情報通信機器やケーブリング製品に特化した商材の販売、ネットワークの設計など、営業・技術・物流を通して、約1,000社の販売店をサポートする専門商社である石渡電気株式会社。明治15(1882)年に東京・京橋で創業して以来、『販売店様とメーカーの架け橋』として、より良いコミュニケーションを実現する情報通信機器・サービスの普及に努められています。近年、情報通信の重要性が高まり、顧客ニーズの多様化・高度化が進む中、これまで培ってきた提案力と技術力を更に磨きをかけることで、販売店とメーカーの事業、ひいては情報通信業界の発展に役立つことに貢献しようと取り組まれております。

今回は、高精度AI-OCR搭載の文書管理サービスPATPOSTをご利用いただいている、石渡電気株式会社経理部の中村さまに、導入の背景や使用感、PATPOSTを活用した組織全体のデジタル化への取り組みについてお話を伺いました。

石渡電気株式会社 経理部 中村さま

PATPOSTの導入決定：コスト面とわかりやすさが決め手に

中村さま「電帳法対応に向けたシステム導入に際し、まず社内の文書管理状況を整理したところ、取り扱う文書の種類が明確でなく、業務フローが統一されていないという課題が浮き彫りになりました。文書の管理方法が社員ごとに異なり、業務が属人化していたことに加えて、文書の廃棄も各自が独自の判断で行っていたため、情報を把握しづらい状態でした。このような状況から、文書管理規定の策定も進められませんでした。

システム導入の検討自体は、電帳法改正前から余裕をもって進めていましたが、電帳法やシステムの詳細には不明点が多く、検討がなかなか進まない状況が続いていました。そのような中で、検討作業が動き出したのは、2024年1月からの改正電帳法完全義務化を控えた2023年夏頃からでした。なんとか3社まで候補を絞り比較検討を進めていましたが、これらのシステムは価格が非常に高額で、社内から導入に対する懸念の声が上がっていました。

ちょうどそのタイミングで、オリックスからPATPOSTを紹介いただきました。説明資料は非常に分かりやすく、料金体系や機能、利用方法が整理されており、どの業務にどのように使えばよいかを理解するのが容易でした。このわかりやすさが、導入判断をスムーズに進める大きなポイントになりました。

また、他社のシステムと比較して、PATPOSTが非常にリーズナブルな価格で提供されていたことも驚きでした。コスト面での優位性が大きな決め手となり、さらに1ヵ月の無料期間があることも後押しとなって、導入を決定しました。」

運用フローの整備とシンプルな仕様で円滑な導入を実現

「PATPOSTはやるべきことがシンプルで、誰にでも使いやすいシステムだと思いますね。」

中村さま「まずは各部署から2名ずつ、計16名の方にシステムの操作性や作業効率の向上を体感してもらいました。文書の整理と属人化していた業務フローの明確化が求められていた弊社にとって、システムをいかにシンプルでわかりやすくするかが重要でした。そのため、シンプルな画面と簡単な操作性は社員にとって大きな魅力となり、「やるべきことがシンプルで、誰にとっても使いやすい」という点が、システム導入を進めるうえでの決め手となりました。

全社での運用を開始するタイミングで、経理部では文書保管のための運用フローを整備し、社員がシステムに慣れるためのサポートを行いました。運用フローを作成する際には、オリックスの営業担当の方が社員にとって分かりやすいフロー作りをサポートしてくださり、大変助かりました。シンプルな仕様で複雑な機能が省かれているため、運用開始後も大きなトラブルはなく、現在では各部署が改善を繰り返しながら、PATPOSTに文書を保存し運用を進めています。

例えば購買部では、インターネットFAXで受け取った帳票をPATPOSTに保管する運用フローを構築し、初月から3,000件以上の帳票を保存することができました。また、受領した紙文書の電子データ化およびPATPOSTへの保存も進めており、社内でいち早くペーパーレス化を進めています。」

全社員へのID付与で進める組織のデジタル化

中村さま「当初、PATPOSTの導入は50IDで運用する予定でしたが、組織全体のデジタル化を推進するためには、一部社員だけでなく全社員が運用し、会社全体の文書を電子データ化することが重要だと判断し、運用ID数を全社員分の80IDに拡大しました。全社員がPATPOSTにアクセスできる環境を整えることで、組織全体のデジタル化が着実に進むと考えています。

今後は、紙で受領した文書を電子データ化し、PATPOSTで一元管理する運用も視野に入れています。当然、電子データ化を急速に進めることで社員の負担が増える恐れもあるため、慎重に進める予定です。社員がPATPOSTに触れる機会を増やしながら、徐々に電子データ化に慣れてもらうことで、デジタル化への心理的な抵抗を軽減できることが理想です。

現時点では電子取引データ保存の完全義務化から日が浅く、PATPOSTの活用が十分に進んでいるとは言えません。

しかし、検索性が高く、さまざまな電子データを簡単に保存できるPATPOSTに保存場所を統一することで、効率的な一元管理が可能になると考えています。

電帳法対応だけで見ると業務負担は増加していますが、ペーパーレス化や電子データ化は世の中の動きに対応するためには避けては通れない必要な取り組みであると認識しています。社員の負担をできるだけ軽減するために、PATPOSTをうまく活用し、デジタル化を着実に進めていきたいと考えています。」

●取材協力

※ご担当部署・役職はインタビュー当時（2024年10月）のものです。
※PATPOSTの契約条件（利用料金等）は、記事公開日時点の情報です。
　現在とは異なる場合があります。