M&Aを通じて事業領域を広げる企業では、グループ会社が増えるにつれて経理現場の業務負荷も高まります。ソシオークホールディングス株式会社の財務経理部・平川さまは、この課題に現場の立場から取り組んできました。同社がどのような課題を抱え、どのような判断でPATPOSTを導入・活用してきたのか、お話を伺いました。

本記事では、電子帳簿保存法（以下、電帳法）の対応をきっかけに、グループ会社の書類の受け渡し・保存を「1カ所に集める」運用へ切り替えていったプロセスを紹介します。

グループ拡大が生んだ、経理現場の複雑さ

ソシオークホールディングス株式会社は、学校給食、学童・保育などの子育て支援や、指定管理者制度に基づく公共施設の運営管理などを、グループ各社を通じて展開する持株会社です。2023年以降、M&Aなどによりグループ会社が相次いで加わり、現在はグループ26社規模へと拡大しています。

M&Aで加わった各社は、もともと独立した組織として運営されており、それぞれ異なるシステムや業務プロセスを持っています。書類の送付手段はメール、チャットツール、ZIPファイル、紙の郵送と会社ごとに混在し、受け取る側の担当者は対応を個人に委ねるしかありませんでした。

「各担当者が自分の個人フォルダを作って、その個人フォルダ内を各自が管理しやすいように整理しながらやり取りしているという状態でした。特定のファイルを共有したいと思ったときは、チャットツールやメールで受け渡しをしていて、後から発見できないみたいなことがありましたね。」　（平川さま）

財務経理部が取り扱う請求書は、月約2,000件です。1件の書類を探すだけで30分程度かかることもあり、「どこに保存したか分からない」という状況も日常茶飯事でした。

「郵送でやり取りしているから、月次決算の確定までに1〜2カ月かかっているグループ会社もありました」　（平川さま）

郵送による到着待ちや再送、差し戻しが重なり、証憑の回収が締め作業のボトルネックになっていたのです。

この状況を改善しようという意識はありながらも、システム統合は複雑で、方針（自社開発か既製品か）の決定も簡単ではありませんでした。加えて現場では、紙から電子データへの切り替えが当面の手間の増加として映り、変化への抵抗感が生じやすい状況でした。移行初期にデータ化の恩恵を受けるのは本社側であることが多く、現場はメリットを感じにくいためです。

電帳法対応でPATPOSTを選択

動き出すきっかけになったのは、2024年1月に電子取引データ保存が原則義務化されたことでした。

メールやチャットツールで受け取った電子データを、各担当者が個人フォルダに保存するだけでは、電帳法が求める要件を満たすための運用（検索性の確保など）を整えにくい場合があります。「このままでは対応できない」という危機感が現場に広がり、法要件に対応できる製品を探しはじめました。

検討の軸に置いたのは多機能さよりも、「現場に定着し、少人数でも回せること」でした。

「他のサービスも検討しましたが、機能が複雑なものは現場に定着しないという経験があって。PATPOSTはシンプルで、使い始めるまでのハードルが低かったです」　（平川さま）

同社では、一般的なクラウドストレージも利用していましたが、フォルダ運用のルールが共有されないと探しにくい、という課題がありました。権限設定やフォルダ構造の設計にも一定の習熟が必要で、管理担当者の負荷が高くなりがちでした。そこで同社が重視したのは、運用設計に詳しい担当者がいなくても、少人数で回せることでした。現場の手元で書類を集約し、必要なときに検索して参照できるシンプルさが、PATPOSTを選ぶ判断につながりました。

PATPOSTは、1カ月の無償期間*1中に必要な操作をひととおり把握できたことも、導入を後押ししました。

「一般的に機能が多い製品では、導入前の検証期間内に十分に使いこなせないケースがありますが、PATPOSTは約1カ月の検証でも実用性を確認できました。」　（平川さま）

まず財務経理部の担当者3名でスモールスタート。当初の目的はあくまで、電帳法対応*2の「箱」を用意することでした。

*1 PATPOSTの法人プランは、初年度の1カ月の無料期間経過後に11カ月分のご請求が発生します。無料期間は、同一アカウントでのお申し込みの場合、初回のお申し込みのみ適用されます。2回目以降のお申し込みは初回より費用が発生いたします
*2 電帳法テンプレートを使用し、法対応キャビネットにてファイルを保管する場合。自動で抽出された情報について、修正対応が必要となる場合がございます。また電子取引データ保存の場合は、別途、訂正・削除防止に関する事務処理規程の制定・遵守が必要となります

書類を1カ所に集約して見えた変化

実際に使い始めると、電帳法対応だけではない活用が広がっていきました。

■ファイル共有

グループ会社が請求書を本社の財務経理部に送る際、メールやチャットツールで個別にやり取りするのではなく、PATPOST上でファイルを共有する運用に切り替えました。共有先が明確になり、送る側は「どこに送ればいいか」を迷うことなく、受け取る側も必要なファイルをスムーズに確認できるようになりました。

「以前は、最新のファイルを共有するだけでも何度かやり取りが必要でした。タイトルが同じだと、どれが正しいのか分からなくなることも多かったですね。PATPOSTではアップロード日や更新日が記録されるので、どれが最新かすぐに分かります」　（平川さま）

■保存・検索

M&A後の統合作業（PMI）にあたり、契約書をPATPOSTに保存し、必要なときにすぐ参照できる運用を整えました。経営企画部が中心となり、グループ会社で発生する契約書をPATPOSTに集約しています。

昨年グループに加わったある会社では、それまで契約書の保存場所が十分に把握されていない状態でした。現在はPATPOSTに保存されることにより、約360件の契約書がキーワード検索で参照できる環境が整っています。

「後から書類を見返す必要が発生します。そういうときに、保存したファイルがOCRでテキスト化しているのがありがたいです。キーワードでの検索、かなり利用しています。」　（平川さま）

「以前は書類を探すだけで30分かかることもありました。PATPOSTはキーワードを入れればすぐ出てくる。メールやチャットツールを見返していた頃と比べると、情報が1カ所にまとまっていることも大きいです」　（平川さま）

■支払管理（請求書と振込明細の照合）

請求書の処理では、PATPOSTに保存した受領請求書から取引先名・金額・取引日などをCSV出力し、一覧で確認しています。この一覧とネットバンキングの振込明細をExcelで照合することで、請求書を1件ずつ開く手間がなくなりました。

特に、一覧化することで「同じ取引先からの請求が複数ある」ことが一目で判別できるようになったのがポイントです。取引先ごとにまとめてチェックできるため、1社ごとに判断をリセットする負荷が減り、重複請求などの違和感にも気づけるようになりました。

現在、グループ会社2社分・月100件超を処理していますが、導入前に月数件あった支払い重複や漏れを、導入後は防止できています。

課題は残りながらも、業務は前に進んでいる

もちろん、すべての課題が解決したわけではありません。現場担当者のスキャン対応への抵抗感は依然としてあり、デジタルに不慣れなグループ会社スタッフへの浸透は継続的な取り組みが必要です。指定項目抽出AI機能*など、まだ活用しきれていない機能もあります。

それでも平川さまは、グループ全体の書類をデータ活用できる状態で1カ所に集める仕組みを持てたことの意義を実感しています。システム統合を待つのではなく、まず書類を集約して必要なデータにアクセスできる環境を整えることが、グループ経営のガバナンスを支えるひとつの起点になると考えているからです。

*指定項目抽出AI機能については「機能｜PATPOST（パットポスト）https://patpost.jp/feature」をご参照ください

おわりに

「電帳法対応の箱が欲しかっただけ」というスモールスタートから始めた仕組みが、いまやグループ26社のガバナンスを意識した運用基盤として、役割が広がりつつあります。システム統合を待たずに、まず「1カ所に集める」から始める選択肢が有効な場合もあります。

電帳法対応を入口に、請求書の照合精度を上げ、契約書の所在を把握し、グループ全体の証跡性と検索性を確保する。書類を1カ所に集めたことをきっかけに、こうした活用が段階的に広がっています。財務経理部の担当者3名で使いこなせるシンプルさも、現場に受け入れられるポイントです。グループ管理の複雑さに悩む企業にとって、最初の一手は思っているより小さくて構わないのかもしれません。

企業情報

※記事内容・企業情報はインタビュー当時（2026年3月）のものです。

※PATPOSTの契約条件（利用料金など）は、記事公開日時点の情報です。　現在とは異なる場合があります。