「毎月、請求書の入力に追われて残業ばかり」
「書類のフォーマットがバラバラで確認に時間がかかる」
こうした経理業務に関する悩みを解決する手段のひとつが「OCR」です。

この記事では、OCRの基本や仕組み、導入によって得られるメリットを解説。さらに、導入時の注意点や失敗しないための選定ポイントについても紹介します。

「請求書処理業務を効率化したいけれど、何から始めればいいかわからない」という方は、ぜひ最後までご覧ください。

OCRとは

OCR（光学文字認識）とは、画像やPDF上の文字をテキストデータに変換する技術のことです。手作業による転記作業を減らせることから、業務効率化の手段として幅広く活用されています。

例えばOCRで請求書を読み取った場合、以下のような情報をテキストデータにすることができます。

• 発行日、請求書番号、取引先名

• 請求金額、消費税、合計金額

• 支払期日、振込先口座情報

• 商品明細（商品名・数量・単価など）

請求書の処理には一般的に「発行された請求書の受領」「画像ファイルで保存」「ファイル名の変更」「システムへのデータ入力」「発注書と請求書の記載内容が一致しているかの確認」などがあります。

特に時間がかかるのが「データ入力」の部分ですが、OCRを使えば請求書の画像データをアップロードするだけで、自動で内容を抽出、テキストデータに変換できるようになります。また、製品によっては、そのデータを後続システムにそのまま流し込むことも可能です。

OCRシステムの機能は製品によって異なりますが、書類の仕分けから保管までを代行できるシステムの場合、作業時間を10分の1程度にまで削減できることもあります。

また、データをストレージに保存したうえで検索機能を使えば、発注書と請求書のデータが一致しているかどうかも簡単に確認することもできます。

請求書処理業務にOCRを導入するメリット

OCRを活用することで、どのようなメリットが得られるでしょうか？
請求書処理業務にOCRを導入するメリットについて、以下で解説します。

入力作業を自動化することで、ミスや工数を減らせる

手入力による転記作業を大幅に削減できることは、OCRを導入する最大のメリットといえます。

特に経理業務の繁忙期である月末月初は、数千件の請求書を手入力で処理しなければならないケースも珍しくありません。例えばもし、手入力に60秒かかる書類を連続で3,000件処理できたとしても、単純計算で50時間にもなります。このような状況下では担当者の残業が増え、ミスも起こりがちです。

しかし、OCRによるデータ化処理を活用すれば、転記作業をシステムに置き換えることも可能になります。

単純作業に割かれていた時間が浮くことで、そのリソースを「より重要で、付加価値の高い業務」へ転換することもできるでしょう。また、転記作業を外注していた場合は内製化に転換することでコスト構造の見直しができる可能性もあります。

特に、毎月多くのデータを手作業で入力している企業や、経理担当者が少人数の企業では効果を実感しやすいでしょう。

請求書処理における従来型OCRとAI-OCRの決定的な違いについては、以下の記事で詳しく解説しています。

【関連記事】AI-OCRと従来のOCRの違いは？導入のメリットや注意点も解説 ↗️

バックオフィス業務を標準化できる

請求書処理業務において、受領請求書の分類や管理・転記作業などの業務設計や手順が担当者の知識や経験、勘などに依存している、いわゆる「属人化」しているケースがあります。属人化していると担当者に業務負荷が集中するだけでなく、人員移動の際には引き継ぎコストが発生しやすくなります。また、作業品質にばらつきが生じることで、混乱が発生するケースもあるでしょう。

請求書処理業務にOCRを導入すると、画像内の文字をシステムが読み込んでデータ化するため、特定の担当者に集中していた負荷を軽減することができます。また一定の精度で情報を抽出できるだけでなく、製品によっては「R7」「令和7年」などの表記ゆれを自動で統一することも可能なため、作業品質のばらつきを抑えられるでしょう。また、引き継ぎや教育のコスト軽減にもつながります。

さらに、キャビネット共有機能*1を備えたPATPOSTのような製品を利用すれば、担当者が不在であっても必要な権限を持つスタッフがすぐに必要なデータにアクセスして処理の引き継ぎをすることが可能です。そのため、特定の人に業務が滞留するリスクが下がり、組織全体で属人化のリスクを一層回避しやすくなります。

請求書特有の課題と併せて、一般的なOCR導入の全体像を把握しておきましょう。

【関連記事】OCR導入のメリット・デメリットとは？コスト削減と業務効率化を実現する活用法を解説 ↗️

 *1取引先とキャビネットを共有する場合には、取引先がPATPOSTを利用しているか、取引先に自社で契約したIDを付与する必要があります。

会計ソフトや経費精算システムとの連携でデータを流し込める製品も

既存の会計ソフトや経費精算システムと連携できる製品であれば、OCRの導入効果はさらに高まります。

例えばPATPOSTでは、複数の帳票から指定項目を抽出し、表形式で集計。後続システムにインポートしやすいCSVデータとして出力することも可能です。また外部API連携機能で基幹システムや各種ツールからPATPOSTへの自動アップロードも可能なため、さらなる請求書処理業務の省力化にも役立ちます。

ワークフローシステムと接続すれば、入力された請求書データがそのまま承認の流れに乗り、担当者から上司、経理へと順番に処理が進みます。誰が承認待ちなのかもシステム上で把握できるため、承認の停滞や処理漏れを防ぎやすくなるでしょう。

このように、OCRは単体で使うよりも他システムとの連携を前提に導入することで、さらなる業務効率化を期待できます。

【関連記事】OCRによる伝票処理で業務効率化！選び方のポイントとは？ ↗️

紙書類の保管にかかるコストを削減できる

OCRを導入して請求書をデータ化すれば、紙のまま保管する必要がなくなります。書庫やキャビネットなどの物理的な保管スペースを削減でき、倉庫賃料やオフィス面積を縮小できるため、固定費の圧縮にもつながります。

さらに、ファイリングする、書庫に移動する、書類を探しに行くといった手間も削減できるでしょう。

また、改正電子帳簿保存法の施行により、国税関係書類はスキャナ保存し、データの状態で保管しておくことが可能となりました。電帳法スキャナ保存ソフトの法的要件認証を受けているPATPOSTのような製品を利用すれば、複雑な法的要件を確認する手間を省きながら、電帳法違反のリスクを回避できます。

紙による書類の保管を減らすことは単なるスペースの節約にとどまらず、業務スピードと効率を高めるためにも効果的です。

電子帳簿保存法の対応についてはこちらもご覧ください。

【関連記事】電帳法対応にはどんな取引でどの書類の保存が必要？かんたんに対応するならPATPOST ↗️

必要な情報にすぐアクセスできる

紙の請求書を保管している場合、ファイリングした中から探し出す必要があります。
分厚いファイルをめくったり、高い位置にあるファイルを取り出すために踏み台を用意したりと、保管された場所がわかっていても取り出すための手間がかかることも珍しくありません。

OCRを使えば書類をデータとしてオンラインストレージに保存できるようになります。さらに、検索機能を備えたシステムを利用すれば、キーワードや日付から書類を探せます。

また、データ化した情報を共有すれば複数の場所で同時に閲覧できるようになるため、他部門との連携も取りやすくなるでしょう。

さらに、PATPOSTのように文書保管やキャビネット共有*2が可能なシステムを利用すれば、権限を設定しつつ安全に情報を管理でき、利便性とセキュリティを両立できます。

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 *2取引先とキャビネットを共有する場合には、取引先がPATPOSTを利用しているか、取引先に自社で契約したIDを付与する必要があります。

請求書処理業務にOCRを導入する際の注意点

OCRは請求書処理を効率化する有力な手段ですが、導入すればすべての課題が解決するわけではありません。読み取り精度や取引先ごとの書式の違い、既存フローとの相性などを考慮しないと、期待した効果が得られないケースもあります。

導入を検討する際に知っておきたい注意点を、以下で解説します。

OCRの精度は100%ではない

OCRは高精度で文字を認識できるよう進化していますが、それでも100%正確というわけではありません。紙の印字がかすれていたり、不鮮明だったりすると、誤認識や読み取り漏れが発生する可能性があります。特に請求書番号や振込先口座といった重要項目でエラーが起きると、後続の処理に影響を及ぼすため注意が必要です。

そのため、OCRを導入しても読み取り結果を目視で確認し、必要に応じて修正するフローを組み込むことが前提となります。確認作業が残ることで完全に入力作業がゼロになるわけではありませんが、それでも全件を手入力するのに比べれば業務時間の短縮が期待できるでしょう。

OCRを正しく理解することで、過度な期待を避けつつ実用的な効果を引き出しやすくなります。

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取り扱う請求書のレイアウトが複数ある場合はAI-OCRが必要なことも

OCRに人工知能を組み合わせた、AI-OCRと呼ばれる製品もあります。

従来のOCRはAI-OCRと比べて安価な傾向にありますが、利用の際には読み取り位置や項目をあらかじめ定義し、設定しておく必要があります。そのため「取引先数が少ない」「自社のフォーマットで発行を依頼している」というように、取り扱う請求書が統一されている場合には有効ですが、多種多様なフォーマットを取り扱う場合には対応しにくい点が課題でした。

一方で、AI-OCRは多種多様なレイアウトの書類でも読み取ることが可能です。そのため取引先が多く、多様な請求書を処理する必要のある企業では、AI-OCRを導入することで実務に即した効率化が期待できます。また、従来のOCRでは読み取りにくかった手書き文字も精度高く読み取れるのも特長です。

請求書処理の実情に合わせて「従来のOCRで足りるのか」「AI-OCRが必要か」を見極めることが、導入効果を左右するポイントだといえるでしょう。

運用フローに合わないと改善効果が限定的になることも

OCRを導入しても、既存の運用フローに合わなければ事前に想定していたほどの効果が得られないことがあります。例えば、OCRで読み取ったデータを会計システムや販売管理システムに取り込む際に形式が合わなければ、毎回手作業で修正や加工が必要となり、効果は限定的です。

そのため、導入検討時には「入力 → 確認 → システム連携」という一連のプロセスを俯瞰し、自社のフローにどう組み込むかを事前に設計する必要があります。

OCR製品の多くはOCR以外の機能もついているため、もし現在の業務のなかで、異なる表記を統一する作業が発生しているのであれば「表記ゆれの統一機能」。システムに連携したい場合は、指定項目の抽出など「データを整形する機能」。ファイル名を変更している場合は「ファイルリネームを不要とする全文検索機能」といったように、各機能も比較しましょう。

また、活用範囲が狭いなら専門特化型の製品、広く活用したい場合は汎用的に使える製品など、適用範囲に合わせて選ぶのもおすすめです。既存の業務フローを大きく変えたくない場合は、汎用的な製品を選ぶとよいでしょう。

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OCRを選定する際のチェックポイント

前述の通り、OCRシステムは製品ごとに対応範囲や機能が異なるため、導入時には「解決したい業務課題に合った製品かどうか」を見極めることが大切です。単に精度が高いだけでは十分ではなく、普段の運用フローに適合するか、既存システムと連携できるか、将来の拡張性があるかといった観点も欠かせません。

請求書処理でOCRを導入する際に確認しておきたい、具体的なポイントを以下で解説します。

普段使っている帳票・画像データに対応しているか

まず自社で扱っている帳票の種類やファイル形式に対応しているかを確認しましょう。請求書はPDFで保存されることが多い書類ですが、TIFFで保存されているケースもあります。自社で保存している形式に対応した製品を選びましょう。

また、取引先から届く請求書のレイアウトが多様な場合には、帳票の定義を個別にしなくて済む非定型帳票対応型のAI-OCR製品がおすすめです。

さらに、海外との取引がある場合は多言語対応の有無も確認しておきましょう。
日常的に扱う帳票の特徴を把握し、それに対応できるOCRシステムを選んでください。

大量のPDFを効率よくデータ化するためのOCRの選び方については、こちらの記事で詳しく解説しています。

【関連記事】大量のPDFを一括でテキストデータ化！効率的に処理できるOCRの魅力とは？↗️

データの出力形式や他システムへの連携方式が、現環境でも使用可能か

OCRシステムの出力形式が既存のシステムと合わない場合、変換作業に余計な工数がかかり、効率化の効果が低下してしまいます。そのため、OCRシステムを導入する際には、読み取ったデータの出力形式や、既存のシステムにスムーズに取り込めるかを確認しておきましょう。

出力形式には、例えばCSVやExcel、JSONなどがあります。複数の出力形式に対応している製品であれば、後続システムの要件に合わせた柔軟な運用が可能になるでしょう。

特に、PATPOSTのように指定項目を抽出する機能や、表記を統一する機能、項目順の並び替えができる機能がある製品なら、インポート用ファイルを容易に作ることができます。

さらに、RPAを活用してワークフローや承認プロセスに連携ができれば、請求書処理全体を自動化に近づけることもできます。

画面の操作性がよく、分かりやすいか

実際の操作画面が分かりやすいかどうかも重要な判断基準です。経理担当者の多くはITの専門家ではないため、日々の業務の中で直感的に使えるかどうかが生産性に直結します。
教育コストの削減や属人化を解消したい場合は、非エンジニアや新任スタッフでもストレスなく利用できる、シンプルで使いやすいシステムを選ぶとよいでしょう。

例えば、PATPOSTは管理画面の色合いや情報量、項目の表示位置などにこだわっており、一目見ただけで直感的に操作できるような設計を目指しています。

〈PATPOST管理画面〉

〈OCR画面（請求書読み取り）〉

画面の操作性は、従業員の負担を軽減するだけでなく、コストや業務効率にも関わります。導入前にあらかじめ営業担当のデモや操作資料、トライアルなどで操作性を確認し、同時に実務担当者の感想もヒアリングしておくと安心です。

セキュリティ対応ができているか

請求書には取引先名や振込口座、金額など重要な情報が含まれるため、OCRシステムを選ぶ際にはセキュリティ対策が十分かどうかを確認する必要があります。システムを選ぶときには、通信や保存の際にデータが暗号化されているかをチェックしておきましょう。

また、IPアドレス制限や二段階認証といったアクセス管理機能が備わっていると、外部からの不正利用リスクを下げられます。

さらに、ベンダーがどの程度セキュリティを重視しているかを判断する材料として、第三者認証の有無も参考にするとよいでしょう。例えば、PATPOSTの場合は、年に1回以上の脆弱性診断やペネトレーションテストを実施しています。

セキュリティは導入後に見直すのが難しい分野であるため、初期段階で十分な水準を満たす製品を選んでおくのが安心です。

サポート体制が整っているか

OCRシステムを導入する際には、サポート体制も確認しておきましょう。導入直後は設定や既存フローとの連携に戸惑うことが多いため、チャット・メール・電話・オンライン通話・対面などどのような手段でサポートを受けられるか知っておくとよいでしょう。
また、マニュアルの充実度や日本語での対応可否も、事前に知っておきたいポイントです。

また、自社の運用に合わせたフロー設計や初期設定を支援してくれるベンダーであれば、さまざまな知見を得ながらフローの設計を行うことができます。一方でサポートが有料オプションやチケット制の場合もあるため、費用負担の有無も事前に把握しておきましょう。

将来的に請求書以外の帳票への活用も視野に入れているか

経理業務では請求書以外にも、領収書・納品書・契約書などさまざまな帳票を扱います。もし請求書以外の帳票にもOCRを展開したいと考えているのであれば、手書きや非定型帳票にも対応できる、AI-OCRのような拡張性のあるシステムを選んでおくとよいでしょう。

RPAの活用やワークフローへの連携・統合を見据えて導入するシステムを選ぶことで、システム連携による追加コストを避けやすくなります。また課金形態も「固定料金方式」「従量課金」「ID数」などさまざまなため、費用感の変動についても視野に入れて考えるとよいでしょう。

まとめ

請求書処理業務でのOCR導入は、単に手入力作業を減らせるだけでなく、請求書処理業務全体の効率化や保管スペースの削減にも役立ちます。特に、AI-OCRでは多様なレイアウトの請求書を処理できるため、取引先企業が多い場合に活用しやすいでしょう。

AI-OCR搭載の文書管理システム「PATPOST」は、書類のデータ化だけでなく、検索・要約・分析までをカンタンに行うことができます。

電子帳簿保存法にも対応しているため、よりスムーズに請求書対応を進めたい企業にもおすすめです。

請求書処理業務へのOCR導入をご検討の際には、ぜひ一度お問い合わせください。