DX推進の第一歩として紙書類のデータ化によるペーパーレスの推進 や業務の効率化が求められるなか、AI技術を活用したOCRの注目度が高まっています。

本記事では、AI-OCRの基本的な仕組みや導入による具体的な効果、業種別の活用シーンを紹介。さらに、実際に業務改善を実現した企業の事例も紹介します。

「紙の管理に限界を感じている」「ペーパーレス化の進め方が分からない」 といった企業の方はぜひご一読ください。

そもそもAI-OCRとは？

AI-OCRとは、AIの技術を取り入れたOCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）のことです。

従来のOCRは、デジタルフォントのように整った文字であれば比較的高い精度で読み取りができましたが、手書き文字やレイアウトが非定型な書類、かすれや傾いた文字などの精度は低い傾向にありました。

一方でAI-OCRは、AIのディープラーニング により文字のクセや、文書のレイアウトのパターンを学習・分析できるようになったため、認識精度が大幅に向上しました。これまで手作業でのデータ入力が必要だった書類も、AI-OCRで読み取ることで自動的に情報を取得できるように技術が進化しています。

AI-OCRには「非定型帳票や手書き書類の読み取りができる」「文書のデータ化にかかる時間を短縮できる」「情報の検索や活用がしやすくなる」などのメリットがあることから、業務効率化を支える技術として、幅広い業界で活用が進んでいます。

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AI-OCRがDXに貢献する理由とは？

DXとは、デジタル技術を活用してビジネスモデルを根本から変革し、新たな価値を生み出すことです。AI-OCRは、帳簿や契約書のペーパーレス化、手作業の削減、情報の一元管理といった形で業務の効率化に貢献するため、創造的・戦略的な業務に時間を再配分させることができます。ここでは、AI-OCRが具体的にどのような業務改善につながるのか解説します。

帳簿や契約書のペーパーレス化 を推進できる

AI-OCRを活用すると、紙やPDFの書面内容を自動的にテキストデータとして取り出せるようになり、ペーパーレス化が推進できるようになります。

データ化によりをクラウドや社内システム上で管理・共有ができるようになるため、紙媒体の運用でかかっていたコスト（保管・印刷・郵送など）を削減することもできます。さらに必要な情報をすぐに検索・抽出できる環境が整い、情報確認の時間が短くなるため、業務全体のスピードアップも期待できるでしょう。

AI-OCRによるペーパーレス化は、企業のDX化 を進めるための第一歩といえます。

手作業を減らすことで業務効率化につながる

従来、手書きの文字や非定型な書類のデータは人の手で入力しなければなりませんでした。しかし、AI-OCRは読み取り精度が高いため、データ化までの工数を大きく削減できるようになります。

特に、経理や法務など大量の書類を扱う業務の作業負荷が減ることで、人的リソースをより付加価値の高い業務に振り向けられるようになる点もメリットといえるでしょう。

また、精度の高いAI−OCRはヒューマンエラーの発生リスクも下げることができます。記載内容の読み間違いや転記ミスを避けられるため、データの正確性が確保され、業務の信頼性向上にも役立つでしょう。

社内情報が一元管理され、アクセスが容易になる

AI-OCRを利用すると紙書類のデータ化も容易なため、情報の一元管理がしやすくなります。クラウドストレージなどと併用することで情報の検索・活用がスムーズになり、目的の書類にアクセスする時間を短縮できるだけでなく、属人性の解消にも繋がります。

また、業務の透明性が高まるのも嬉しいポイントです。バージョン管理や履歴追跡も容易になり、セキュリティ面の向上にも貢献します。

また工数がかかる格納作業も、ストレージを有しているAI−OCRシステムを使えばアップロードのみで作業が完了します。情報集約と工数削減を同時に行えるため、業務のスピードアップに役立つツールだといえるでしょう。

AI-OCR導入で高い効果が期待できる業務・状況の例

AI-OCRは、さまざまな場面で活用できるツールです。ここでは、AI-OCRを導入することで特に高い効果が期待できる業務や状況の例を紹介します。

製造業の場合

製造業では、発注書や納品書、品質検査記録、作業日報など、日常的に多くの紙書類が使用されています。特に中小規模の工場では、FAXで届いた注文書や、手書きの検査記録を事務担当者が1件ずつ確認し、基幹システムへ転記する作業を行っているケースも少なくありません。手作業による業務は属人化しやすく、入力ミスや確認漏れによるトラブルの原因にもなりがちです。

しかし、AI-OCRを導入すると書類の内容が自動でデータ化されるため、入力作業の手間と時間を大幅に削減できます。作業日報や検査記録の自動読み取りも可能になり、正確性と再現性のある記録管理ができるでしょう。

また、証票となる書類の読み取り処理日時や作業者、読み取り結果の修正などが記録として残る製品を使用することで、品質保証やトレーサビリティの強化にもつながるため、全社的な業務改善とDX推進の土台づくりとして有効です。

物流業の場合

物流業界では、出荷伝票や配送報告書、入出庫記録などを紙で運用している企業が少なくありません。例えば、現場では荷札を1枚ずつ確認しながら配達完了報告を手書きで作成したり、倉庫内では紙の棚卸表をもとに在庫確認を行っていたりと、業務の随所にアナログ作業が残っています。集めた情報は、後日事務スタッフがシステムへ手入力するケースも多く、非効率なだけでなくミスの原因にもなりがちです。

AI-OCRを導入すれば、手書きの伝票や報告書も自動でデータ化 できるため、情報の入力作業を大幅に効率化できます。用紙のレイアウトがバラバラでも適切な項目にデータを振り分けられるため、事務処理のスピードが向上し、人的ミスの削減にも繋がります。

また、データ化された情報を社内システムと連携できれば、ドライバー・事務・倉庫担当といった部門をまたぐ情報の共有がスムーズになる点もメリットといえるでしょう。

不動産業の場合

不動産業では、賃貸借契約書や入居申込書、重要事項説明書、管理委託契約など多くの紙書類を取り扱っています 。とくに賃貸・仲介物件の申し込み手続きや、物件情報の管理業務に関する書類は手書きが一般的で 、多くの場合は店舗スタッフが書類の内容を社内システムへ手作業で入力しています。また物件広告や入居希望者向けの説明に必要な物件概要情報は項目数が多いだけでなく、情報元となる書類の種類やフォーマットがバラバラなため 、確認・管理に時間がかかってしまうケースも少なくありません。

そこでAI−OCRを活用することでスタッフが入力にかけていた時間を削減できるほか、誤入力のリスクも軽減され、確認作業の負担も大きく緩和されます。

さらに、AI-OCRで読み取ってデータ化した情報は 、顧客管理システムと連携させることで顧客情報・契約内容・物件情報の一元管理が可能です。支店間の情報共有や更新手続きの迅速化につながるため、業務全体の生産性向上も期待できます。

保険業の場合

保険業界では、申込書・保険証券・請求書・事故報告書・調査報告書など、多くの紙書類を取り扱います。特に変更関連の申請手続きを紙ベースで進めることが多く、顧客が手書きした申込書の内容を本社に送付し、事務担当がシステムに手入力するという運用が依然として残っています。 書類に不備があればやり取りが二度手間になり、顧客対応の遅れや内部負担の増加を招いています。

AI-OCRは保険契約の申込書や事故報告書など、形式の異なる帳票にも柔軟に対応可能です。さらに、点検機能を持つシステムと組み合わせれば事前チェックの精度も高まり、事務処理や顧客対応のスピードも大きく向上します 。

またデータは顧客管理システムや営業支援ツールにも連携できるため、過去の契約履歴や請求状況の参照も容易となり、支店・本部間でのデータ共有もスムーズになります。保険業におけるAI-OCRの活用は、業務効率の改善だけでなく、顧客満足度の向上や内部統制の強化にもつながります。

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AI-OCRを活用した業務改善・DXへの取り組み事例

ここでは、AI-OCRを活用した業務改善・DXへの取り組み事例を紹介します。ぜひ、参考にしてください。

帳票の電子化と検索性向上を両立した事例

株式会社さくら樹脂では、長年紙帳票での運用が続いており、増え続ける書類の保管場所の確保が大きな課題となっていました。また、必要な帳票を過去のファイルから探す作業にも多くの時間と手間がかかっており、業務効率の低下が懸念されていたそうです。

AI-OCR搭載の文書管理サービス であるPATPOSTを導入したことで紙帳票の電子保存が可能となり、物理的な保管スペースの問題を解消しました。また、帳票は自動で分類されるため、仕分け作業が不要に。さらに、記載内容をもとにした全文検索機能を活用することで必要な帳票を素早く見つけられるようになり、帳票管理の手間と時間を大幅に削減できたといいます。

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シンプル操作で電子データ管理が定着した事例

株式会社アポロウエーブでは、帳票の多くが紙で運用されており、電子データは一部に限られていました。改正電子帳簿保存法 （以下、電帳法）への対応を検討していたものの、社内でExcelによる手作業管理に頼る形で全社的に安定運用できるか不安を抱えていたといいます。

そこで、税理士事務所の紹介でAI-OCR搭載の文書管理サービス、 PATPOSTを導入します。必要最低限の機能に絞られたシンプルな構成と直感的な操作性により、届いた電子データの保管・分類作業がスムーズに行えるようになり、社内全体で電子文書運用が定着したそうです。今後はキャビネット共有機能を活用し、機密性の高い書類の安全な共有も検討しています。

【関連事例】株式会社アポロウエーブ様「シンプルな機能に簡単な操作。データ保管とファイル管理がしやすくなった」↗️

現場に定着させるためには、多機能さよりも「誰でも使えるシンプルさ」が鍵となります。操作性や使いやすさを重視して製品を選びたい方は、こちらの比較記事が参考になります。

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属人性の是正に取り組みながら、ペーパーレス化を加速した事例

石渡電気株式会社では、電帳法対応に向けてシステム導入と文書管理の見直しを進める中で、文書の種類や管理方法が統一されておらず、業務が属人化しているという課題が浮き彫りになりました。全体を把握しづらく、文書管理規程の策定にも支障が出るなど、運用面で複数の課題を抱えていたといいます。

そこで、リーズナブルかつ機能や利用方法が明確だったAI-OCR搭載の文書管理サービス「PATPOST」を導入。シンプルな操作性と見やすい画面により、全社へのスムーズな展開を実現できました。また紙文書のスキャナ保存 も進み、ペーパーレス化が加速しました。高い検索性と多様な電子データの保存に対応したPATPOSTで、文書の効率的な一元管理が可能になると期待を寄せています。

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まとめ

AI-OCRは、手作業による入力業務の削減やペーパーレス化、情報の一元管理など、多くの業務課題を解決する手段として注目されています。

PATPOSTは誰でも使いやすい設計と、必要な機能に絞ったシンプルさが特長のAI-OCR搭載文書管理サービスです。書類のアップロードだけで、AI-OCRが 内容をデータ化 し、書類種別の自動分類や日付・金額などの抽出まで自動で行います。キーワードによる全文検索や、共有・閲覧制限といった機能も充実しており、社内外のスムーズな情報共有 が可能*です。

PATPOSTなら月額6,400円（税抜）〜の低コストで、高度なAI-OCR機能をすぐにご利用いただけます。まずは1ヶ月の無料トライアルで、紙書類が瞬時にデータ化される利便性を体感してください。

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「紙書類の管理に限界を感じている」「電帳法に対応しなければならない 」「業務の属人化や情報分散に課題がある」といったお悩みがあれば、ぜひご検討ください。

*取引先がPATPOSTを利用しているか、取引先に自社で契約したIDを付与する必要があります。