OCR システムには、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の 2 種類があります。導入にあたって、両者の具体的な違いが分からず、どちらの製品を選ぶべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

この記事では、クラウド型 OCR について、特徴やオンプレミス型との違い、導入のメリット・デメリット、具体的な活用法をまとめました。

クラウド型OCRの特徴

「クラウド型OCR」とは、インターネット経由で提供され、機能の実行やデータ管理をオンライン上で行うOCRシステムのことです。

なお、OCRにはクラウド型のほか「オンプレミス型」が存在します。オンプレミス型とは、自社サーバーに直接ソフトウェアをインストールすることで、システムを自社で運用・管理するタイプのOCRです。

社内システム・ネットワークに構築するという性質上、カスタマイズ性に優れ、セキュリティを自社でコントロールできる利点があります。一方で初期費用や管理に大きなリソースがかかることが難点です。

一方、クラウド型はオンラインという特性から、リーズナブルかつスピーディーに導入できます。場所や時間を問わず利用しやすい、汎用性に優れたOCRとして広く活用されています。

OCRのクラウド型とオンプレミス型の違い

OCRのクラウド型とオンプレミス型の違いを、3つの視点から比べてみましょう。

システムの設置領域

OCRのクラウド型とオンプレミス型には「システムを設置する領域がどこか」に違いがあります。

クラウド型OCRは、プロバイダのサーバーにある領域でデータを処理します。利用者は基本的に提供されたシステムをそのまま利用するスタイルとなるため、自社サーバーやインフラの構築が不要で、低コストかつスピーディーに導入できるのが利点です。

またメンテナンスやバージョンアップ、法改正への対応といったシステム保守もベンダーが行うため、自社で対応する必要がありません。

一方、オンプレミス型OCRは、社内のサーバー・システム環境にインストールして利用するため、自社サーバーの用意が必要です。権限が付与されたパソコン・ユーザーのみがアクセスできるほか、機能の拡張やシステム連携などが任意で設定できるので、セキュリティ対策を独自に展開できます。

ただし、自由度が高い反面、自社環境に合わせたシステムを個別に構築するという特性上、導入コストがクラウド型より高額で時間もかかります。また、保守やメンテナンスも自社で行う必要があるため、専門知識のあるリソースを確保する、ベンダーサポート契約を結ぶなどの対応をしなければならない点にも注意しなければなりません。

カスタマイズ性

クラウド型OCRとオンプレミス型OCRのカスタマイズ性を比較すると、後者に軍配が上がります。

クラウド型OCRで利用できるのは、基本的に提供元のプロバイダが提供している機能のみです。製品によってはアップデートによる新機能の追加や、API連携など一部のカスタマイズが可能ですが、あくまでも製品の仕様や設定に準じた機能しか利用できません。

一方、オンプレミス型OCRは、自社の業務フローや課題に応じて独自に柔軟な調整や設定が可能です。したがって、自社システムに最適化したOCRを利用したいときは、オンプレミス型が適しているといえます。

料金体系

クラウド型OCRは、サブスクリプションや従量課金制など、利用期間・量に応じた料金体系となっていることも多いです。従量課金制の場合は、読み取るデータの件数や容量、ID数等が増えるほど、料金も増加する仕組みになっています。

一方オンプレミス型は、自社サーバーにソフトウェアをインストールするという関係上、導入にかかる初期費用が高額になりがちで、自社の利用量が少ない場合には割高になることもあります。

購入や設置にかかる費用のほか、メンテナンスやアップデートなども基本的に自社で行わなければならず、そのたびにコストと手間がかかる点にも注意しなければなりません。

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クラウド型OCRを導入するメリット

クラウド型OCRの導入によって得られる4つのメリットを紹介します。

OCRの初期コストが抑えられる

クラウド型OCRは、サーバーの新規構築やソフトウェアの購入およびインストールが不要です。導入時の環境構築や設定も比較的容易で、導入時のコストを抑えやすい傾向にあります。

またスモールスタートからはじめ、段階的にプランを変更・拡張していくなど自社の利用量に合わせて最適化していくことも可能です。

スピーディーに利用開始できる

クラウド型OCRの利用要件は、基本的にインターネット環境のみです。Web経由で利用登録を行えば、すぐに利用開始できます。

オンプレミス型OCRは、自社サーバーの用意やソフトウェアのインストール、動作確認などに数週間から数ヶ月の期間を要する場合があります。一方、クラウド型OCRは登録後、即日で運用を開始できる製品もあります。

スピーディーに利用開始できるため、急な業務ニーズへの対応が可能なほか、試験的な導入もしやすいでしょう。また、必要に応じてAPI連携により自社システムとの連携を追加するなど、段階的に機能を拡張できる点もメリットです。

保守管理に手間がかからない

クラウド型OCRのサーバー管理やメンテナンス、アップデートは提供元のプロバイダが行います。保守管理に専門知識を持つ人材がいない、または人的リソースを割けない企業にとって、手間なく運用できることはクラウド型の大きな利点です。

また、プロバイダによって定期的なアップデートが実施されるため、最新状態のソフトウェアが手軽に利用できます。特に、AI-OCRのように日進月歩の技術は、アップデートが反映されやすいクラウド型の利便性のほうが高いといえるでしょう。

BCP対策ができる

クラウド型OCRのうち、文書管理にも対応したサービスは、BCP（Business Continuity Plan：事業継続計画）対策の一環になります。災害や事故など、緊急事態が発生したとき、早期復旧しやすいでしょう。

紙ベースでの保存方法だと、データを紛失・破損した場合、それに関連するすべての事務処理が滞りやすくなります。たとえOCRでデジタル保存していても、自社サーバーにシステム・ネットワークを構築するオンプレミス型だと、被災時にデータが失われる恐れがあります。このように、保管場所が単一拠点に集中していると、バックアップは容易ではありません。

クラウド型のシステムを活用して書類をデジタルデータに変換し、クラウドストレージにバックアップしておけば、データ消失のリスクを軽減できます。データ復旧やリモートアクセスなどがスムーズになり、災害・トラブル発生時の手助けになるでしょう。

クラウド型OCRのデメリット

クラウド型OCRの導入を検討する際は、3つのポイントに注意してください。

利用制限や性能制約がある

文書保管ができるクラウド型OCRは、保存できる枚数や容量、機能に制限がかけられていることがあります。オンプレミス型OCRであれば、保存できる書類は自社サーバーの容量に依存していますが、クラウド型OCRで制限を超えた範囲の機能や容量を利用したい場合は、課題に対応するほかのプランやサービスに切り替えなければなりません。

また、インターネット環境に依存するため、通信状況によっては、アップロード時の動作が重くなることがあります。特に、画像・PDFなどファイルサイズの大きいデータは容量を圧迫し、利用しづらくなるかもしれません。

セキュリティ対策がプロバイダに委ねられる

クラウド型OCRは、インターネットを経由してデータを送受信するため、外部からの不正アクセスやデータ漏洩などのサイバーリスクを完全になくすことは困難です。基本的なセキュリティレベルは、提供元のプロバイダに委ねられるため、暗号化やアクセス制御などの対策がしっかりとなされているサービスを選定することが求められます。

また、利用者側でもデータ分類やアクセス権限の設定、運用ルールの策定など、独自のセキュリティ対策が必要です。

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プロバイダ主導の仕様変更への対応が必要になることがある

クラウド型OCRは、メンテナンスやバージョンアップをプロバイダが管理していることから、導入後に突発的な仕様変更が行われる可能性があります。定期的に最新機能が提供される一方で、操作方法やUI、使用感が変わることがあり、同じシステムを利用しているステークホルダーの間で混乱が生じるかもしれません。

サポート体制や事前告知など、アップデートによる仕様変更に対応しやすい体制が整っているサービスを選ぶことで、いざという時も安心して対処できるでしょう。

拡張性の高いクラウド型を選ぶ際も、基礎となるOCR導入のメリット・デメリットの理解は欠かせません。更に詳しいメリット・デメリットについてはこちらの記事をご参照ください。

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無料のクラウド型OCRとは？サービスの特徴と有料製品との違い

クラウド型OCRには、有料と無料の2つのサービスが存在します。ここでは、両者の違いを3つのポイントから比較していきましょう。

機能性

無料のクラウド型OCRは、有料サービスと比べ、機能やパフォーマンスが限られている傾向にあります。

例えば、読取精度や処理速度、対応するファイル形式が制限されていたり、画像データの文字情報をテキストデータとして起こすところまでしか対応していなかったりするツールも少なくありません。特にOCR後のデータ集計を行いたい場合、転記作業を手入力で行わなくてはならないため、ビジネスユースには活用しにくいでしょう。

一方、有料のクラウド型OCRはただ文字を読み取ってデータ化するだけにとどまらず、次のような多彩な機能を搭載している製品も存在します。

• 分類・ラベル付け

• 特定の項目の自動抽出

• 外部システムとのAPI連携

• 文章要約

• 多言語対応

製品によっても異なりますが、高付加価値な機能を持つOCRシステムを導入すれば、情報の一元管理や業務効率化に貢献するでしょう。

セキュリティ

ビジネスユースにおいて、セキュリティ性が特に重視されるクラウド型OCRは、無料サービスと比べ、有料サービスのほうが優位なケースが多いといえます。多くの有料サービスは、提供元のプロバイダが通信の暗号化やアクセス制限をはじめとする独自のセキュリティ対策を講じているからです。

セキュリティ認証や、国際基準に準拠していることを明示しているサービスも多く、セキュリティ対策が求められる業界や分野・部門にも導入しやすいでしょう。

サービスの継続性とサポート

有料と無料のOCRシステムは「安定的かつ継続的に使えるか」という観点でも違いが生じます。無料サービスの場合、収益モデル上運用保守の維持コストをかけるのが難しいため、突然サービスが終了するなど、持続性の懸念があります。

また無料サービスでは、サポートが提供されていないケースも少なくありません。

対して、有料サービスは、長期運用を前提として設計されています。多くのベンダーがユーザーのニーズやトレンドに合わせてアップデートを行なっているため、安定的かつ継続的に利用しやすいといえます。

また、ユーザーサポートを備えている製品も多く、トラブル対応や疑問の解消も比較的スムーズです。さらに、大量のファイルの一括処理に対応する製品もあり、少量から大量まで、事業の規模にかかわらず継続的に利用しやすいでしょう。

OCRの活用シーン

ここでは、OCRが具体的にどのようなシーンで活用できるのかを紹介します。

帳票の管理

経理部門で大きな負担となりがちな請求書や注文書といった帳票の管理には、ストレージを有するOCRシステムが最適です。販売管理システムなど、API連携で後続システムと繋げられる製品を導入すれば、読み取った帳票を自動でテキストデータ化およびシステムにアップロードでき、手入力の手間が省けます。

また、電子帳簿保存法に対応した製品を選べば、同法が求める「取引年月日・取引金額・取引先」による検索要件や、訂正削除の履歴管理といった法的要件を満たした電子取引データ保存やスキャナ保存をスムーズに実現できます。

紙文書のデータ保存

企業経営において重要な契約書や、取引先・顧客から提出された申込書などの管理を紙ベースのまま行うのは煩雑で、保管場所も圧迫します。テキストデータ化しようにも、従来の方法ではシステムに手入力するしかなく、担当者の負担は小さくありません。

OCRシステムを導入すると、スキャンした書類を迅速にテキストデータ化できます。キーワード検索が可能になり、書類を素早く探せるのもメリットです。さらにクラウドストレージのあるOCRなら、広範囲の保管場所が不要で、災害対策にも効果的です。

情報のデータベース化

申込書や名刺、アンケート用紙、紙のタイムカード・出勤簿などの手書き書類でも、OCRシステムを導入すればスムーズにテキストデータ化できます。入力ミスをはじめとするヒューマンエラーも減り、情報管理の正確性が向上するでしょう。

また、API連携が可能な製品なら、OCRで読み取ったデータを、顧客管理システム（CRM）や営業支援システム（SFA）、勤怠管理システムなどに自動で送信・反映できます。アップロードしたデータの二次利用も容易になり、顧客への効率的なアプローチや、情報管理の適正化が実現するでしょう。

FAX業務の自動化

OCRシステムによっては、受注プロセスにおけるFAX処理に効果を発揮するものもあります。

従来、FAXは情報を紙で受け取るという性質上、デジタル化に手間がかかる分野でした。目視確認と手入力が必要で、業務負担が大きくなる傾向にあります。また、ヒューマンエラーも課題になることがあります。

システム面・コスト面の両面からみて導入ハードルの低いクラウド型OCRを選べば、こうしたFAXにかかる一連の処理を効率化できます。紙書類のテキストデータ化はもちろん、受信データを印刷せず、OCRに直接アップロードすることが可能な製品もあり、業務負担軽減とペーパーレス化によるコスト削減を実現します。

OCRにおけるFAX後のフローと導入効果の詳細はこちらをご覧ください。

【関連記事】AI-OCRでFAX受信後の業務を効率化！基本フローと導入効果をわかりやすく解説↗️

クラウド型AI-OCRとして「PATPOST」が選ばれる理由

「PATPOST」は、約95%*1の文字認識精度のAI-OCRを搭載した文書管理サービスです。非定型レイアウトや手書き文字など、多様な文書の読み取りに対応しています。

読み取ったデータの二次利用をスムーズにする「指定項目抽出AI」を搭載。必要な項目のみを抽出し、CSV出力できる形に自動で整形します。保存容量無制限*2で、社内外でのファイル共有やAPI連携*3にも対応しています。

さらに、IPアドレス制限や二要素認証といったセキュリティ対策*4を講じているほか、キャビネット共有先の指定も可能*5。ニーズや最新トレンドを反映し、機能を随時アップデートしています。

PATPOSTは業界最安水準のコストで、生成AI-OCRの圧倒的な精度をご利用いただけます。まずは1ヶ月の無料トライアルで、貴社の実際の書類がどれほど正確にデータ化されるかお試しください。

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*1 精度はオリックスグループで取り扱う文書での検証結果（当社調べ）。
*2 法人プランのみ。ファイルアップロードなどの処理に必要な処理カウントは1IDあたり年間12,000カウント付与されます。カウント数の上限を超えてアップロードなどをする場合には、契約IDを増やしていただく必要があります。処理カウントについては、よくあるご質問「処理カウントは何を基準に加算されますか」をご確認ください。複数ファイルを一度にアップロードする場合の上限容量は合計5GBとなります。1ファイルあたりのファイルの容量は最大50MB程度です。個人事業主さまは、利用料金や条件が異なります。詳しくは、https://patpost.jp/priceをご覧ください。
*3 こちらの機能は100ID以上ご契約の場合にご利用可能です。
*4 こちらのセキュリティサービスは30ID以上ご契約の場合にご利用可能です。
*5 取引先がPATPOSTを利用しているか、取引先に自社で契約したIDを付与する必要があります。なお、共有先企業にIDを付与するために自社の契約ID数を増やす場合は、別途1IDあたり年額15,360円（税抜）の負担が生じます。

まとめ

インターネット上で提供されるクラウド型のOCRは、自社サーバーの用意がいらず、スピーディーに導入できます。自社での保守管理も基本的に不要で、社内サーバーとは異なる場所にデータを保管できるので、万が一のときのBCP対策としても有効です。

ただし、自社専用に構築されたオンプレミス型より機能の柔軟性が低い傾向にあるほか、サイバーセキュリティによるリスクが生じることもあります。安心して利用するためにも、セキュリティ対策やサポートが充実したシステムを選定しましょう。

クラウド型AI-OCRをお探しなら、ぜひ「PATPOST」へ。導入に関するご相談のほか、資料のダウンロードやサービス概要、料金など、気になることがあればお気軽にお問い合わせください。