電子データの保存先は共有ドライブ上で行っており、権限を持たない人でもデータへアクセス可能で、編集・削除ができる状態でした。そのため、改正電子帳簿保存法（改正電帳法）の保存要件である「真実性を確保した保存」が難しく、またデータ紛失のリスクもありました。

2024年１月に義務化される改正電帳法、2023年10月に施行されたインボイス制度の両制度に対応できるサービスを検討していたところ、改正電帳法の要件を必要最低限の機能でクリアし、固定料金且つ低価格で販売されているPATPOSTは、まさに希望とマッチしました。
他社はオプション等で複雑な料金体系が多く割高に感じていた中、PATPOSTはわかりやすく導入しやすい価格帯であり、且つ2ヵ月間無料でお試しできたところもポイントでした。

今までは、検索のためにファイル名に書類の詳細情報を付与していたことが手間となっていた上、ファイル命名規則も属人化しておりました。導入後は、PATPOSTのAI-OCR*読み取り機能により、請求書の記載内容から直接キーワード検索をかけることで、簡単にファイルが検索できるようになりました。そのため、ファイル名に書類の詳細情報を付与する必要がなくなり、請求書の保管や検索の効率化に繋がっています。また、改正電帳法に対応した保管場所ができたことによる安心感はとても強く感じています。

*活字や手書き文字などを画像データとして取り込み、編集可能なテキストデータに変換するOCR(Optical Character Recognition)に、AIを融合させた技術のこと。機械学習による文字認識率の向上や、書類フォーマットの設計をせずに項目を抽出することが可能。