近年、業務効率化や電子帳簿保存法（以下、電帳法）対応といったニーズの高まりを背景に、紙書類のデジタル化が急速に進んでいます。中でも、紙に印刷された文字や手書き文字をデータ化できるOCR技術は、多くの企業で業務効率の向上の一翼を担う存在です。

さらにAI技術の進化により、従来のOCRに比べて高い認識率や柔軟なデータ処理能力を持つ「AI-OCR」も登場し、注目を集めています。この記事では、「AI-OCR」について、OCR技術の基本からAIを活用したAI-OCRの特徴、さらに導入の事例や手順まで、わかりやすく解説します。

書類管理や業務効率化に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

そもそも、OCRとは何？

OCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）とは、紙に印刷された文字や手書き文字をスキャナーやカメラで読み取り、コンピュータがテキストデータに変換する文字認識技術です。請求書などの紙面をOCRシステムに読み込ませることで手作業で行っていた文字入力を自動化できるため、効率的かつ正確に文書を管理できるようになります。

OCRシステムを導入するメリットには「入力工数を大幅に削減できる」「テキストデータのシステム連携が容易になる」「ヒューマンエラーの防止」などがあります。

OCRは正確性や時間効率が上がると言った利便性の高さから、さまざまな業務シーンで活用が進んでいる技術です。

手書きやレイアウトが異なる書類も高精度に認識します。OCR導入の具体的なメリットや注意点の詳細は以下を参照してください。

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AI-OCRを利用することのメリット

AI-OCRは、これまでOCRでは技術的に難しかった領域（手書き文字や多言語文書の読み取り）にも対応できるようになり、帳票処理や入力作業の効率化を後押しする技術として注目されています。

従来のOCRで採用されていたのは、スキャナーで読み取った文字画像をあらかじめ登録されたパターンや特徴と照合する方式です。そのため、綺麗な活字の読み取りには強かったものの、手書き文字やインクの滲み、かすれた字体には弱く、誤認識が多発していました。手書き帳票の処理は人力で行う必要があったため、入力作業の負担がかかるだけでなく、一定の割合でヒューマンエラーが生じてしまうこともありました。

また、従来のOCRは言語ごとに個別の辞書やテンプレートを用意する必要があり、対応言語が増えるほど設定や管理が煩雑になる点が課題でした。文脈の理解もできなかったため、語順や文字の使い分けが複雑な言語には対応しづらく、多言語文書を扱う業務では運用上の制約となるケースもあります。

そこで登場したのがAIを活用したOCRです。AIは文字の多様な「視覚的特徴」を学習しているため、従来の技術では読み取りが難しかった手書き文字も柔軟かつ高精度に認識できるようになり、手書きの申込書やアンケートを迅速にデジタル化することが可能になりました。

さらに、AIは言語ごとの文字形状や文法の違いも学習できるため、多言語文書への対応が容易になるというメリットもあります。海外拠点やグローバル市場を視野に入れた業務にも適応しやすいのも、AI−OCRが評価されているポイントです。

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また、業務効率化の理論値だけでなく、実際の改善効果も確認しておきましょう。具体的なAI-OCRの導入事例は以下の記事でまとめていますので、是非ご確認ください。

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AI-OCR技術におけるAIと生成AIの位置付け

AI技術の発展により、AI-OCRも進化を遂げています。特に近年注目を集めているのが生成AIです。

本項では、AI-OCR技術におけるAIと生成AIの位置づけについて解説します。

AIと生成AI、その違いとは

AI（Artificial Intelligence：人工知能）とは、大量のデータを学習させることで意味理解や推論などを行う技術のことです。2022年ごろから話題となっている「生成AI」はこのAIの一種で、プロンプト（指示文）を入力すると文章や画像などを“生成”する技術のことです。

AIと生成AIは、どちらも機械学習やディープラーニングといった技術を元に動いており、学習した大量のデータからパターンを見つけ出して判断や分類を行っています。

生成AIはAIの一種ですが、単にAIと呼ばれるものは一般的に、既存のデータからパターンを学習し、「分類・予測」するタスクに使われてきた技術を指す傾向にあります。

一方、生成AIは、単なる分類にとどまらず「新しい表現」を生み出す能力を持つものです。文章を作成したり、画像を生成したりと、ゼロから新たなアウトプットを生み出すものを言います。

では、AI-OCR技術においての両者の立ち位置はどうなっているのでしょうか。たとえば「生成AI-OCR」と謳われるシステムには大きく2つあります。

一つはChatGPTやGeminiなどの既存の生成AIと連携し、読み取り精度を高めるサービス。もう一つはユーザーから与えられたプロンプトに応じて、柔軟に書類の確認やデータ化を実行する仕組みがシステムとして備わっているものです。

既にある技術基盤を活用できる、もしくは単なる文字の読み取りだけでなく、指示に合わせて意味づけや分類を変えられる点が、後者の生成AI-OCRの強みだといえるでしょう。

生成AI-OCRの特性と精度の違い

生成AIは大量かつ多様なデータをもとにトレーニングされている傾向にあるため、高い精度と柔軟な判断能力を持っています。

そのため、生成AI-OCRは単に文字を読み取るだけでなく「そのテキストが何を意味しているか」「どんな種類の書類か」などの文脈を理解した上で、必要なデータ構造に整理することも得意です。

こうした特性から、AI-OCR分野においても生成AIを活用することで従来の課題であった精度不足や誤認識を大幅に減らし、業務効率化に大きく貢献できると期待されています。

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高精度AI-OCR搭載の文書管理サービス「PATPOST」における生成AI-OCR活用例

PATPOSTは生成AI-OCRの技術を使うことで、単なる「文字認識」に留まらない活用ができるようになりました。

例えば、文書の内容をもとに種類を判別し自動で分類することができます。また発行元や形式が異なる書類をまとめてスキャンした場合も「これは請求書」「これは領収書」といったように自動で分類できるため、ファイル名の付け直しや仕分けの手間が省けるようになりました。

さらに画像としてのイメージ全体とテキストの記載位置、記述内容の文脈も理解して総合的な判断ができるため、例えば日付情報の場合も発注日と納品予定日を区別したり、同じ発注日であっても「2025年」「令和7年」「R7年」といった手書きでの表記違いが混在する場合に書式統一を西暦に統一して出力したりといった、従来のOCRでは不可能であったデータ抽出まで可能となりました。

ここまでAI-OCRの基本的な仕組みやメリットをご紹介しました。この記事でお伝えした内容をさらに深掘りし、PATPOSTの具体的な機能や料金プラン、どのような企業で活用されているのかを1つの入門ガイドにまとめました。AI-OCRの全体像を体系的に理解するために、ぜひご活用ください。

【関連資料】PATPOSTサービス資料 ↗️

AI-OCRを搭載したPATPOSTの導入事例

ここからは、AI-OCR搭載文書管理サービスであるPATPOSTの導入事例を紹介します。導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

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AI-OCRにより帳票管理を効率化した例

KVI税理士法人では、従来受け取った帳票を電子取引データも含めてすべて紙で保存していました。しかし、電帳法への対応をきっかけにシステムの導入も検討しはじめたといいます。

そこで検索機能が備わっているシステム、PATPOSTの導入を決定。安心してデータを保管できることもメリットだったといいます。

導入後は、紙帳票をスキャナ保存とすることで電子帳票と一元管理できるようになりました 。さらに、全文検索機能で書類を探す手間がなくなったことで、作業の効率化を実現しています。

【関連事例】KVI税理士法人様「帳票を紙保存から電子保存への切り替え。PATPOST一元管理で書類検索や管理が楽になった」 ↗️

AI-OCRの導入で必要な情報を素早く検索できるようになった例

株式会社ハートコンピューターでは、紙の領収書や請求書が多く、会社ごとにファイリングして紙面上の数値をパソコンに打ち込む、といった紙文化の作業環境の中、電子取引データ保存への対応は手探りの状態でした。

そこでさまざまな電帳法対応ツールを検討し、AI-OCR機能付きの文書管理サービスであるPATPOSTの導入を決定。紙保存と比べ、電子データを格納する分の業務時間は増えたものの、必要な情報を検索で素早く探せるようになったことで、業務効率が向上。帳簿類を検索しやすい状態で保存しておくことで、税務監査にもスムーズに対応できるのではないかと期待を寄せています。

【関連事例】株式会社ハートコンピューター様「操作方法がわかりやすく、すぐに活用できた」 ↗️

本記事で紹介した導入事例は、数多くいただいたお客様の声のほんの一部です。PATPOSTを導入された企業の成果事例は、以下のページからご確認いただけます。業界や事業規模別に一覧でまとめておりますので、きっと貴社のご状況に合った事例が見つかります。ぜひご参考にしてみてください。

【導入事例】PATPOSTの導入効果を、企業の成功事例でパッと確認～「請求書処理の効率化」「ペーパーレス化の推進」など、貴社のお悩みに近い事例を業界・業種別にご覧いただけます～ ↗️

AI-OCRを導入するまでのステップ（PATPOSTの場合）

AI-OCRについて、PATPOSTを例に導入までのステップを解説します。

①社内で課題を整理し、関係者間で導入を検討する

はじめに「どんな課題があり、誰がどの場面で使うのか」「どのフローで活用できそうか」などを洗い出し、関係部門と認識をそろえましょう。

例えば「経理部門でファイル名付けや格納ルールが属人化しており、検索や共有に時間がかかっている」「総務部門で申請書や稟議書がPDFで届き、仕分けや管理に手間がかかっている」など、具体的に業務課題をリストアップすることで、導入の判断がしやすくなります。

②料金プラン・機能を確認する

課題整理と社内合意のめどが立ったら、利用可能なプランと機能内容を確認します。PATPOSTの法人向け料金プランは、以下の様に設定されています。

PATPOSTの法人プランは契約後、1カ月間無料で利用することができます。また無料期間内であればいつでも解約申し込みが可能です。

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③プランを選択し申し込む

利用するプランを選定したら、PATPOSTの公式サイト上で申し込み手続きを行います。「このプランで申し込む」ボタンをクリックし、必要事項を入力してください。

申し込みの際に入力が必要な項目は次の通りです。

　　● メールアドレス

　　● 利用するパスワード

　　● 担当者の氏名

　　● 電話番号

　　● 法人または個人事業主の種別

　　● 住所

　　● 法人名

　　● 契約ID数

　　● 支払い方法

なお、100名以上でのご利用の場合は料金や機能のカスタマイズのご相談も承っておりますので、是非お問い合わせください。

④本登録手続きを行う

申し込みが完了すると、登録したメールアドレス宛に本登録用の確認コードが送信されます。確認コードを24時間以内に入力することで正式な本登録が完了し、PATPOSTにログインできるようになります。

もし期限内に確認コードを入力しなかった場合は、登録手続きを最初からやり直す必要があるため、忘れずに対応しましょう。社内で複数人が導入作業を担当している場合は、登録完了後にチーム全体に共有しておくと初期設定作業もスムーズに進みます。

登録後すぐにサービスを利用開始できるため、早めに設定・運用準備に着手するのがおすすめです。

⑤社内設定を行い利用を始める

本登録が完了したら、以下の運用準備を進めましょう。

また、無料期間中*1は、実際の業務フローにどのように組み込めるかを検証する貴重な時間です。次のような視点でチェックしてみましょう。

　　● どのタイミングで書類をアップロードするとスムーズか

　　● 二重アップロードが起きないようにどうルールを整備するか

　　● 取引先へのキャビネット共有*6はどのタイミングでどのように行うか

さらに、機能の使用感や読み取り精度、業務効率化の度合いなどもチェックし、正式導入の可否を判断します。検証結果をもとに、正式導入に向けた運用設計や必要なID数の調整などを行いましょう。PATPOSTはID追加や運用拡大にも柔軟に対応できるため、スモールスタートから段階的に展開していく方法も有効です。

まとめ

OCR技術は、紙書類をデジタルデータ化し業務効率化やヒューマンエラー削減に大きく貢献します。さらに、AIを活用することで、手書きの書類や非定型帳票、多言語の書類など、これまでのOCRでは対応が難しかった書類も読み取れるようになりました。

PATPOSTは、書類の自動判別や文脈を理解したうえでの必要な項目抽出など、生成AIの技術を活かした機能を搭載しています。プログラミングの知識は不要で、直感的に利用できる点も魅力です。

業務改善を検討されている方は、ぜひ一度、PATPOSTの導入をご検討ください。

*1 1社あたり基本料金月額6,400円（税抜）。基本料金で5ID利用可。6ID以降は1IDあたり月額1,280円（税抜）となります。契約期間は1年。期間中の解約不可。契約終了日の30日前までに解約通知がない場合、自動更新。初年度の1カ月は無料で利用および解約が可能ですが、無料期間経過後は11カ月分のご請求が発生します。
*2 1IDあたり年間12,000カウント付与されます。カウント数の上限を超えてアップロードなどをする場合には、契約IDを増やしていただく必要があります。処理カウントについては、よくあるご質問「処理カウントは何を基準に加算されますか」をご確認ください。複数ファイルを一度にアップロードする場合の上限容量は合計5GBとなります。1ファイルあたりのファイルの容量は最大50MB程度となります。
*3 AI-OCRの処理対象は1,000ページ目までが対象になります。1,001ページ目以降が読み取り・検索対象外となります。
*4 項目抽出は1枚目のみとなります。
*5 最大読み取りページ数は30ページです。1回あたりの処理ファイル上限は100ファイルです。
*6 取引先がPATPOSTを利用しているか、取引先に自社で契約したIDを付与する必要があります。なお、共有先企業にIDを付与するために自社の契約ID数を増やす場合は、別途１IDあたり年額15,360円（税抜）の負担が生じます。
*7 契約期間は1年です。契約期間中の解約・ID数減少はできません。契約終了日の30日前までに解約通知がない場合、契約が自動更新されます。