AI-OCRは、手書き文書や複雑なレイアウトの帳票もデータ化できる技術として、業務効率化やペーパーレス化を目指す企業から大きな注目を集めています。

しかし実際に導入した現場では、「思ったほど使えない」「結局手間が減らなかった」といった声も少なくありません。

本記事では、「AI-OCRが使えない」と感じる典型的なケースや、課題を踏まえたうえで効果が期待できる業務の例を紹介。さらに、製品選定時に押さえるべき重要なポイントをわかりやすく紹介します。

「AI-OCRの導入で失敗したくない」「本当に効果のある活用方法を知りたい」とお考えの方は、ぜひご覧ください。

そもそもAI-OCRとは？

AI-OCRとは、従来のOCRに、AIを組み合わせて精度を高めた技術です。OCRとは手書き文字や印刷物、スキャンデータなどを読み取り、デジタルデータとして変換する技術を指します。

従来のOCRではデジタルフォントの読み取りは可能でも、レイアウトが崩れた文書や手書き文字は精度が低いという課題がありました。対してAI-OCRは多量なデータから文字のパターンを学ぶ、いわゆる「ディープラーニング」を行うことで、手書き文字や異体字、レイアウトの複雑な文書でも高い認識精度を発揮できるようになりました。

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「AI-OCR、使えない」と感じてしまうケース

AI-OCRは大きな期待を集める一方、実際の運用現場では「思ったほど効果が出ない」と感じてしまうケースもあります。ここでは、代表的な課題について整理します。

確認作業に手間がかかる

AI-OCRは「業務効率の向上」「人為的なミスの削減」といったニーズに応える技術ですが、高精度システムでも、完璧に読み取るのは難しいのが現実です。

特に、手書き文字や劣化した書類、独自フォーマットの帳票などは読み取りが難しいため、認識ミスや抜け漏れが発生するリスクが残ります。認識精度の低さにより、人の目でのチェック・修正に多くの時間を割かなくてはならないケースでは、結果として思ったほど手間が削減されないことも少なくありません。

「導入したけれど使えなかった」を防ぐために、OCR導入前に確認すべき判断基準を整理しましょう。

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AI-OCR以外の機能が要件に合致しない

AI-OCRの機能は「文字を読み取ってデータ化する」ところまでですが、そこから一歩踏み込み「読み取りデータをCSVで出力したい」「社内システムと連携したい」「ファイルを検索したい」などの場合、その機能の有無はベンダーのシステム設計に依存します。

AI-OCR以外の機能が使いにくい場合、想定外の工数がかかってしまう例も珍しくありません。

機能の有無はベンダーに依存しますので、本来のAI-OCRの特徴である「学習機能」を活かすためには、従来のOCRとの違いを理解することも重要です。

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コストが高い

AI-OCR導入には、サービス利用料だけでなく、関連するシステムとの連携にかかるメンテナンス・追加開発・データ修正作業といったさまざまなコストがかかります。「従量課金契約だが、想定以上に書類が増えた」「帳票とシステムの相性が悪かった」など、初期導入時には見えづらかった隠れコストが、実際に運用を始めてから重くのしかかってしまうこともあります。

また、読み取りミスが多発する場合、システム費と人件費の二重でコストがかかってしまう可能性が。すると「コスト削減」という当初の目標と逆行してしまうため、注意が必要です。

PATPOSTは、月額1,980円からご利用できるAI-OCRサービスです。事業規模や活用シーンに合わせてカスタマイズプランもご提案いたします。まずはどのプランが最適か、利用ボリューム別の目安と主要機能の対応表を以下よりご確認ください。

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手書き文字を認識しにくい場合がある

手書き文書を扱う現場では、書き手による文字のクセ、筆圧、かすれ、はね、連結文字などが認識精度に大きく影響します。

特に、医療現場や教育機関、行政窓口など手書き中心の業務では、認識ミスをカバーするために多くの手間がかかり、期待していた効率化が達成できない場面もあります。

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AI-OCRを導入したけど、不備や機能で漠然としたお悩みを抱えていた企業向けに、弊社ではAI-OCRを「使えない」から「使える」に変える、PATPOSTによる具体的な解決策を過去のセミナーにて解説しています。以下から無料でアーカイブ動画を視聴できますので、導入のご検討や業務フロー構築の叩き台にご活用ください。

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AI-OCR導入で効果が期待できる業務と適したAI-OCRシステムの特徴

AI-OCRにはさまざまな課題があります。しかし、課題があってもなおAI-OCRの導入で高い効果が期待できる業務もあります。

効果が期待できる業務の例と、それぞれに適したタイプを紹介します。

経理・総務の帳票入力業務の自動化

経理・総務部門では、請求書や領収書、経費精算書といった多様な帳票を日々処理する必要があります。

従来のOCRでは固定レイアウトの帳票にしか対応できず、フォーマット違いにより認識エラーが起きてしまうという課題がありました。しかし非定型フォーマットにも対応できるAI-OCRであれば、多少レイアウトが異なる帳票でも柔軟にデータ抽出でき、システムによってはそこから各項目に分け、データベースに登録することもできます。

すべてを完璧に自動化することは難しい場合もありますが、取引先に直接証憑をアップロードしてもらうこともできる*PATPOSTのようなシステムを活用すれば、作業工程を削減することも可能です。入力作業の負担も軽減するため、ヒューマンエラー防止にも大きく貢献するでしょう。

* 取引先がPATPOSTを利用しているか、取引先に自社で契約したIDを付与する必要があります。なお、共有先企業にIDを付与するために自社の契約ID数を増やす場合は、別途１IDあたり年額15,360円（税抜）の負担が生じます

契約書や申込書のデジタル化

契約書や申込書は企業や案件ごとにレイアウトや表現が異なるケースが多いため従来のOCRでは個別対応が難しく、高い精度での検索や分類・管理が可能な文書のデジタル化が困難でした。非定型フォーマット対応のAI-OCRは、ディープラーニングにより多くのパターンを学習したAIが文書全体の構造や意味を類推するため、バラバラなフォーマットでも必要な項目を精度高く抽出できます。

多少の修正や目視チェックが必要な場面もありますが、手作業で情報を打ち込む従来の方法に比べてより省力化が見込めるでしょう。また文書の分類・管理がしやすいシステムを利用することで情報検索の効率も向上し、管理コストも削減できます。

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建設・運送現場などでの手書き記録のデジタル化

建設や運送、不動産や保険などをはじめとした業界では、その特性により手書きによる記録・管理が求められるケースが多くあります。

手書き記録の場合、従来型OCRでは読み取り精度が低くなってしまう点が課題でした。一方AI-OCRは、ディープラーニングにより手書き文字のパターンを学習し、クセや個人差がある文字でもある程度認識できるレベルに進化しています。

完全な精度を保証するものではありませんが、入力作業を一定自動化させることで作業負担を軽減できるだけでなく、データ化により情報へのアクセスが容易となるため、現場スタッフの負担軽減だけでなく、サービス品質向上にもつながるでしょう。

手書き文書を多く扱う業界は手書き文字の読み取り精度が高いタイプのAI-OCRを選ぶのがおすすめです。また現場業務が多い業種においては、スマホやタブレットでの撮影・読み取りにも対応したシステムを選ぶことで、よりスムーズな運用が可能となります。

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多拠点・多言語対応の書類管理の標準化

海外拠点とのやり取りや外国人スタッフを抱える企業では、英語・中国語・ベトナム語など多様な言語の書類を処理する必要があります。従来のOCRは特定言語しか対応できないケースが多く、多言語混在文書の運用には不向きでした。

AI-OCRでは、多言語認識機能を持つ製品も登場しており、さまざまな言語の書類を一括してデータ化・管理できるようになっています。

別の言語として認識されてしまうことに伴う認識ミスには注意する必要がありますが、少なくとも主要項目の抽出や拠点間のスムーズな情報連携には十分に役立ちます。国際業務のスピードアップに直結する有力な手段です。

複数言語による書類の取り扱いが多い場合には、多言語の読み取りに強いタイプのAI-OCRを選ぶのがおすすめです。

AI-OCRを導入した企業の声

AI-OCRを実際に導入した企業の声を紹介します。ぜひ、導入の際の参考にしてください。

AI-OCRで手作業の負担を大幅削減した事例

株式会社京王ストアでは、改正電子帳簿保存法への対応にあたり、当初はコストをかけずに進める方針を検討していました。しかし社内調査の結果、電子帳票が各部署間で想定以上にやりとりされていることが判明。手作業による対応では各部署への負担が大きすぎると判断し、AI-OCR機能を備えた文書管理システムの導入を決断しました。

導入後は、書類内容の読み取りと項目の自動抽出機能により、これまで手作業で行っていた入力やファイル名の付与、文書の分類作業が効率化されました。シンプルで直感的に利用できる点も、スムーズな運用の実現に寄与していると感じているそうです。

【関連事例】株式会社京王ストア様「当社に合った運用方法を提案してくれたことがありがたい。信頼できると思った点も導入を決めた理由」↗️

AI-OCRでファイル名変更不要の検索体制を構築した事例

小川畜産食品株式会社では、従来社内の電子データは共有ドライブ上で管理しており、検索性を高めるため詳細にファイル名を手入力していました。しかしこれでは手間がかかるばかりでなく、ファイルの命名規則が属人化してしまう点も問題とされていたそうです。

そこでAI-OCR機能を備えた文書管理システムを導入したところ、書類をスキャンして読み取った企業名や日付、金額などの文字情報を検索キーワードとして活用できるようになりました。ファイル名を意識せずに目的の文書を素早く検索できる体系が構築され、書類整理の工数が大幅に削減されたといいます。

【関連事例】小川畜産食品株式会社様「ファイル名を変更せずとも簡単にファイル検索ができるようになった」↗️

AI-OCRの導入事例をさらに確認したい場合は、以下の記事をご覧ください。

【関連記事】AI-OCR事例5選！従来OCRとの違い・導入前のチェックポイントも解説 ↗️

AI-OCRを選ぶ時に失敗しないために押さえておくべきポイント

AI-OCRは、ただ導入すれば自動的に業務が効率化できるわけではありません。導入効果を最大化するためには、事前に自社の業務に本当に合った製品を選べるかが極めて重要です。

ここでは、AI-OCRを選ぶ際に特に押さえておきたいポイントを整理しました。選定時に意識したいポイントも解説していきます。

UIがシンプルで、皆が使いやすいものを選ぶ

AI-OCRは機能面だけでなく、使いやすさも非常に重要な選定ポイントです。複雑な設定が必要なツールや、操作マニュアルを読み込まなければ使えないようなツールは教育コストがかかるため、ITに詳しくない営業所や現場スタッフなどでも直感的に使えることが求められます。

導入前には実務を想定して実際の帳票などを使用した検証を行い、実務担当者の使用感や課題をヒアリングしながら導入の可否を決めていきましょう。

費用対効果が合うものを選ぶ

AI-OCRを選ぶ際には、初期費用だけでなく運用コストや人件費削減効果を総合的に見て費用対効果を検討しましょう。処理件数の多い企業では月額固定料金、一方少ない場合は従量課金が合理的なこともあります。

また、モデルへの追加開発が発生したり、カスタマーサポートが有償だったりする場合もあるため、多角的にコストシミュレーションを行い、本当に投資効果が見込めるかを事前に見極めましょう。

サポートが充実した製品を選ぶ

AI-OCRの運用中、さまざまな疑問点が出てくることもあります。特にSaaSとして提供されている場合はアップデートにより使用感が変わってしまうことがあるため、トラブルや不明点にすぐ対応できるサポート体制があると安心です。

サポートにも「メール対応のみ」「回数制限がある」「有償」など制約があるケースがあります。疑問を放置すると業務が滞ってしまうため「電話サポートが無償」「レスポンスが早い」など、利用を躊躇しなくて済み、迅速に対応できるサポートを選ぶと良いでしょう。

セキュリティ対策ができているものを選ぶ

個人情報や機密情報を扱う業務では、AI-OCRにおいてもセキュリティ対策が必須です。たとえば、契約書や申込書をデジタル化する場合、データが外部に漏洩すれば企業の信用問題に直結します。

また、海外拠点とのやり取りではクラウドを介した情報管理が一般的ですが、その際も通信の暗号化、アクセス制御、バックアップ体制が整っているかを事前に確認する必要があります。特に個人情報を含む書類を扱う場合は、国内外のプライバシー規制にも注意を払いましょう。

クラウド型OCRの特徴やセキュリティに関する解説は、以下の記事をご参照ください。

【関連記事】クラウド型 OCR とは？オンプレミス型との違いを踏まえた選定のヒント ↗️

認識の精度を確認する

AI-OCRを導入する際、認識精度の確認は欠かせません。特に建築・運送現場では、読み取りミスが工程の遅延や誤配送を引き起こし、経理部門でも作業時間に影響を与えたり、トラブルの元となったりします。

自社業務とシステムには相性もあるため、導入前には必ず、自社の実際の帳票を複数枚使ってトライアルを行い、認識精度を確認することが重要です。

AI-OCR導入にあたっての注意点は、以下の記事で詳しく解説しています。

【関連記事】AI-OCRと従来のOCRの違いは？導入のメリットや注意点も解説↗️

導入の失敗を未然に防ぐために、自社の運用に寄り添うOCR企業の見極め方を確認してください。

【関連記事】OCRに強い企業・開発会社7選！DX推進につながる選定ポイントも解説 ↗️

まとめ

AI-OCRは、導入すればすべてを自動化できる万能ツールではありません。実際の現場では、読み取り精度の限界や追加コスト、運用上の工夫が必要になるケースも多く見られます。効果を最大限に発揮させるためには、自社に合うAI-OCRの選択が欠かせません。

また、AI-OCRサービスは多様化しており、価格体系の比較は難しいものです。以下の記事では、価格相場や費用対効果（ROI）の考え方、代表的な7製品の特徴を解説していますので、本記事とあわせてサービス選定の参考にご覧ください。

【関連記事】AI-OCRの気になる価格は？よくある料金体系や価格相場、選定のポイントを解説 ↗️

当社が提供する「PATPOST」は、取引先によって書式が異なるような様々な非定型文書に対しても、シンプルで使いやすいAI-OCR搭載の文書管理サービスです。初めてAI-OCRの活用に取り組む企業様にも安心してご利用いただけるよう、低コスト・わかりやすい運用・充実のサポート体制を整えています。

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