真実性を担保する措置）」「検索機能の確保（可視性を担保する措置）」などの要件に対応する必要があります。

「PATPOST」には、「一般キャビネット」と「電帳法キャビネット」という2つのキャビネットがあり、請求書などのデータファイルを「電帳法キャビネット」にアップロードすると、ファイルを訂正・削除不可な仕様にし電帳法に対応させることができます。

また、「一般キャビネット」においても、電帳法に対応させたいファイルを選択し、「電帳法キャビネット」にファイルを移動またはコピーをするだけで、訂正・削除不可な仕様とすることができます。先述したように検索機能も充実しているため、かんたんに電帳法へ対応をすることができるのです（※2）。

詳しくは下記記事をご覧ください。
電子帳簿保存法における具体的対応方法とPATPOSTでできること

データ共有もかんたん

「PATPOST」ではファイルを格納する場所の最上位階層をキャビネットと呼び、キャビネット内ではフォルダを作成をしたり、直接ファイルを保存することができます。社内利用者に限らず顧問税理士や会計事務所、取引先などへキャビネットを共有することができるため、帳票をオンライン上でリアルタイムに共有することが可能です（※3）。

今まで顧問税理士に請求書などの帳票を郵送や持参で共有していた企業が、税理士へキャビネットを共有することで、郵送費などの対応コストも削減できます。キャビネットごとにユーザー権限を設定することで情報の共有・閲覧範囲を限定することも可能で、社内外での重要書類や情報の管理に活用することができます（※4）。

詳しくは下記記事をご覧ください。
【PATPOST使い方】キャビネットを共有・権限の付与

かんたん操作のPATPOSTを導入しませんか

以上が、「PATPOST」のかんたんな操作性についての紹介となります。操作方法がシンプルでわかりやすく、システムに苦手意識がある方にも使いやすいと好評です。既存の業務フローを大きく変えることなく、電帳法への対応ができることから、システム担当者がいない企業にもご導入いただいています。

1IDにつき月額980円（税抜）で導入でき、最初の2ヵ月間は無料で利用できますので、電帳法への対応だけでなく、ビジネス書類を保管するオンラインストレージをお探しの方はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

また、AI-OCRの導入事例については以下の記事からご確認いただけます。

*3IDから契約可能です。
*契約期間は1年となります。
*契約から2ヵ月間は無料で利用可能です。無料期間中は解約可能ですが、無料期間を除く契約期間中の解約は不可です。
*ストレージの容量に制限はございません。但しアップロード可能なファイル数は、1IDあたり年間12,000ファイルまでとなります。契約ID数が3IDの場合、合計で年間36,000ファイルまでアップロード可能です。（アップロード数が上限に達した場合は、契約ID数を増やす必要がございます）

※1：活字や手書き文字などを画像データとして取り込み、編集可能なテキストデータに変換するOCR(Optical Character Recognition)に、AIを融合させた技術のこと。機械学習による文字認識率の向上や、書類フォーマットの設計をせずに項目を抽出することが可能。

※2：電子取引データ保存の場合は、別途、訂正・削除防止に関する事務処理規程の制定・遵守が必要となります
PATPOST事務処理規程サンプル
https://page.biz.orix.co.jp/patpost_whitepaper_c4.html

※3：共有先も「PATPOST」を利用している必要があります

※4：キャビネットの共有には「アカウント権限」「キャビネット権限」が必要です。
詳しくは下記記事をご覧ください
https://patpost.jp/faq/q04Sm2lX

＜PATPOSTサービス資料・お問い合わせ先はこちら＞

• 企業向け
  https://patpost.jp/lp/servicedoc_c

• 税理士向け
  https://patpost.jp/partner/document

• お問い合わせ
  https://page.biz.orix.co.jp/patpost_inquiry_c.html

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