これまで紙帳票のやり取りをメインとしていたため、年々増加していく紙帳票をどのように社内保管していくべきか、場所の確保に課題を感じていました。また、大量の紙帳票の中から必要な帳票を探し出す際の、時間と手間を要する非効率な点も改善できないか考えていました。

2023年10月に開始のインボイス制度、2024年1月に全事業者に義務化された改正電子帳簿保存法（改正電帳法）の話を耳にした時から会計士と相談を進め、ツール選定から導入までに要する時間、導入後の運用フローの調整に掛かる時間を考え、インボイス制度が開始する前の早いタイミングで導入を決めました。複数社比較検討をしましたが、その中でもPATPOSTはシンプルな機能に絞ってあることで使いやすく、また低価格で社内へ導入しやすい点が、PATPOSTを選ぶ決め手となりました。

これまでは、紙帳票を保管する場所の確保を課題としておりましたが、PATPOSTへ電子保存することで保管場所確保の必要がなくなりました。また、PATPOSTはAI-OCR*機能により書類の自動分類までされるので、仕分け整理をする手間が省かれています。
さらにAI-OCR*の効果として、帳票の記載内容から直接キーワード検索をかけることができるため、帳票を探す際の時間短縮にも繋がっています。

*活字や手書き文字などを画像データとして取り込み、編集可能なテキストデータに変換するOCR(Optical Character Recognition)に、AIを融合させた技術のこと。機械学習による文字認識率の向上や、書類フォーマットの設計をせずに項目を抽出することが可能。