FAXでの受注や問い合わせが多い現場では、情報を紙で受け取り手作業でシステムに入力する作業が日常的に発生しています。その業務を効率化するための手段として注目されているのが、AI-OCRの活用です。

この記事では、AI-OCRによってFAXを受信した後の受発注・申請などの業務を効率化するための基本フローから導入効果、読み取り精度を高める工夫を解説します。
FAX業務を効率化したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

FAX受信で発生する業務とその課題

FAXはいまだ多くの業種で、受注や問い合わせの処理に活用されています。しかし、FAX業務では紙文書に記載された情報を手入力でシステムに移すケースが多く、時間と労力がかかる傾向にあります。

例えば、発注書作成を急ぐ場面では、文書の記載内容や位置の違いを人が判断しながらシステムに入力しなければなりません。OCRを導入していたとしても、帳票が非定型であることから、取引先毎に異なるフォーマットの帳票設定から、必要な項目の選定、システム入力に必要な単位や表記の変換までも、人為的に行う必要があります。 仮にこれらの作業を短納期で行う必要がある場合、精度とスピードの両立がより求められるため、従業員にとって大きな負担となります。

また、手書き箇所のある帳票をFAXで受信し、そこから情報を抜き出してシステムへ入力する必要がある場合や、項目の記載欄が指定されておらず、同一帳票であっても記載場所が統一されていない場合もあります。これらのケースにおいては、入力精度を維持しながら表記ゆれの統一（「2025年」「R7年」「令和07年」など）を行う必要があります。しかし、入力精度は帳票数が増えるほど下がり、一方で表記ゆれの統一にかかる時間は帳票数が増えるほど増大します。

FAX受信で発生する業務をAI-OCRによって改善する方法

こうした課題を解決するのが、表記統一や非定型帳票に対応しているPATPOSTのようなサービスです。手書き文字や非定型帳票にも対応できるAI-OCRの技術によってテキストデータとして情報を管理でき、データ入力業務の効率化につながります。

では、実際にFAX業務をAI-OCRで効率化すると、普段の業務はどのような流れになるのでしょうか。本項ではFAX業務をAI-OCRで効率化した時の基本的な作業手順がどう変わるのかを紹介します。

1.受信したFAXをデータ化する

AI-OCRでデータを処理するためにはまず、FAX文書をPDFや画像ファイル（TIFF、JPEGなど）に変換してからAI-OCRシステムにアップロードする必要があります。そのため、紙でFAXを受信している場合には、スキャナ保存を行いましょう。またスキャナーだけでなく、スマートフォン等で撮影する方法もあります。
また、クラウドFAXや複合機の自動保存機能を使えば、FAXの受信と同時に自動的に画像データとして保存できます。紙に出力することなく準備を整えられるため、より効率的に業務をすすめられるでしょう。
効率化するためのポイントとしては、FAXの受信データを保存する際、AI-OCRツールに直接読み込ませやすい状態とすることです。FAXの受信データを画像データにするまで、極力人の手を介在しない状態を作れるとその分負担が削減できます。

2.AI-OCRで文字情報を読み取る

保存された紙帳票の画像データをAI-OCRにアップロードし読み取り操作を行うことで、帳票に記載された文字情報を自動で認識し、テキストデータに変換することができます。

AI-OCRは従来のOCRと違い、取引先ごとにフォーマットが異なる非定型帳票や手書き文字、レイアウトのズレ・かすれにも対応できるのが特長です。そのため、種類の違う多数の帳票も簡単にテキストデータ化することができます。
ポイントとしては、入力作業量を低減するという目的のため、「連携が必要な業務システムや作業ファイルに取り込みやすいAI-OCRを使う」ことがあります。そのため、操作性や拡張性の良いAI-OCRを選定するようにしましょう。

3.読み取ったデータを出力・整形する

読み取ったデータは、後続の業務で活用できるよう整形処理を行う必要があります。製品によってはCSV形式での出力に対応しており、業務システムや基幹システムへのインポートデータの叩き台として利用することが可能です。

またAI-OCRを搭載した文書管理サービス「PATPOST」では、認識した文字情報を単なるテキストとして出力するのではなく、品番・数量・単価などの指定項目ごとに抽出でき、さらに日付表記における和暦・西暦のような表記ゆれの統一なども行うことができます。後続システムへインポートする前処理が自動化されるため、データ活用に至るまでの過程を効率化できます。

【関連情報】PATPOSTの機能紹介 ↗️

ポイントとして、受信したFAX帳票への追記やFAX返信が必要な場合は、読み取ったテキストデータを連携した先のシステム上でデータとして追加・返信を行う設計にすることです。 それが難しい場合は、受信した帳票への追記返信後の紙やファイルを再度テキストデータ化し、受信データと突合可能な状態にしてファイル管理できるのが望ましいです。

4.業務システムに連携して処理する

必要に応じて、AI-OCRで読み取ったデータは業務システムと連携させることも可能です。AI-OCRで読み取ったデータをシステムに取り込むことで、入力の手間を削減しながら検索・集計・分析といったデータの活用ができるようになります。

さらに、API連携が可能なAI-OCRシステムを利用したり、RPAで後工程の業務システムへデータを流し込めるように設計したりすると手作業でデータを入力する必要がないため、例えば注文処理や在庫引き当て、請求書作成などの後継業務を自動化でき、FAX業務にかかる時間を削減できます。

AI-OCRがFAXを使った業務にもたらす効果

AI-OCRを活用すると、業務はどのように変わるのでしょうか。ここでは、AI-OCRがFAX業務にもたらす効果を紹介します。

データ入力作業が削減される

FAXを使った業務では文書を目視で確認しながら、手作業でシステムに入力する必要があります。しかしAIｰOCRを活用するとデータの入力・確認作業の多くを削減でき、従業員の業務負担も軽減できる可能性があります 。

特に効果を発揮するのは、受注処理や申込受付などさまざまな業務の起点となる大量の帳票が、日々FAXで届くケースです。

例えば、あるマンション管理会社では、フォーマットが異なる協力会社からの見積もりを元にクライアントへの見積もり作成を行うため、販売管理システムへのデータ入力が年間7万帳票に上り、その入力作業に内部人員の400名が携わっているという状態でした。

しかしAI-OCRを活用すると 、手書き文字も柔軟かつ高精度で認識できるようになり、データ入力作業を減らすことができます。
さらに、生成AIを活用したPATPOSTを使うと、入力作業と表記ゆれの統一が自動化されるため、よりスムーズにデータを後工程に引き渡すことができます。

例えば、PATPOSTには「指定項目抽出AI」という独自の機能があります。この機能では、抽出したい項目とその順序を設定しておくことで、非定型帳票からでも項目順序を揃えた状態でのデータ化が可能です。FAXで送られてきた協力会社の見積書をもとに顧客向けの見積書を作成し提出する場合でも、項目が揃った状態でデータ化されていれば確認・転記といった作業の手間を減らすことができるため、対応のスピードを大きく高められます。

人為的作業の代替による時間短縮や業務品質の改善

人間が作業を行う場合、労働時間や体調などさまざまな条件により処理速度や正確性にムラが生じます。しかし、AI-OCRを活用すると一貫した品質での処理が可能になります。
加えて、人の手による入力作業に代わって、AI-OCRがデータの抽出を行うことで、作業者がこれまで入力作業に割いていた時間が浮きます。
結果として、AI-OCRによってデータ抽出の品質を担保しつつ、作業者においてこれまでは持ちえなかった時間を手に入れることができることになります。

さらに、生成AIを活用したPATPOSTの場合、データの抽出に加えて、法規制などのルールに応じた任意の項目の指定抽出が可能です。
例えば、ある自動車販売会社では13の営業拠点から月に1万5,000枚の納品・請求書が転送されるため、仕訳・リネーム・入力作業に手間がかかっていました。さらに、下請法上60日以内に支払いの必要があるため、対象企業の有無を確認するとともに対象である場合は支払日の確認も必要でした。

この企業では、PATPOST導入により、指定項目抽出AIで抽出したCSVデータを販売管理システムにインポートできるようになりました。 検索機能を活用することで簡単に内容の一致を確認可能なことに加え、CSV出力結果をみて下請け法対象項目の確認もできます。

AI-OCRを利用した場合でも入力を完全に自動化できるわけではなく、目視確認は必要です。しかし、従来人為的作業だったデータ抽出の主体をAI-OCRに代替することで、データ抽出における一定の品質を担保しつつ、作業者の時間を浮かすことに繋がります。結果として、組織全体で見た時の業務生産性の改善に寄与すると考えられます。

業務の属人化を回避しやすくなる

データ入力を手作業で行っていると「ファイル名の入力規則は〇〇さんしかわからない」「どのフォルダに何の文書 が格納されているか不明」など、業務の属人化が発生しやすくなります。ベテラン担当者が経験と勘で処理スピードを維持していても、担当者が入れ替わったり帳票が増えたりした場合はキャッチアップや処理に時間がかかり、業務が停滞する要因にもなります。

しかし、AI-OCRで帳票をテキスト化すれば検索性が向上するため、より多くの従業員が処理・確認できるようになります。また、PATPOSTは「書類種別」「取引日」「取引先」「取引金額」などの項目の自動登録が可能なため、属人化しやすいファイル名や索引簿の入力作業も省くことができます。 担当者の急な不在や業務停滞リスクが軽減され、属人化を避けられる点もメリットです。

また、多くの帳票を処理する場合、テキストデータ化するまでに時間がかかり、情報共有にタイムラグが発生することもあります。しかし、AI-OCRを活用すれば情報共有が迅速になり、業務上で連携する拠点・部門でも同じ情報にアクセスできる環境が整うため、属人化を解消する一助になります。

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AI-OCRの導入効果を最大化する、FAX受信後の業務を改善するために受信前にできる3つの工夫

AI-OCRは、手書き帳票でも精度高く読み取りが可能です。ただし、その効果を最大限に引き出すには、いくつかの工夫があります。FAXの画質や業務フローの特性上、自動化が難しい場合でも、これから紹介する工夫を取り入れることで、確認や修正にかかる手間を削減し、業務全体の生産性をさらに向上させることが可能です。

ここでは、取引先に負担をかけず、自社（受信側）で完結できる実践的な3つの工夫を解説します。

* 精度は当社調べとなります（オリックスグループで取り扱う電子文書の、PATPOSTを用いた検証の結果）

受信したFAXは「高解像度」で画像データ化することを徹底する

AI-OCRの読み取り精度は、元となる画像データの解像度に左右されます。特にFAXは、通信環境によって文字がかすれたり、線が潰れたりしやすいため、データ化の最初のステップが非常に重要です。
具体的には、下記に留意しましょう。

複合機の受信設定を見直す

現在お使いの複合機に、受信したFAXを紙で出力せず、直接PDFやTIFF形式で共有フォルダやメールに転送する機能がないか確認しましょう。その際、解像度を「300dpi」以上に設定するのが理想です。高解像度にすることで、AI-OCRが文字の細部を正確に捉えやすくなります。

クラウドFAXを活用する

クラウドFAXサービスを利用すると、FAXを初めから高画質なデジタルデータとして受信できます。物理的な紙を介さないため、インク汚れや紙詰まりによる品質劣化の心配もありません。

ポイント:スキャナを新たに購入したり購入しなおす必要は必ずしも無い

高価なスキャナを新たに導入せずとも、既存の複合機の設定変更や、比較的安価なクラウドサービスの活用で、AI-OCRが最も認識しやすい「高画質な画像データ」を安定的に準備できます。

「印刷しない」業務フローでペーパーレスを推進する

大量のFAXを都度印刷していると、コストがかさむだけでなく、紛失のリスクや保管場所の確保といった多くの課題が伴います。AI-OCRの導入を機に、受信から後続処理までを印刷なしで完結させる業務フローへと見直しましょう。
具体的には、下記に留意しましょう。

受信データは紙に印刷せず、直接システムへ

前述の方法でデータ化したFAX画像を、印刷せずに直接「PATPOST」のような文書管理システムにアップロードします。
システム上で確認・処理・保管: 内容の確認、承認、そして後続の販売管理システムや会計システムへのデータ連携まで、すべてPC画面上で行います。これにより、紙の書類を探したり、手入力したりする時間がゼロになります。

ポイント：ペーパーレスには作業時間の削減以外に副次的な効果がある

このフロー変更は、単なるデータ入力の効率化に留まりません。「印刷コストの削減」「物理的な保管スペースの不要化」「検索性の向上による迅速な顧客対応」「テレワークへの対応」など、多様な経営改善効果をもたらします。

複雑な業務こそ「高機能なAI-OCR」で解決する

「手書きでの追記や押印をしてFAXで返信する必要がある」など、業務の特性上どうしても紙のやり取りや複雑な確認作業が残るケースもあるでしょう。
そうした状況で無理に業務フローを単純化しようとすると、かえって現場の負担が増大しかねません。
このような場合、「自社の複雑な業務要件に対応できる、より高機能で柔軟なAI-OCRを選ぶ」という視点が重要になります。

製品選定で重視すべき機能

1. 高度な手書き文字認識能力
   クセのある手書き文字や、枠からはみ出した文字でも高精度に読み取れるか。

2. 非定型帳票への対応力
   取引先ごとにレイアウトが異なる注文書や請求書が存在するとしても、AIが自動で必要な項目（会社名、金額、品番など）を見つけ出して抽出できるか。

3. 柔軟なデータ出力機能
   読み取ったデータを、後続システムが要求する形式（特定のCSV形式など）に整形して出力できるか。

ポイント：PATPOSTの「指定項目抽出AI」なら痒い所に手が届く

PATPOSTに搭載されている「指定項目抽出AI」のように、帳票ごとに異なるレイアウトからでも必要な情報を指定し抽出できる機能があれば、複雑な帳票を扱う業務ほど大きな効率化を実感できます。自社の業務を変えるのが難しい場合は、その業務に寄り添うツールを選ぶことが、改善への近道となります。

【関連情報】PATPOSTの「指定項目抽出AI」機能 ↗️

まとめ

FAXを活用した業務は今なお多くの企業で必要とされている一方で、手作業によるデータ入力や検索に時間と労力がかかるのが課題です。

AI-OCRの導入は、この課題を解決する有効な手段ですが、その効果を最大化するには、手書き文字や取引先ごとの多様な帳票に対応できる、自社の業務に合ったツールを選ぶことが欠かせません。

この問題に答え、FAX受信後のデータ化を推進する選択肢が、高精度AI-OCR搭載の文書管理サービス「PATPOST」です。

PATPOSTは、AI-OCRにおける高い文字認識精度に加え、複雑なレイアウトの帳票から必要な項目を指定し抽出できる「指定項目抽出AI」を搭載しており、画一的な処理だけでなく、現場の細かなニーズに応える対応力の高さが特長です。

そのうえで、 PATPOSTへのデータの取り込みや、抽出したデータの出力（CSV形式）が簡単であることから、現在の業務フローを大きく変えることなく導入可能です。つまり、システムに業務を合わせるのではなく、業務にシステムをフィットさせることができます。

最後に、PATPOSTは「始めやすさ」を重視しています。そのため、月額6,400円（税抜）*から利用でき、コストを抑えながら本格的な業務改善をスタートできます。FAX受信後の受発注・申請などの業務において、受信した文書のデータ化に課題があると感じた方は、ぜひPATPOSTの導入をご検討ください。

* 法人プランの場合、1社あたり基本料金月額6,400円（税抜）。基本料金で5ID利用可。6ID以降は1IDあたり月額1,280円（税抜）となります 。契約期間は1年となります。初年度の解約無料期間を除く契約期間中の解約は不可となります。初年度（解約後に再契約した場合の初年度を除きます。）は無料期間終了日の翌日に11カ月分のご請求が発生します。契約終了日の30日前までに通知がない場合、契約が自動更新されます（12ヵ月）