いま日本のすべての企業に求められているDX（デジタルトランスフォーメーション）。
激しく変わるビジネス環境に対応して、これからも企業が生き残っていくために必要な取り組みです。

DXを実現するには、データの活用をはじめデジタルツールの導入など、さまざまな施策が必要とされます。中でもペーパーレス化はDX実現に向けた初めの一歩とも言えるものです。
つまり、ペーパーレス化はすべての企業が一刻も早く推進するべき施策と言うことができますが、実際ペーパーレス化に積極的に取り組めている企業はどのくらいあるのでしょうか。

2024年9月にオリックスが実施した最新のアンケートをもとに、企業のペーパーレス化の現状について解説します。

ペーパーレス化は、企業のデジタル化推進への最優先事項

「企業のデジタル化を推進するにあたっての最優先事項」として、「ペーパーレス化」と回答した企業は48.2％と約半数。次いで「電帳法対応」が34.2%、「AI・機械学習の活用」が19.1%と続きました。
ペーパーレス化はDX実現に必要なデジタル化の「第一歩」。テレワークの導入をはじめグループウェアによる情報共有など、さまざまな施策を実施するうえでの前提条件となる取り組みです。
こうしたペーパーレス化の重要性は、すでに多くの企業で認識されていることがわかります。

ペーパーレス化を積極的に推進している企業はわずか13.2%

「ペーパーレス化の取り組みの状況」について質問したところ、「積極的に推進している方だと思う」と答えた企業はわずか13.2%でした。また、「ほとんど進んでいないと思う」は31.3%、「世の中の平均程度だと思う」という回答が53.7%でした。
ペーパーレス化を積極的に推進している企業は少なく、「平均程度に推進している」と回答した企業でも、重要文書は紙のままが安心とデジタル化しなかったり、手書き書類などはそのままにしたり、というケースが多いのではないでしょうか。

ペーパーレス化が進まない理由は「人材」と「コスト」

さらに、「ペーパーレス化がほとんど進んでいないと思う」と答えた企業に理由を聞いたところ、最も多かったのが「社内に推進人材が不足している（38.8%）」。次いで「コストがかかる（34.1%）」という結果となりました。また、3位に「そもそも推進していない（27.1%）」が入っていることから、ペーパーレス化の必要性を感じていない企業も存在することがわかります。

これから企業が生き残っていくためには、デジタル化はもちろん、その先にあるDXも避けては通れないと言われています。ペーパーレス化はDX実現に向けた前提条件のひとつ。生き残るためには推進する必要がある施策です。しかし、推進できないでいる企業の多くは、必要性は感じていても人材不足やコストが足かせとなっている、という非常に難しい状況にあることが見て取れます。

データの保存場所の課題1位「格納ファイルの整理」2位「人材不足」

次にIT設備の面から、企業のペーパーレス化における課題を見てみましょう。
共有サーバーといったデータの保存場所は、ペーパーレス化の実現に欠かせない重要な設備です。このデータの保存場所について課題を聞いたところ、「格納ファイルの整理ができていない」が40.4%で1位でした。
これによって生じる、「必要なデータを見つけるのに時間がかかる」「ファイルの管理に手間がかかる」などの問題は、企業にとって大きな負担になっていると考えられます。
また、2位は「管理する人材が不足している（37.5%）」。ここにも人材不足の影響が見て取れます。

【調査結果から】人材不足を乗り越えていくために

ペーパーレス化の重要性は多くの企業に認識されていますが、積極的に推進できている企業は少数派ということがわかりました。
推進できていない理由として最も多かったのは「人材不足」と「コスト」。「人材不足」については、データの保存場所についての課題にも挙げられており、企業のデジタル化を阻害する大きな要因であることがわかりました。

しかし、DXは企業規模や業種・業界にかかわらず、全ての企業の課題である以上、人材不足であってもDXのためにデジタル化を進める必要があります。様々な手段がありますが、例えば業務フローを一部、または大幅に変える必要があるCRMシステムの導入といった大きなプロジェクトから始めるよりも、まず取り組みやすいのはやはりペーパーレス化です。

では、どのようにペーパーレス化を進めるか。デジタルサービスの上手な活用がポイントとなります。

専門的な知識がなくても導入・運用できるサービスや、担当を配置する必要がないほど簡単に使えるサービスなどを活用することで、人材不足に悩む企業でもペーパーレス化は推進できるのです。
DXに向けた新たな一歩を踏み出すために、自社に最適なデジタルサービスをしっかり見極めて、着実にペーパーレス化を推進していきましょう。

人材不足でもペーパーレス化を推進できるオリックスの「PATPOST」

高精度AI-OCR搭載の文書管理サービス「PATPOST（パットポスト）」は、帳票全般をはじめ提案書や契約書、図面など社内のさまざまな文書を高精度AI-OCRがデジタルデータ化、文書の一元管理を簡単に実現できるストレージサービスです。
特別な準備や専門的な知識も必要ないので、デジタル人材の不足に悩む企業であっても、簡単に導入・運用いただけます。

使い方は文書をキャビネットと呼ばれるファイル領域にアップロードするだけ。精度98%※1 の高精度AI-OCRが文書の項目を抽出し、活用しやすいデジタルデータへと変換します。さらに、アップロードされたデータは文書中のキーワードやフレーズでも検索が可能。ファイルのリネームを行わなくても、必要な文書をすぐに見つけられる環境を整えることができます。

しかも、法人プランなら月額980円/1ID（税抜）※2 のID固定料金で利用できるため、 安心してご利用いただけます。

人材不足でペーパーレス化に踏み出せていない企業には、特におすすめのオリックス「PATPOST」。どうぞお気軽にご相談ください。

※1　データ抽出精度98%。精度は当社調べとなります（オリックスグループで取り扱う電子文書の検証結果。手書き文書およびスキャン文書を含む場合は精度95%程度）

※2　1IDあたりの税抜価格。ご契約は3IDから。契約期間は1年。期間中の解約不可。契約終了日の30日前までに解約通知がない場合、自動更新。なお、初年度の1ヵ月は無料で利用および解約が可能ですが、無料期間経過後は11ヵ月分のご請求が発生します。