日々の経理業務では、請求書や領収書、納品書といったさまざまな伝票を扱います。取引ごとに発生する伝票の処理に手間や時間がかかることに悩む企業は少なくありません。また、手作業では入力ミスが発生するケースもあります。

そうした伝票処理業務を効率化できるのがOCRです。OCRは画像に含まれる文字をテキストデータ化できる技術で、伝票処理に活用することで入力工数の削減に役立ちます。

この記事では、OCRで伝票処理をするメリットや製品の選び方を解説。さらに、AI-OCR搭載の文書管理システム「PATPOST」の活用例も紹介します。

伝票処理業務を効率化したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

伝票処理にOCRを導入するメリット

伝票処理にOCRを導入するとさまざまなメリットが得られます。ここでは、伝票処理にOCRを導入するメリットを紹介します。

入力工数を大幅に削減できる可能性がある

経理の業務では、紙の伝票の内容を確認しながらシステムに転記しなくてはならないケースがあります。PATPOSTの支援事例では、小売店や製造業など紙書類の取り扱いが多いある業種の経理で、業務時間の4割程度をデータ入力に費やしているケースもありました。

このようなデータ入力作業を効率化できる可能性があるのが、OCRです。多くの時間を費やしている伝票の転記をOCRが代行することで、作業工数を削減できるケースがあります。

入力業務の時間を削減すれば、その分を分析や資料の作成、改善提案の作成といったより重要な業務にあてられるでしょう。

入力ミスを大幅に抑制し、再確認や修正対応の負担を減らし、信用低下リスクを軽減できる

伝票処理では、手作業での入力ミスが業務の遅延やトラブルの原因になります。特に大量の伝票を手作業で転記する場合、疲労や集中力の低下により、以下のような入力ミスが発生してしまうこともあるでしょう。

• 金額の桁間違い

• 数字の打ち間違い

• 取引先名の誤入力や表記ゆれ

• 日付の入力忘れ

認識精度の高いOCRは伝票の内容を自動で読み取りテキストデータ化するため、転記作業が必要ありません。出力されたデータにミスがないか確認し、必要に応じて修正するだけで済むため、業務負荷が減り、ミスを減らせる可能性があります。

伝票データを探しやすくなり業務スピードが向上する

OCR製品にはOCRだけでなく、読み取った伝票をクラウド上に保存できるストレージを有するものもあります。このような製品を活用すると、さまざまなメリットがあります。

例えば、スキャンした画像データはそのままだと検索ができませんが、OCR製品を使えば伝票の内容をテキストデータ化するため、キーワード検索ができるようになります。さらに、複数人が同時に別の場所から確認することも可能です。

こうすることで、紙やPDFのデータなど、必要な情報をすぐに取り出しやすくなるため、社内の問い合わせ対応や書類間の照合作業が効率化するでしょう。

また、手作業の転記では伝票の発生から入力までにタイムラグが発生し、すぐにデータを利用できないこともあります。

OCRを利用すれば短時間で伝票をデータ化できるため、紙の伝票を共有する手間や入力までのタイムラグを減らせます。

紙伝票の保管・管理コストを削減できる

紙伝票の保管や管理には、あらゆる「見えにくいコスト」がかかっています。

例えば、紙の伝票を保管しておくためには、保管場所の確保が必要です。オフィスの一角をキャビネットやファイルで占有することになり、その分のオフィス賃料も保管コストとして発生しています。年々伝票が増え続けた場合は、保管スペースも拡大し続けるでしょう。

また、ルールに従ってファイリングをするのにも手間がかかります。「伝票を種類ごとに仕分ける」「日付順に整理する」「ファイルに綴じて保管する」といった作業にも人件費がかかっており、これも見えにくいコストの一つです。

ストレージを有するOCRで伝票をデータ化することで、物理的な保管・管理コストの削減につながります。

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OCR製品を選ぶ前に確認しておきたいポイント

OCRの利便性を十分に享受するためには、自社の業務に合うOCR製品を選ぶことが重要です。ここでは、伝票処理に適したOCR製品を選ぶために確認しておきたいポイントを解説します。

現行の業務フローの棚卸しを行う

まずは、現行の業務フローがどのようなものになっているのか正しく把握するため、棚卸しを行いましょう。

具体的には、次のような項目の確認が必要です。

• 担当者と処理のフローはどうなっているか

• 処理にどのくらいの時間がかかっているか

• 入力ミスが発生しやすい項目はあるか

• 属人化している業務はあるか

• 連携が必要な既存システム（会計、経費精算など）はあるか

• 業務がピークとなるタイミングはいつか

• ピーク時に処理する書類の枚数はどのくらいか

業務の棚卸しを行うことにより、OCRで効率化すべき箇所や、製品に必要な機能が明確になります。

読み取る伝票の特徴を把握する

業務フローの棚卸しを行い読み取る伝票の種類を確認したら、次にそれらの伝票がどのような特徴を持っているか確認しましょう。具体的に、確認すべき項目は次の通りです。

• レイアウトは決められているか

• 文字は活字か手書きか

• 読み取る伝票は紙か電子ファイルか

• 処理件数はどのくらいか

読み取る伝票によって適した製品は異なります。また、読み取って出力したデータをどのように活用するかを考慮し、必要な出力形式や連携方法はどのようなものか把握しておきましょう。

さらに、将来的に請求書や領収書の処理にもOCRを活用したい場合には、それに適した製品を選ぶ必要があります。そのため、現在の業務だけでなく将来活用したい業務についても考えておくのがおすすめです。

OCRの種類と特徴を理解する

OCRには大きく「従来のOCR」とAIを活用した「AI-OCR」の2種類があります。それぞれ特徴が異なるため、扱う伝票に応じて適切なものを選びましょう。

従来のOCRは、OCRに登録されているフォントでの活字を読み取るのは得意なものの、手書き文字を読み取ると認識精度が落ちる傾向にあります。また、伝票のどこに何が書かれているのか理解できないため、事前に読み取らせたい位置や項目などの情報を登録してから読み取りを行わなければなりません。

それに対してAI-OCRは、手書き文字も比較的高い精度で読み取れます。また「“株式会社”と記載がある箇所は“取引先名”」といったように文脈から項目を判断できるため、事前に位置や項目の情報を登録しておく必要もありません。

取り扱う伝票のレイアウトが固定されている、かつ活字のみで構成された書類を扱う場合には、従来のOCRでも対応可能です。一方で、手書き文字が含まれる場合や、レイアウトが統一されていないさまざまな書類を扱う場合には、AI-OCRが適しています。

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OCR製品を比較・検討する際のポイント

OCR製品にはさまざまな種類があり、それぞれ異なる特徴があります。前項で紹介した「OCR製品を選ぶ前に確認しておきたいポイント」も踏まえながら、OCR製品を比較・検討する際に確認すべき項目を把握しましょう。

ファイルの取り込み方法・形式

書類のインポート方法や形式は、OCR製品によって異なります。方法の例としては、ファイルをアップロードする、スマホで撮影する、メールに添付する、受信したFAXを直接取り込むなどです。

さらにAPI連携ができる製品もあるので、自社の業務に合わせ、どのような方法で取り込むと便利か検討してみましょう。

また、取り込みができるファイルの形式も、製品によって異なります。PDFやJPEGが代表的な例ですが、それ以外にどのようなファイルが取り込めるのか、確認しておきましょう。

そして、取り込んだデータを編集、集計したい場合は、PDFのファイルをExcelに変換できる製品かどうかなどの確認も重要です。

【関連記事】PDFをExcelに変換する5つの方法｜AI-OCR製品選びのポイントも解説 ↗️

読み取れる文書

読み取れる文書の種類も製品によって異なります。例えば、手書き書類を高い精度で読み取れる製品もあれば、活字の読み取りが得意な製品もあります。また、製品によっては縦書きや選択式項目の読み取りも可能です。

ただし、選択式項目などの読み取り可否については、公式サイトに掲載されていない場合もあります。必要に応じて、ベンダーへの問い合わせも検討してください。

データの出力形式・システム連携の方法

読み取ったデータを活用するためには、出力形式やシステム連携の方法も重要です。CSVファイルでの出力が可能なOCR製品もあれば、API連携が可能な製品、特定のソフトウェアと直接連携できる製品もあります。

例えば、会計ソフトや販売管理システムにCSVファイルを流し込みたい場合には、OCRで読み取ったデータを集計し、CSVファイルとして出力できる機能があると便利です。

CSVファイルの整形など、テキストデータ化の次のプロセスも効率化できる製品を選定すれば、より工数を削減しやすくなるので、各製品がどのような方法に対応しているのか確認してみましょう。

セキュリティ対策

個人情報や機密情報を扱う場合には、セキュリティ対策も重要です。例えば、暗号化や第三者による認証を受けているかどうかなどを確認しておきましょう。

また、必要な人だけが情報にアクセスできるよう、アクセス制御ができるかも確認しておきたいポイントです。

特に、クラウド上にデータを保存するタイプの製品は、インターネットを介して情報のやり取りをするため漏洩に注意しなければなりません。自社のセキュリティ基準とも照らし合わせながら、各製品の対策を確認しておきましょう。

料金体系

OCR製品は「従量課金制」「月額制」、またはその両方などベンダーにより料金体系が異なります。例えば処理する伝票の量が少ない場合には従量課金制の方が得、多い場合には月額制の方が得となる可能性が高いでしょう。

またOCRシステムには、主にオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。オンプレミス型は初期費用が高額になりやすい傾向があり、保守・運用費用もかかります。

そのほか、サポート費用などが別途かかることもあるため、料金体系は細かく確認しておきましょう。

PATPOSTなら月額6,400円（税抜）〜の低コストで、生成AI-OCRの圧倒的な精度をすぐにご体験いただけます。まずは1ヶ月の無料期間で、貴社の実際の書類がどれほど正確にデータ化されるかお試しください。

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サポート体制

製品の導入にあたり、さまざまな疑問点やトラブルが発生する可能性があります。そのため、サポートの内容や料金を確認しておくことも重要です。

メールやチャット、電話など、どのような方法でサポートを受けられるのか確認しておきましょう。またサポート内容もベンダーによって違い、場合によっては導入サポートやアドバイスも受けられることもあります。

ただし、サポートは無料で受けられるとは限りません。有料の場合やチケット制などの条件がついていることもあるため、事前に費用を確認しておきましょう。

その他、付随機能

製品によっては、他の製品と異なる機能を持っているものもあります。例えば、読み取り精度の自信度表示ができる機能や、ミスの可能性が高い箇所をハイライトできる機能、文脈からある程度の修正が可能な機能、表記統一機能などがあります。

各製品を比較し、こうした付随機能についても把握しておきましょう。

伝票処理にOCRを使った例（PATPOSTの場合）

PATPOSTは、生成AI-OCRを搭載した文書管理システムです。指定項目抽出AI機能を搭載しており、多くのデータの中から、必要な項目だけをピックアップして出力することもできます。

伝票処理にOCRを活用するとどのように業務を効率化できるのか、PATPOSTを使った場合の具体例を紹介します。

FAX受領伝票処理業務の効率化

FAXで書類を受領する場合、さまざまな取引先から請求書や見積書、注文書など異なる種別の伝票が同じFAX番号に送られてくることが多いでしょう。そのため、後続する作業を行うにあたり、まずは複数の伝票を種別ごとに仕分けする必要があります。

さらに、同一案件の見積書と注文書の内容を突合する確認作業や、注文書データのシステム転記といった作業が必要です。しかし、注文番号や取引先、商品、数量、単価などの項目を入力する作業はミスも起きやすく、同じ内容を繰り返し入力しなくてはならない場面も多くあります。

【関連記事】紙でもらった請求書はどうする？電子帳簿保存法に準じた正しい対応方法↗️

その負担を軽減するのが、文書の内容をテキスト化する「PATPOST」です。PATPOSTではキーワード検索で書類を探せるため、仕分け作業をする必要がありません。

さらに指定項目抽出AIで複数の書類から指定した項目のみを抜き出し、CSV形式にて出力します。CSVファイルを販売管理システムにインポートするだけでよいので、手入力による転記作業も必要ありません。

PATPOSTを活用することで、FAX受領伝票の処理に必要な業務を削減できる可能性があります。

支払処理業務の効率化

ある自動車販売会社では、経理部が受領した請求書をPDFに変換したのち「共有フォルダへの保管」「販売管理システムに請求書の内容を転記」「発注書と納品請求書の一致確認」「取適法対象項目の確認」といった、複数にわたる処理を行っていました。

10以上の営業拠点から毎月10,000枚以上になる仕入業者からの納品請求書が郵送されており、ファイルを探しやすくするための作業（仕分けやリネーム）に大きな労力を割かなければならなかったそうです。

PATPOSTは共有フォルダとして機能するほか、ファイルをアップロードするだけでテキスト検索ができるため、導入したことでファイルリネームが不要となりました。

さらに、指定項目抽出AI機能を使うことで「取適法対象項目の確認」「販売管理システムへの転記」が効率化しました。事前に項目の抽出条件を設定することで、販売管理システムにインポートするCSVファイルを出力できるほか、取適法の対象企業であるか否かを効率的に確認できるようになりました。

PATPOSTを利用することで、書類のデータ化だけでなく保管も効率化できます。

AI-OCR搭載の文書管理システム「PATPOST」

PATPOSTは、AI-OCR搭載の文書管理システムです。法人プラン*1は月額6,400円（税抜）で5IDから利用でき、文書の全文読み取りや検索が可能。指定項目をCSV形式で出力することもできます。

さらに、法人プランではストレージも容量無制限*2で利用可能。税理士・会計事務所・取引先・社内などとのキャビネット共有*3もできます。

「電子取引ソフト法的要件認証」、「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」（JIIMA認証）を取得しており、電子帳簿保存法の法的要件を満たした運用をサポート*4している点もメリットです。

*1　法人プランの場合、基本料金で5ID利用可。6ID以降は1IDあたり月額1,280円（税抜）、契約期間は1年です。初年度の解約無料期間を除く契約期間中の解約は不可となります。初年度（解約後に再契約した場合の初年度を除きます。）は無料期間終了日の翌日に11カ月分のご請求が発生します。無料期間は、同一アカウントでのお申し込みの場合、初回のお申し込みのみ適用されます。2回目以降のお申し込みは初回より費用が発生いたします。契約終了日の30日前までに通知がない場合、契約が自動更新されます（12カ月月）
*2　1IDあたり年間12,000カウント付与されます。カウント数の上限を超えてアップロードなどをする場合には、契約IDを増やしていただく必要があります。処理カウントについては、よくあるご質問「https://patpost.jp/faq/xATC28sw」をご確認ください。
*3　取引先がPATPOSTを利用しているか、取引先に自社で契約したIDを付与する必要があります。
*4　電帳法にかかる電子取引データ保存の場合は、別途、訂正・削除防止に関する事務処理規程の制定・遵守が必要となります。

まとめ

伝票処理にOCRを活用すると、入力作業の削減や入力ミスの抑制に役立ちます。また、検索性が向上することで、経理処理のスピードアップも期待できるでしょう。

OCR製品を導入する際には、現在の業務フローを棚卸ししたうえで、使用している伝票や業務に合った製品を選ぶ必要があります。セキュリティや料金、サポート体制も確認したうえで製品を選びましょう。

PATPOSTは、AI-OCR搭載の文書管理システムです。書類のデータ化だけでなく保管や共有も可能です。OCRでの伝票処理をお考えの方は、ぜひ一度お問い合わせください。