株式会社グーンは、産業廃棄物・建設廃棄物・一般廃棄物の収集運搬から処理までを手がける企業です。同社では、契約書の確認のたびに、営業本部（みなとオフィス）の営業事務担当者が生産本部（本社工場）へ問い合わせ、工場の事務担当者が紙のファイルから契約書控えを探して回答していました。回答までには通常15分以上、繁忙期には半日かかることもありました。PATPOST導入後は、契約書控えをPATPOST上で必要な人がいつでも検索できるようになりました。契約書控えの内容から必要な情報をAIが抽出し（指定項目抽出AI機能）、担当者はその結果を目視で確認したうえでExcel台帳へ反映します。この運用により、契約書控えを探す時間と台帳への手入力の負担が削減されています。

同社が管理する契約書は、産廃・建廃・一般廃棄物の各契約書と、それに付随する許可証や覚書です。契約書の原本は取引先（排出事業者）が保管し、同社はその控えを保管しています。契約書控えの受領・確認・保管と、覚書の作成を担うのが営業本部です。本記事では、同本部で契約書管理を担当する指出さまと、PATPOST選定を主導した経営企画室の北井さまにお話を伺いました。

課題：契約情報が紙・共有フォルダ・Excel台帳の3カ所に分散していた

契約書控えの受領・確認や覚書の作成はみなとオフィスの営業本部が担っていましたが、契約書控えの保管・管理は1年前まで本社工場の生産本部で行われており、書類を扱う部署と管理する部署が離れていました。この不一致を解消するため、契約書管理が営業本部へ移管され、営業本部の指出さまが担当することになりました。

ただし、管理を移管しても契約書控えの保管場所は本社工場のままでした。共有フォルダにPDFを保存するルールが整ったのはこの2年間で、それ以前は紙の契約書控えだけが本社工場に保管されている状態でした。

「共有フォルダに保管されていない契約書控えを確認する際は、本社工場で保管している契約書控えのファイルから探す必要がありました。都度確認を依頼しなければならず、契約書控えの確認や取得に時間と手間がかかる状況でした。」（指出さま）

契約情報は、いつ・どの取引先と・どのような契約を結んでいるかを把握するため、Excel台帳で一覧管理しています。およそ10年分を一つのファイルに記録し、更新は指出さま1名が毎週行っています。ただし台帳には契約の有無や契約日は載っているものの、品目や単価といった契約内容そのものは書かれていません。そのため契約内容の確認が必要で、共有フォルダにPDFを保管できていない場合は、結局本社工場のキングファイルから紙の契約書控えを探し出す必要がありました。

特に内容確認が頻発するのが、条件変更の覚書の作成時です。品目の追加や収集運搬業者の変更などで月に約15件の覚書が発生し、そのたびに指出さまは元の契約書控えを特定し、内容を確認したうえで作成していました。契約が増えるほど、この「探して・確認する」手間も積み上がっていきました。

導入前に積み上がっていたもの

障壁：過去分約5,000件の契約書控えのデータ化が移行のネックだった

契約書控えを探す手間も台帳への手入力の負担も、課題としては認識されていました。しかし、その解決を難しくしていたのが、過去分の契約書控えの物量でした。

同社がPATPOSTに登録している契約書控えは6,846件*、うち過去分は約5,000件にのぼります。紙の契約書控えはキングファイル約70冊でした。建設廃棄物の契約書控えはA3両面にA4許可証が挟まる形式で1件あたりの枚数は多くないものの、現場ごとに作成するため件数が多くなります。一方、産業廃棄物の契約書控えは現場を限定せず作成できるため件数は抑えられますが、A4両面で6ページ程度あり許可証も多く、1件あたりの枚数がかさみます。いずれにしても、契約件数以上に総ページ数や紙の枚数は多くなります。

覚書の作成や搬入物と契約内容の照合では、締結時期を問わず元の契約書控えを参照する必要があり、古い契約書控えも「探せる・参照できる」状態にしておかなければ業務が回りません。とはいえ、これらを一括でスキャンして項目化する作業量は大きく、日々の業務を行う中では着手が後回しになりがちでした。ツールの選定以前に、過去分をどのようにデータ化するかが移行の課題となっていました。

*インタビュー当時（2026年7月）の登録契約数

選定：必要十分な機能とスキャン支援が決め手に

選定を主導した北井さまが挙げた決め手は、契約書控えを全文検索できること、 AIが契約内容から必要な項目を抽出できること、既存のExcel台帳と連携でき将来的にPATPOSTへ集約できること、シンプルな操作性、そして費用感でした。

「リッチなシステムは多いですが、最初に試してみるには難しい場合があります。PATPOSTは比較的シンプルに始められるところが良いと思います。」（ 北井さま）

そしてもう一つの決め手が、移行のネックだった過去分への対応でした。過去の契約書控えのPDF化は外部のスキャン支援を活用し、PDF化後の保管・全文検索・項目抽出の基盤としてPATPOSTを導入しました*。自社の人手だけで対応するのではなく外部の支援を組み合わせられたことで、移行に着手できました。

* 本事例では、過去分の契約書控えのスキャン・データ化を担ったスキャン事業者から、データの保管・活用先としてPATPOSTの紹介を受け、導入に至りました。なお、PATPOSTにも紙書類のスキャン代行サービス（有償）があり、スキャンからPATPOSTへの取り込みまでを一括で依頼することも可能です。

▶ PATPOSTスキャン代行サービスの資料ダウンロードはこちら

運用：受領した契約書控えをPDF化し、PATPOSTと台帳で管理

契約書控えは、取引先から営業担当へメールまたはFAXで届きます。取引先の多くが紙で運用しているため、受領の入口を同社側だけでデジタル化することはできません。そこで、営業担当が受領した書類をPDF化して指出さまへ送付し、指出さまがPATPOSTへアップロードします。あわせて必要な情報をExcel台帳へ登録します。

このうち、台帳への情報登録の工程が導入前後で大きく変わりました。従来は台帳へ手入力していましたが、現在はAIが、契約番号、産廃・建廃・一般の区分、排出事業者、収集運搬業者、品目、処分単価、委託期間などの項目を契約書控えから抽出します。抽出結果は、保管した書類のPATPOST上のURLと紐づけてCSVで出力でき、これをExcel台帳に取り込むことで、指出さまの作業は、手入力から抽出結果の確認・補正へと変わりました。

なお、抽出結果はそのまま確定させるのではなく、覚書と主契約の判別、不鮮明な文字、読み取りの誤りなどを目視で確認しています。また、Excel台帳に記載したURLから、PATPOSTに保管した契約書控えPDFへ直接遷移できます。既存のExcel台帳を廃止するのではなく、台帳からPDFを参照できるようにした運用です。

成果：まずは既存の台帳・保管を残したまま、契約書控えを「探せる・使える」状態にした

同社は、PATPOSTを使って、まずは6,846件にのぼる契約書控えをデータ保管し、Excel台帳、紙の契約書控え（過去分のみ）は残したまま、そこに「検索できる」利便性を加え、新規分を中心に必要な項目を抽出できる運用へ移行しました。この段階でも、導入前の課題が改善され、3つの成果につながっています。

成果1 【探す・聞く】検索の属人化を解消―本社工場への問い合わせがなくなった

導入前は、本社工場に保管された契約書控えを確認するために本社工場へ問い合わせ、回答を待つ必要がありました。現在は契約書控えPDFをPATPOSTに保管しているため、PATPOSTで排出事業者名を検索し、契約日などで絞り込むだけで、目的の契約書控えにたどり着けます。本社工場への問い合わせと待ち時間はなくなりました。

「以前のように工場へ問い合わせて紙の契約書控えを探してもらう必要はなくなり、契約書控えは比較的容易に見つけられるようになりました。」（指出さま）

成果2 【入力する】手入力の負担を解消―入力から確認へ

従来、Excel台帳の更新は指出さま1名が手入力で担っていました。現在はAIが契約書控えから必要な項目を抽出し、指出さまの作業は、契約内容を一から手入力する作業から、抽出結果の確認・補正へと変わりました。次の発言にある「作業時間」は、この台帳への情報登録にかかる時間を指します。

「AI抽出機能を活用することで、Excel台帳への手入力作業が不要になりました。抽出結果は引き続き目視で確認していますが、手入力と比較すると確認作業のみで済むため、作業時間は半分以下に削減できています。」（指出さま）

成果3 【減らす】過去分移行の負担を軽減―新たな紙の契約書控えを増やさない運用へ

移行のネックだった過去分は、スキャン支援を利用してPATPOSTへ登録しました。導入後は新規契約書の控えは紙で保管せずPDFで保管するため、新たな紙の契約書控えが増えない運用になりました。既存のキングファイル約70冊は当面そのまま保管する経過措置とし、一度に廃止するのではなく段階的に新しい運用へ移行しています。

この運用を支えるのは、目視確認を前提に台帳更新へ活用できる抽出精度

既存のExcel台帳を残し、AIによる抽出結果を目視で確認する運用が成り立つのは、抽出結果が、目視確認を前提に台帳更新へ活用できる水準だったためです。同社の契約書控えは発行元ごとにレイアウトが異なり、品目や単価が複数記載される、従来のOCRでは項目化が難しい非定型の書類です。この精度は、同社が保有する正解データとの比較によって検証されました。

産廃・建廃・一般の区分、更新の有無、排出事業者名、収集運搬業者、委託開始日・終了日といった基幹項目は、検証した6件すべてで正解データと一致しました。不一致は、住所の半角・全角や単価のカンマ有無などの表記ゆれと、目視で補正できる一部の誤読・フリガナの取り違えにとどまりました。こうした結果から、PATPOSTのAIの抽出精度は、目視確認と組み合わせることで、Excel台帳の更新に活用できる水準にあると判断されました。

今後：PATPOSTで台帳管理・保存・閲覧の一元化を目指す

左から、営業本部 主任 指出さま、東京本社 経営企画室 室長 北井さま

一括スキャンした過去分の全件は、まだAIによる項目抽出を適用できていません。

「過去分の契約書控えも含めて4,000件程度に適用できれば、10年分の契約情報で絞り込めるようになり、検索性はさらに向上すると思っています。」（指出さま）

今後はPATPOST上で台帳管理とPDF保存・閲覧を完結させ、紙の契約書控えの廃棄とExcel台帳の廃止まで進めることを構想しています。

本社工場への問い合わせと待ち時間はすでに解消し、台帳への手入力も確認作業へと置き換わりました。運用変更による現場への影響を抑えて、残る紙の契約書控えとExcel台帳を段階的に減らしながら、契約書管理をPATPOSTへ集約していく——それが、同社が見据えている次の姿です。

自社にも「探す・聞く・入力する」契約書管理が残っていませんか。

紙とPDFが混在している、Excel台帳と契約書控えの保管場所が分かれている、契約書の確認で別部署への問い合わせが発生している、過去文書が多い――こうした課題に一つでも心当たりがあれば、探せて使えるデータに変える方法を、お客さまの業務に合わせてご提案します。法人プランを初めてお申し込みいただく場合、1カ月間無料でご利用いただけます。

▶ まず仕組みを知りたい方：サービス資料をダウンロードする

▶ 自社で使えるか確認したい方：契約書管理について相談する（面談予約）

企業情報

※ 記事内容・企業情報はインタビュー当時（2026年7月）のものです。

※ PATPOSTの契約条件（利用料金など）は、記事公開日時点の情報です。現在とは異なる場合があります。