大量のPDFを一つひとつ手作業でテキストデータ化するのは、時間と労力がかかります。手作業では入力や確認漏れも発生しやすく、データの正確性にも課題が残りやすくなるでしょう。

手入力による転記作業を効率化する方法として、OCRがあります。

この記事では、大量のPDFのテキストデータ化にOCRの導入が有効な理由と、製品を選ぶ際のポイントについて解説します。

PDFのテキストデータ化はOCRで！

PDFのテキストデータ化を効率的に行う方法として「OCR」があります。

OCRとは読み取った画像データの文字を識別し、テキストデータに変換する技術です。
PDFを読み込ませることで自動でテキストデータ化するため、手入力での転記に比べ工数を大幅に削減できます。特に大量の書類や帳票をテキストデータ化したいときに効果を発揮するでしょう。

また、ストレージ機能を搭載した製品を選べば、データの保管・管理の一元化も可能です。

大量のPDFでも大丈夫！OCRシステムで業務がラクになる3つの理由

月に数十枚、数百枚単位でPDFをテキストデータ化している担当者にとって、手入力作業は大きな負担です。

1枚あたり5分かかるとすると、月500枚で約40時間—つまり1週間分の業務時間が入力作業だけに費やされている計算になります。さらに、入力ミスのチェックや修正作業も加わり、残業や業務の遅延につながっているケースも少なくありません。

OCRシステムを導入すれば、こうした状況を大きく改善できます。ここでは、大量のPDFをOCRシステムでテキストデータ化する3つのメリットを紹介します。

作業工程とヒューマンエラーを減らせる

多くの紙書類を取り扱う業務では、システムに対する記載内容の転記を手入力で行っている現場も珍しくありません。入力業務だけでなく、入力ミスのチェックや修正作業も加わるため、実際の負担はさらに大きくなります。

OCRシステムを導入するとOCRが転記作業を代行するため、手入力による作業が不要になります。書類の目視確認に注力できるようになり、入力ミスといったヒューマンエラーも削減できるでしょう。

例えば、金額や日付の入力ミスは取引先とのトラブルや業務遅延につながりますが、OCRの出力を目視でチェックすることで、こうしたリスクを軽減できます。

そのほか、OCRシステムによっては業務を効率化する付帯機能がついていることがあります。

例えば、読み取った文字情報から必要な項目のみを抽出し、CSV形式でダウンロードできる機能です。PATPOSTの場合は指定項目を設定して抽出できる機能が備わっており、請求書から「取引先名」「金額」「日付」などを自動抽出できるため、手作業でのデータ整形が不要になります。抽出したデータは、そのまま会計システムや販売管理システムにインポートでき、集計・分析作業もスムーズに進められます。集計や数値を基にした分析に必要なデータクレンジングの作業がスムーズになるでしょう。

PATPOSTには、高精度な指定項目抽出機能が搭載されています。具体的にどんなことができるのか、無料のお役立ち資料で確認してみませんか？本資料にはPATPOSTと他社DXツールの「指定項目抽出」価格比較も掲載しておりますので、導入のご検討材料としてぜひご活用ください。

【関連資料】生成AI-OCRでバックオフィス業務に改革を！「指定項目抽出」機能搭載PATPOST［法人プラン］ ↗️

検索性が向上する

大量のPDFを扱う業務では、「先月受領した○○社の見積書」「金額が××円以上の請求書」など、特定の条件に合致する書類を探す必要が頻繁に発生します。しかし、数百〜数千枚のファイルの中から目的の書類を見つけるのは困難です。

そこで、キーワード検索できるようファイル名の命名ルールを定めているケースも少なくありません。しかし関係者が増えるにつれ、命名ルールの周知がうまくいかなくなったり、チェックや修正が困難になったりして、統一と効率化のために定めたルールが逆効果になることもあります。

そこで有用なのが、文書管理ストレージと検索機能が搭載されているOCRシステムです。OCRが書類内容をテキストデータ化するため、全文検索機能を持つ製品であれば、書類の記載内容からキーワード検索が可能になります。また自動で項目を取得できる製品は「取引先名」「金額」「見積書」などの情報から指定検索することも可能です。ファイルの名付けを行わなくても短時間で探せるようになり、入力や周知に使う労力を削減できる可能性があります。

また製品によっては、書類の種類や取引先名などを自動認識し分類できるものもあります。

情報を共有しやすくなる

共有可能な文書管理ストレージ機能が搭載されたOCR製品なら、システム内に保存しているテキストデータが場所や時間を問わず閲覧できるようになります。

例えば、文書管理サービス「PATPOST」は税理士等の取引先にも共有*可能。情報共有がよりスピーディーになるうえ、書類の郵送コスト削減にもつながるでしょう。入力・確認や送受信など、データ共有のための一連のプロセスをショートカットできます。

* 共有先企業もPATPOSTを利用しているか、共有先企業に自社で契約したIDを付与する必要があります。

大量のPDFをテキストデータ化するOCRシステム以外の手段と問題点

ここでは、大量のPDFをテキストデータ化する代表的な3つの手段と、OCRシステムと比較した問題点をみていきましょう。

Pythonライブラリ

プログラミング言語である「Python（パイソン）」を活用すれば、PDF内に埋め込まれたテキストを抽出でき、自動処理や一括処理も可能です。

ただし、Pythonで処理できるのは、WordやHTMLから変換したPDFなどテキストベースで保存されているデータのみとなっています。画像ベースのPDFに対応するには、OCR機能を持つ別のライブラリとの組み合わせが必要です。また、プログラミングが必要なため、作業者に知識がないと活用できないことがあります。

CLIツール

「CLI（コマンドラインインターフェース）」とは、コマンド入力によって処理するツールです。PDF用のツールもあり、コードを覚えてしまえば高速でテキストデータ化できるほかインストールサイズが小さく、システムリソースの消費も少ない傾向にあります。

ただし、多くのPDF処理用CLIツールは、テキストベースのPDFのみに対応しています。画像ベースのPDFを処理するには、OCR機能を持つCLIツールが必要です。また、コマンド入力には専門知識が必要なうえ、段組や表などを処理すると構造が崩れやすい点にも注意しなければなりません。

生成AI

ChatGPTなどのAIツールにPDFをアップロードし、プロンプトで指示をすれば、読み込んだ画像データに書かれている文章を解析し、理解した内容に基づくテキストが表示されます。文章ベースで会話するように指示できるので、コードなどプログラミングに関する知識がいらず、初心者でも簡単に扱いやすいといえます。

ただし、生成AIの種類やプランによって、PDFテキストデータ化の可否や容量制限が異なる点に注意しなければなりません。また、基本的に複数ファイルの一括処理には対応しておらず、大量のPDFのテキストデータ化には不向きです。

加えて、生成AIはあくまでも「入力されたプロンプト（指示文）に対する答えを返す」ことに特化したツールです。入力したPDFの情報がそのまま蓄積されるわけではないため、内容を整理し、検索できる形にして保存しておくことはできません。

大量のPDFを効率よくOCR処理するには？

大量のPDFを処理する際には、ただOCRシステムを導入するのでは十分とはいえません。ここでは、大量のPDFをテキストデータ化する目的で導入するOCR製品を選ぶときに知っておきたい4つのポイントを紹介します。

AI-OCRを導入する

「AI-OCR」とは、AIの技術を活用したOCRのことです。AIはディープラーニングにより文字の多様な視覚的特徴を学習しているため、手書き文字や多言語、非定型レイアウトなど、従来のOCRでは読み取りにくかった文書も柔軟に読み取ることができます。

またAI-OCRは認識精度も比較的高い傾向にあり、目視確認や校正の手間を減らすことも可能です。

ほか、文書の分類やデータ抽出など、製品によっては生成AIを活用した付帯機能も搭載しているものもあります。

「本当に大量のファイルがスムーズに処理できるのか？」「操作は難しくないか？」その疑問を、PATPOSTの実際の操作デモで解消しませんか。生成AIを活用した最新の読み取り精度と、一括処理の具体的な流れを無料のセミナーアーカイブ動画で詳しく解説しています。

【無料セミナーアーカイブ】紙・画像・PDFから、すぐに使えるデータを自動抽出！デモで分かる、生成AI-OCRを用いた事務作業の省力化とミスの削減↗️

バッチ処理に対応した製品を選ぶ

OCR製品の中には、バッチ処理が可能な製品が存在します。

「バッチ処理」とは、任意で選んだ複数のデータやファイルを一括で自動処理する技術です。大量のPDFがまとめて処理できるようになるため、ファイルを1つずつ個別アップロードする場合と比べて手間が省けるだけではなく、短時間で正確にテキスト化でき、定型業務におけるPDFの定期の一括テキストデータ化がスムーズになります。

なお、バッチ処理の可否および機能の詳細は製品によって異なるため、事前にベンダーに確認してください。

オンラインストレージを活用する

PDFやOCR後のテキストデータを保管するなら、オンラインストレージがおすすめです。OCRで処理したデータをクラウド上に保存でき、インターネット環境さえあればいつでもどこからでもアクセスできます。複数ユーザーによる同時利用も可能で、必要に応じて容量を柔軟に変更できる点もメリットです。

また、オンラインストレージ付きのOCRシステムを活用すれば、OCRへのインポートとPDFの格納が同時に行えるため、文書管理を効率化することができます。

API連携を活用する

OCRシステムにはAPI連携機能がついているものもあります。

仕様は製品によって異なりますが、外部システムにあるPDFをOCRシステムへアップロードしたり、後続システムにデータを渡したりといった活用が可能なものもあります。

なお、API連携の可否や形式は製品によってさまざまなので、事前に自社システムとの相性やサポート体制をチェックしたうえで選定しましょう。

大量のPDFのOCR処理なら「PATPOST」が効果的

「PATPOST」は、AI-OCR搭載の文書管理サービスです。PDFをはじめ、さまざまな画像データのテキストを認識・読取してデータ化します。

複数ファイルの一括読み込みも可能で、ユーザーからは「直感的に操作できる」とのお声もいただいています。一つのファイル内に複数の帳票が混在する場合は、ページ単位でファイルを分割することもできます。

また、キーワード検索・フィルター検索*1にも対応。取引日・金額・取引先名・書類種別などのラベル付けも自動*2で行います。これらの項目は電子帳簿保存法の検索要件にも合致するため、効率化と同時にコンプライアンス強化にもつながります。

さらに、指定項目抽出AIにより文書の自動要約や、設定した条件に一致するかどうかの判定も可能*3。API連携*4にも対応しています。

法人プランは月額6,400円（税抜）、1IDにつき月額1,280円（税抜）で5IDからご契約が可能です。最初の1カ月間は無料*5でご利用できますので、ぜひご検討ください。

【料金と機能を見る】料金表と機能対応表をパッと確認～月間処理枚数・ID数・API連携・運用サポートの可否を一覧で比較～ ↗️

*1 AI-OCRの処理対象は1,000ページ目までが対象になります。1,001ページ目以降が読み取り・検索対象外となります。
*2 項目抽出は1枚目のみとなります。
*3 自動で抽出された情報について修正対応が必要となる場合がございます
*4 こちらの機能は100ID以上ご契約の場合にご利用可能です*5 契約期間は1年となります。初年度の1カ月の解約無料期間を除く契約期間中の解約は不可となります。解約無料期間経過後は11ヵ月分のご請求が発生します。無料期間は、同一アカウントでのお申し込みの場合、初回のお申し込みのみ適用されます。2回目以降のお申し込みは初回より費用が発生いたします

まとめ

大量のPDFをテキストデータ化したい場合はOCRが最適です。手入力の手間が最小限で、深い専門知識がなくても扱いやすいので、幅広い現場で活用できます。

さらなる効率化を図るなら、API連携とバッチ処理に対応した、オンラインストレージ付きAI-OCRがおすすめです。手入力の手間が省け、インターネット環境があればいつでもどこでもデータにアクセスできるようになるため、業務の効率化につながります

PDFが簡単にテキストデータ化できるOCRシステムをお探しなら「PATPOST」をぜひご検討ください。ご相談は電話・専用フォーム・Web面談で随時受け付けていますので、この機会にぜひお気軽にお問い合わせください。