請求書や見積書の手入力に多くの時間を取られている、入力ミスのチェックや修正に追われている――こうした課題は、多くの企業の経理・バックオフィス部門で日常的に発生しています。これらの課題を解決する手段として、近年注目を集めているのが「OCR」です。

本記事では、OCRの基本的な仕組みから導入によるメリット・デメリット、実際の活用事例、さらに製品選定時に確認すべきポイントまでを解説します。OCR導入を検討している方や、業務効率化・コスト削減を具体的に進めたい方は、ぜひ参考にしてください。

OCRとは？

OCR（Optical Character Recognition／光学文字認識）とは、紙の書類や画像に含まれる文字を自動で識別し、編集可能なテキストデータへ変換する技術です。例えば、請求書をスキャンすると、日付や金額といった情報を短時間のうちに抽出でき、入力作業の削減につながります。ここでは、OCRの仕組みとAIによる進化について解説します。

OCRの基本的な仕組み

OCRの仕組みは大きく4つのステップに分かれています。

1. 読み取り：紙の書類をスキャナーやスマートフォンで画像データとして取り込む

2. 文字領域の特定：画像の中から文字部分を検出する

3. 文字認識：一文字ずつを既知の文字パターンと照合し、どの文字かを判別する

4. データ化：認識結果をテキストとして出力し、Excelや会計ソフトで利用できる形式に変換する

この流れにより、手作業では時間のかかっていた処理を短時間かつ高い精度で実行できるようになります。

OCRには大きく二種類が存在

OCRには種類があります。文字の特徴量（画像の中から形や色などの分析に必要な特徴を数値化したデータ）を抽出して判別する従来の「OCR」と、技術の進化によってAIを搭載した「AI-OCR」です。

従来のOCRは、印字が整った定型帳票の処理には強い一方で、手書き文字やフォーマットがバラバラな書類では精度が低下するという課題がありました。これを解決したのが、人工知能による学習機能を備えたAI-OCRです。AI-OCRには、次のような特徴があります。

• 手書き文字やかすれた印字でも高精度で認識できる

• 取引先ごとに形式が異なる請求書などの非定型帳票にも柔軟に対応できる

AI-OCRの登場によって、従来のOCRでは対応が難しかった書類も実務レベルで処理可能になり、経理や総務など幅広い業務で活用の幅が広がっています。

従来のOCRとAI-OCRの違いについては、こちらの記事でも詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

【関連記事】AI-OCRと従来のOCRの違いは？導入のメリットや注意点も解説 ↗️

OCR導入がもたらす5つのメリット

OCRの導入は、単なる紙の電子化にとどまらず、業務の進め方そのものを見直すきっかけになります。ここでは、OCRを導入することで得られる代表的な5つのメリットについて、具体的な業務シーンを交えながら解説します。

メリット1：定型業務を効率化できる

OCRを導入すれば、請求書や納品書などの紙資料からの手入力作業を省力化できます。これまで担当者が多くの時間を費やしていた単純な入力作業は、スキャナーやアプリで読み取ることで文字情報を電子データとして取り込めます。その結果、社員はルーチン業務から解放され、分析や企画、改善提案といった付加価値の高い業務にシフトできるのです。

時間の再配分は部門単位だけでなく組織全体の生産性向上につながり、働き方改革の一助にもなります。

メリット2：人的ミスの防止につながる

人の手による入力作業では、どうしてもミスや見落としが発生してしまいます。経理や財務の現場では、数字の一桁の誤りが重大な信用問題に発展することもあります。

OCRを活用すると、文字の読み取りやデータ入力のルールを標準化できるため、作業のばらつきを減らすことが可能です。転記ミスや入力漏れの発生を抑えられ、修正作業にかかる手戻りを軽減できます。

ただし、OCRを活用した場合でも、手作業での入力と同様に、最終的な品質を担保するための人による確認は必要であることは押さえておきたい点です。

メリット3：ペーパーレス化でコスト削減が期待できる

紙の請求書や注文書を電子化することで、紙資料の保管・検索・管理にかかる手間やコストを削減できます。キャビネットや倉庫スペースの削減につながり、オフィスの省スペース化にもつながります。

メリット4：書類の検索がしやすくなる

「PATPOST」のように、OCR製品によっては、読み取った取引先名や金額、日付といった情報をもとに、文書をキーワード検索できる機能を備えています。紙の書類をキャビネットや倉庫から探し出す必要はなくなり、必要な情報に短時間でアクセス可能です。

検索機能を持つシステムで電子化された書類を一元管理することによって、経理や営業など部門をまたいだ情報共有がしやすくなり、確認作業や問い合わせ対応の効率化にもつながります。

メリット5：データ活用の幅が広がる

紙の書類に埋もれていた情報も、OCRで電子データとして保存・整理することで、後から検索や集計に活用できる情報資源になります。例えば、契約書やアンケート用紙などを電子化すると、必要な情報を横断的に検索したり、一覧化したりするための土台を整えられたりすることが可能です。

なお、「PATPOST」では抽出した項目をまとめてCSV形式で出力できるため、帳票単位の保管に留まらず、必要なデータを加工しやすい形で管理・利活用できます。

「自社の業務フローにOCRをどう組み込むべきか？」「導入効果を最大化するポイントは？」といった疑問を解決する、導入ガイドや製品比較マップを無料で提供しています。

【関連資料】生成AI-OCRでバックオフィス業務に改革を！「指定項目抽出」機能搭載PATPOST［法人プラン］ ↗️

OCRのデメリット

最新のAI-OCRであっても、読み取る原稿の状態や文字の書き方に影響を受けることがあります。印字がかすれていたり、手書き文字にクセが強かったりすると、誤認識が起きる可能性があります。そのため、OCRでデータ化した後には、人の目で最終確認を行うフローを残すことが欠かせません。ただし、入力作業そのものは機械が担うため、入力や修正にかかる手間は大きく減り、全体としては業務負担を軽くできます。

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OCRの具体的な活用事例3選

前章で紹介したOCRの5つのメリットは、実際の企業でも効果を上げています。ここでは、AI-OCR搭載の文書管理ツール「PATPOST」を活用して効果が得られた3つの事例を紹介します。

出庫処理の作業時間が180分→10分に短縮した事例

普通倉庫業を営むA社では、夕方に届く発注書を基幹システムへ手入力し、ピッキングリストを作成する業務が負担となっていたことから、AI-OCR搭載の文書管理ツール「PATPOST」を導入しました。

PDF形式の発注書から管理番号・商品コード・数量を自動データ抽出しCSV化できるようになったことで、繁忙日でも安定した処理が可能になったといいます。その結果、対応人数は3名から1名に削減され、ピーク時には180分かかっていた作業が10分へと短縮されました。

また、CSVを活用した商品別の集計が容易になり、ピッキング作業の効率化とミス防止にも貢献しています。クラウド対応により拠点を問わず作業できる体制が整い、属人化の解消と残業削減にもつながりました。

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見積作業の1件30分→15分を実現し、年間4,100時間の削減が見込まれる事例

全国でマンション管理を行うオリックスグループの不動産管理会社である株式会社大京アステージでは、協力会社からメールで届く見積書をExcelへ手入力する作業が大きな負担となっていたことから、AI-OCR搭載の文書管理ツール「PATPOST」を導入しました。フォーマットが異なる見積書から明細や自由記述欄まで自動で抽出できる柔軟性が評価され、既存の作業Excelや工事管理システムともスムーズに連携できる点が導入の決め手となったそうです。

その結果、見積入力1件あたりの作業時間は30分から15分へ短縮され、年間4,100時間の削減効果を見込めるようになりました。さらに、合計金額の確認や明細の目視チェックを適切に組み合わせた業務設計により、正確性と効率性を両立しました。現場主導でテンプレートを調整できる体制も整い、属人化の解消と業務標準化が進んでいます。

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同じ請求書を最大5回確認する非効率を解消し、処理の省力化を実現した事例

全国に支店を持つ自動車販売企業C社では、月10,000枚以上の紙の納品請求書を「支払確定処理」「下請法対応」「電帳法対応」の目的ごとに何度も確認する非効率さが課題となっていました。この状況を改善するため、AI-OCR搭載の文書管理ツール「PATPOST」を導入したそうです。

請求書のスキャンデータを電帳法キャビネットに保管できるようになり、必要項目の一括抽出によって支払確定処理や下請法チェックの効率化が進みました。特に「顧客番号」「発注番号」などの項目や日付印の抽出にも対応できたことで、従来の手めくり作業による名寄せや確認作業が省力化されました。その結果、同じ書類を複数部署で繰り返し確認する負荷が軽減され、ヒューマンエラーの減少や心理的負担の軽減にもつながっています。

さらに、分析や改善提案など付加価値の高い業務に時間を振り向けられるようになり、現場のエンゲージメント向上も期待されています。

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OCR製品の選定にあたり確認すべき5つのポイント

OCR製品は種類や機能が多岐にわたるため、目的に合わないものを選んでしまうと、期待した効果を得られない可能性があります。ここでは、OCR製品の選定時に押さえておきたい5つのポイントを、導入後の活用を見据えながら解説します。

ポイント1：処理対象の書類とOCRの精度

まず確認すべきは、自社で最も処理したい書類をどの程度正確に読み取れるかです。特に、取引先ごとに形式が異なる請求書や、手書き文字を含むような「非定型帳票」への対応力は大きな差が出やすいポイントとなります。

従来のOCRでは難しいケースも、AI-OCRであれば柔軟に処理できる可能性があります。無料期間を提供しているサービスであれば、実際に現場で使用している書類を試してみるのが確実です。特に印字が不鮮明なものやクセのある手書き文字を使って精度を確認しておけば、導入後のギャップを防げます。

なお、「PATPOST」のAI-OCRの読み取り精度は95％以上*1と、高い精度で認識が可能です。詳しくは下記の記事にて解説していますので、ご覧ください。

【関連記事】調査結果公開！OCRの宿敵「手書き文字」、AI-OCRの読取精度は●％だった！ ↗️

*1 精度は当社調べとなります（オリックスグループで取り扱う電子文書の検証結果。手書きかつ非定型の帳票を含む場合）

ポイント2：データ化後の管理・活用機能

OCRの役割は、文字を読み取って終わりではなく、データ化した後、いかに効率よく管理・活用できるかが、業務効率を大きく左右します。例えば、取引先名や金額で検索できる機能や、元の書類画像とテキストデータを紐づけて保存できる機能があると良いでしょう。これらは確認作業を格段に楽にし、電子帳簿保存法への対応にもつながります。

近年ではOCR単体のツールだけでなく、「文書管理システム」や「業務管理プラットフォーム」にOCR機能が統合されたタイプも増えました。こうした一体型システムを選ぶことで、データの保管・検索・活用までを一元化でき、部署をまたいだ情報共有や内部統制の強化につながります。単なる読み取り精度だけでなく、データを「その後どう使うか」を見据えた拡張性に注目して選ぶことが重要です。

「PATPOST」は保存容量無制限*2で、社内に限らずグループ会社や取引先とのファイル共有が可能*3です。また、条件を設定することで、次のような活用方法も可能です。

• 抽出した数値から「明細の品名・摘要に応じて、外注費の合計金額を算出してください」などの条件を設定して、計算を効率化する

• 「摘要欄のキーワードに応じて、以下のルールで分類してください。広告宣伝費：「チラシ」「広告」「バナー」「PR」などが含まれる場合」などの条件を設定して、分類・カテゴリー化する

*2 法人プランのみ。ファイルアップロードなどの処理に必要な処理カウントは1IDあたり年間12,000カウント付与されます。カウント数の上限を超えてアップロードなどをする場合には、契約IDを増やしていただく必要があります。処理カウントについては、よくあるご質問「処理カウントは何を基準に加算されますか」をご確認ください。複数ファイルを一度にアップロードする場合の上限容量は合計5GBとなります。1ファイルあたりのファイルの容量は最大50MB程度です。
*3 共有先企業も「PATPOST」を利用しているか、共有先企業に自社で契約したIDを付与する必要があります。

ポイント3：既存システムとの連携性

OCRでデータ化した情報を、最終的に会計ソフトなど既存のシステムに入力するケースは非常に多くあります。どの形式でデータを出力できるか、既存のワークフローにどの程度スムーズに取り込めるかを確認しておくことが重要です。

CSV形式などの汎用的な出力フォーマットに対応していれば、多くのシステムでインポートでき、手作業による転記の負担を減らせます。現在使っているソフト名を伝えて、連携実績があるか事前にサービス提供会社に問い合わせておくと安心です。

「PATPOST」は抽出データをテキスト形式もしくはCSV形式で出力可能です。さらに、外部API連携機能*4を備えており、お使いの自社システムやツールから「PATPOST」に自動アップロードもできます。

*4 こちらの機能は100ID以上ご契約の場合にご利用可能です。

ポイント4：セキュリティとサポート体制

請求書や契約書といった機密情報を扱う以上、セキュリティは妥協できません。通信や保存データの暗号化、不正アクセス防止の仕組み、第三者認証の有無は確認しましょう。

また、導入後にトラブルや不明点が出た際に、すぐ相談できるサポート体制があるかどうかも重要です。なお、「PATPOST」では、メールまたは電話・オンラインミーティングにてサポート*5を実施しています。

*5 メールサポートは原則3営業日以内に対応。電話およびオンラインミーティング対応は30ID以上でご契約の場合にご利用可能です。

ポイント5：導入コストと運用コストの把握

OCRを導入する際には、初期費用や月額利用料といったコストに加え、業務フローの見直し、運用ルールの整備、既存システム側の軽微な改修など、導入プロセスで発生する一時的な費用も必要です。

料金体系はサービスによって異なります。初期費用が発生するものがあれば、読み取り量に応じて料金が変動する従量課金型のもの、月額固定型で利用できるサービスもあります。月額型の場合は、利用ID数に応じて料金が変動するケースもあるため、想定利用人数や処理量を踏まえて検討しておくことが重要です。

一方で、OCRによって手入力や確認作業が削減されれば、人的コストやミス対応にかかる負担を減らすことができ、長期的には投資以上の効果を得られる可能性も高いです。そのため、導入前には削減が見込める工数と追加で発生する可能性のある費用の両方を整理し、費用対効果を多角的にシミュレーションしておきましょう。

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まとめ

OCRは、手入力作業の削減や人的ミスの防止、ペーパーレス化によるコスト削減など、業務効率化に大きく貢献する技術です。特にAI-OCRの進化によって、非定型帳票や手書き文字にも対応が可能になり、経理・総務・営業など幅広い業務で実用的な効果が期待できるようになりました。

一方で、原稿の状態によっては誤認識が発生する可能性もあるため、人による最終確認を前提とした業務設計が重要です。また、OCRの効果を最大限に引き出すには、読み取り精度だけでなく、データの管理・活用方法や既存システムとの連携、運用コストまで含めて検討する必要があります。

AI-OCR搭載の文書管理ツール「PATPOST」は、高精度なAI-OCRに加え、検索性・データ活用・システム連携までを一体で実現できるサービスです。OCR導入による業務改善を具体的に検討したい方は、ぜひ一度お問い合わせください。