手書き書類のデータ化を検討しているものの「本当にきれいにデータ化できるの？」「手書きの文字はちゃんと認識されるの？」などの不安から、OCRの導入に一歩踏み出せない方もいらっしゃるのではないでしょうか。手書き書類のデータ化でコストとスピードのどちらも重視するなら、手書き書類も高精度で読み取れるAI-OCRが有効です。

この記事では、手書き書類を読み取れるAIｰOCRの特徴、その読み取り精度などを解説します。手書き書類に対応するOCRシステムを探している方は、ぜひチェックしてください。

手書き文書でも精度高く読み取れる「AI-OCR」とは？

「AI-OCR」とは、AIの技術を取り入れたOCRシステムです。従来のOCRでは、形状が多様な手書き文字は、正確に読み取れないことも少なくありませんでした。

そこで登場したのが、より高精度なAI-OCRです。まず、AI-OCRの特徴や強みをみていきましょう。

AIにより精度向上、手書き文字にも対応できる

従来のOCRは、あらかじめ設定されたルールに基づいて文字を認識しています。文字を一つひとつ切り出して形状的な特徴を抽出し、似たパターンの文字とマッチングして判別する仕組みです。ゆえに、手書き文字特有の筆跡のバラつきや、文字の崩れ、かすれなどに対応することが困難でした。

一方、AI-OCRはAI技術を取り入れたことで、認識精度が飛躍的に向上しています。ディープラーニングにより、大量の手書き文字データの特徴を自動で学習できるようになったため、かすれた文字やクセ字など、多種多様な手書き文字にも対応できるようになりました。

近年は生成AIの搭載によって、高精度な読み取りだけでなく、要約や集計といった幅広い業務に対応するOCR製品も登場しています。

例えば、AI-OCRを搭載している「PATPOST」の場合、手書き文字およびスキャン文書を含む場合の読み取り精度は95%程度*1です。文書のテキスト化をAI-OCRが代行することで入力ミスが減らせるだけではなく、AIによる指定項目の抽出や、表記揺れの統一なども自動で行えます。

仕組みを理解した上で、自社にとって最適なOCR導入のための判断基準を整理しておきましょう。

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*1 精度は当社調べとなります

「定型文書×手書き」だけでなく非定型文書・複雑なレイアウトへの対応も可能に

従来のOCRは手書き文字の読み取り精度が低いだけでなく、基本的にレイアウトや位置が固定された定型文書にしか対応できません。ゆえに、配置など構造が違う文書を複数扱う業務では活用しにくいという事情がありました。

対して、大量のレイアウトパターンを学習しているAI-OCRは、文字の並びから前後の関連性を理解できるため、非定型帳票でも高精度で読み取れます。「取引先によって文書構造が違う」「広範囲の業務にOCRを活用したい」など、あらゆる場面で活用できるようになりました。

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高精度のAI-OCRで業務効率がどれくらい改善する？

AI-OCRは手入力と比べ、業務にかかる時間を大幅に短縮できます。例えば、OCRを導入しない業務フローでは、次のような工数がかかるのが一般的でした。

1. 書類の受領

2. 書類の目視確認

3. 手入力

4. 再チェック

5. ファイリング・保管

書類の内容などにもよりますが、1工程あたり約1〜2分はかかります。概算で、書類を2,000件処理すると30時間ほどの時間がかかることになります。処理件数が増えるほど、負担も大きくなるでしょう。

一方、AI-OCRを取り入れた書類処理のフローは以下のとおりです。

1. 書類の受領

2. 書類のスキャン or 画像アップロード

3. OCR認識

4. 確認・修正

5. 電子保管

AI-OCRを活用すれば、事前の目視確認や手入力、ファイリングの手間が省けるうえ、1工程あたり30秒程度まで短縮できます。クセのある手書き文字も高い精度で読み取れるため、確認にもさほど手間がかかりません。なお「PATPOST」を導入した場合、書類の仕分けから保管までの作業時間まで含め、10分の1程度*2まで削減できることが分かりました。

*1 当社試算によります

ただし、AI-OCRの認識精度は100%ではありません。認識後の目視確認を徹底することで、入力ミスを最小限に減らせます。

なお、PATPOSTで実際に手書き文字を読み取った例を知りたい方は、こちらの記事をご参照ください。

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人力で入力した方が精度は高い？

結論として、OCRと手入力の精度の高さは、一概には比較できません。手入力の場合、内容の正確性は担当者のスキルによって千差万別だからです。特に、繁忙期で大量処理・短納期という条件が重なると、集中力の低下や疲労、見間違いなどが起きやすく、手入力では1%前後の確率でミスが発生するといわれています。

一方で、AI-OCRの精度は平均90%前後であり、目視確認が不可欠です。しかし、導入により「書類と画面を何度も往復する」といった作業がなくなり、工数を大幅に削減できます。またデータ整形の自動化や検索性の向上など、業務の無駄や煩雑な作業が少なくなることで、業務負担の軽減だけでなく、人件費の削減にもつながるでしょう。したがって、AI-OCRの導入効果は入力精度によるものだけではなく、全体の効率化という観点からみて非常に高いといえます。

また、業務効率化の理論値だけでなく、実際の改善効果を確認することも非常に重要です。具体的なAI-OCRの導入事例は以下の記事でまとめていますので、是非ご確認ください。

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OCRによる「手書き文書のデータ化」の効果を発揮しやすい部門・業務とは？

ここからは、手書きの文書をデータ化する効果を実感しやすい4つの部門・業務を紹介します。

後述する経理部門では特に導入が進んでいます。導入のメリットや注意点については以下の記事ををご覧ください。

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営業・顧客管理部門

申込書・見積書・発注書などを取り扱う営業・顧客管理などの業務は、OCRを利用したデータ化による効果が出やすい部門です。

営業部では、顧客から直接書面に記入してもらう場面が多いため、手書きの文書を取り扱う機会が多くあります。AI-OCRで顧客名や住所・連絡先、契約日、商品名・金額などをデータ化することで、管理・検索がスムーズになります。さらに顧客アンケートやヒアリングシート、名刺、営業報告書、FAXなど、業務で取り扱うさまざまな書類をデータ化することも可能です。

特に顧客アンケートは、PATPOSTのような指定項目抽出ができるAI-OCRを活用すれば「性別」「年齢」「住所」などの特定の項目の抽出が簡単かつスピーディーに。ローデータとしてCSVファイルに出力し、情報の分析などに二次活用することもできます。

また、CRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援システム）へのインポート用データを作成したり、API連携を行ったりすることで、データの二次利用が可能になるほか、基幹システムによる情報の一元管理も可能です。遠隔地からのデータ入力が可能な製品もあるため、営業部門の書類管理に大きく貢献するでしょう。

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経理部門

大量の帳票（請求書・領収書・発注書など）を取り扱うことの多い経理業務は、特にOCRによる省力化が期待できます。

経理部門では「帳票の入力作業」に膨大な時間をかけています。また、早く正確にデータを入力しなくてはならないため、プレッシャーを感じてしまうことも。OCRを活用すれば時間を短縮できるだけでなく、処理の遅延や入力ミスといったヒューマンエラーも減らすことができ、作業者の心理的ストレスの緩和にもつながります。

また、帳票に記載されている取引先名や金額、請求日、支払期日、振込先などを自動抽出でき管理しやすくなるほか、電子帳簿保存法に定められる可視性・検索性・真実性の確保も可能です。そのほか、稟議書や支払い依頼書をデータ化することで、ペーパーレス化によるコストおよび保管場所の削減にもつながるでしょう。

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また、OCRを会計システムに連携すれば、仕訳入力や支払処理を効率化できます。インボイス番号といった人力では入力ミスを起こしやすい数字の羅列にも正確に対応できるのもメリットです。

【関連資料】PATPOSTがサポートする経理DX [法人プラン] ↗️

人事・総務部門

人事・総務部門におけるOCRの活用例として、履歴書や出勤簿、各種申請書、契約書などの管理が挙げられます。

特にAI-OCRなら、現場職に多い紙の出勤簿やシフト表、残業申請書なども高精度で読み取ってデータ化することが可能です。

また、人事管理システムや勤怠管理システムなどと連携させることで、例えば「労働基準法に違反していないか」といった確認が可能になったり、給与計算を自動で行えたりといった作業も効率化します。そのほか、社内アンケートや、備品管理リストなどのデータ化も、OCRの有効な活用方法です。

さらに、クラウド型のOCRであれば、部署間をまたいだデータ連携もスムーズになります。

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製造業・建築業・運輸業などの現場

製造業や建設業、運輸業などの現場では、契約書や作業報告書・点検記録・運転日報などのデジタル化による生産管理・品質管理の効率化にOCRが活用できます。

手書きの多い作業日報や現場報告書、施工記録、安全教育記録、作業員名簿などのまとまった文章の読み取りができるため、過去の情報を探りたいときはもちろん、保管スペースの削減にも効果的です。

さらにAI-OCRなら、図面に添えられた指示書や変更届、仕様書の手書きコメント部分をデータ化することも可能。図面管理の一助となるでしょう。

大判図面などのスキャン作業や保管スペースの確保にご負担を感じている方は、ぜひPATPOSTのスキャン代行サービスもご検討ください。

【関連資料】ペーパーレス化をサポート！PATPOSTスキャン代行サービス ↗️

まとめ

AI-OCRの登場により、手書き文字の認識精度は格段に高まりました。以前は読み取れないことのあったバラつきや崩れ、かすれなどのある文字も、高精度で読み取れます。また、近年は生成AIを搭載したOCRにより、情報の抽出や集計、テキストの追加なども自動化し、さらに幅広い用途に活用できるようになりました。ビジネスの効率化やコスト削減、情報検索の高速化、ペーパーレス化など、多岐にわたるメリットが得られます。

手書き文字が読み取れるOCR製品をお探しなら、幅広い業務に活用でき、導入社数2,000社以上*3の実績を持つAI-OCR「PATPOST」をご検討ください。

約95%*4 の高い精度で、書類の仕分け・保管の全工程を合計で10分の1程度*5 に削減できます。入力ミスを減らすほか、指定項目の抽出や、表記揺れの統一、外部ツールとの連携なども行えるため、業務の一元管理による効率化とコスト削減につながります。

PATPOSTなら月額6,400円（税抜）〜の低コストで、AI-OCRの圧倒的な精度をすぐにご体験いただけます。まずは1ヶ月の無料期間で、貴社の実際の書類がどれほど正確にデータ化されるかお試しください。

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まだ検討中の段階でも構いませんので、この機会にぜひお気軽にお問い合わせください。

*3 2025年3月31日現在の契約社数です
*4 精度は当社調べとなります
*5 当社試算によります