「タイムスタンプってなんですか？」というご質問を受けることがあります。

タイムスタンプとは、 ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明するもの です。

電子帳簿保存法では、保存書類についてこのタイムスタンプの付与が 求められています。そこで、タイムスタンプとは一体どのようなものなのかを見ていきましょう。

タイムスタンプとは

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプ とは、電子データ の信ぴょう性を担保するためのシステムとなり、タイムスタンプが付与された時点で、その電子データが確かに存在しており、かつ、その後改ざん等の不正 が行われていないことを証明するものです。

そもそも、電子データは 紙の書類に比べ簡単にデータの編集や削除が可能で、改ざん等の不正がしやすいという懸念があります。そこで、パソコンで作成した帳簿、スキャナで取り込んだPDFや画像などの電子データについて、確かに改ざん等の不正がないことを証明する必要があるのです。

タイムスタンプでは、付与後の修正や削除の履歴が確認できるので、電子データで保存している書類が正しく存在し、改ざん等の不正 がないことを証明し、安全性と信ぴょう性 を確保できるわけです。

タイムスタンプの仕組み

タイムスタンプの仕組みを見ていきましょう。

まず利用者 が、タイムスタンプの発行元であり、有効性を証明する機関である「時刻認証局（TSA :Time-Stamping Authority）」にタイムスタンプの発行を要求 します。書類の電子データから「ハッシュ値」を生成し、それを 時刻認証局に送信することでタイムスタンプの発行が開始されます。

※ ハッシュ値…元の電子データから一定のプロセスにより作成された値。1つのデータに対し、1つの固有値が定まる。

時刻認証局は、このハッシュ値に、「時刻情報」を結合 してタイムスタンプを発行します。利用者 は、時刻認証局より受けとったタイムスタンプを書類の電子データと共に保管する必要があります。

タイムスタンプの利用には、まず時刻認証局との契約が必要です。タイムスタンプの発行会社は複数社ありますが、契約形態や料金も様々です。月ごとの契約、スポットでの従量制での契約など1枚当りにかかる料金も異なります。

タイムスタンプは電子データ が増えればコストもかさみます。現在だけでなく、今後タイムスタンプが必要な電子データが どのくらいあるのか、ざっと洗い出してから、自社に適した契約方法を検討するとよいでしょう。

■「時刻認証業務の認定に関する規程（令和3年総務省告示第146号）」第3条第1項に規定する認定時刻認証業務の一覧（総務省）

https://www.soumu.go.jp/mainsosiki/johotsusin/top/ninshou-law/timestamp.html

電子帳簿保存法においてタイムスタンプが不要になる条件・方法について

電子帳簿保存法とは、各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件（※） を満たした上で電磁的記録（電子データ）による保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務 を定めた法律です。

電子データによる保存は大きく３種類に区分されており、そのうち「スキャナ保存」では、従来紙原本 を受領してスキャナで取り込んだ後、受領者が署名し、3営業日以内にタイムスタンプを付与することが義務づけられていました。

ただ、これでは事業者の事務処理に時間がかかり運用が厳しいため 、法律改正によって現在では、「受領者の署名は不要かつ、タイムスタンプの付与期間は最長2ヵ月 と概ね7営業日以内」 に緩和されたことで、使い勝手が改善されました。スキャナ保存は経費精算などでもよく利用されますが、時刻証明機能を備えていない書類管理システムでは、タイムスタンプの付与要件を満たしていないため、注意が必要です。

また、タイムスタンプの付与が必要ではない方法もあります。データの訂正削除履歴が残るシステムあるいは、訂正削除ができない システムに電子データを保存している 場合には、タイムスタンプの付与は必要ではありません。電子データなら何でもタイムスタンプが必要ということではありませんので、それを踏まえて業務システムを再度確認しておきましょう。新規にシステムを導入することで、タイムスタンプ付与のプロセスを効率化することも可能です。

まとめ

電子データは、紙の書類とは異なり、電子データ独自の保存方法のルールがあるため注意が必要です。

タイムスタンプはどの電子データ でも必要かというとそうではありません。電子帳簿保存法の対策として、業務フローを再確認して、どの電子データ にタイムスタンプが必要なのかを確認しておきましょう。

また、タイムスタンプが必要な電子データ については、取引先とどちらがタイムスタンプを付与するかなど、契約書などであらかじめ決めておくとよいでしょう。

同時に、タイムスタンプの付与が不要となる書類管理システムの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

※電子帳簿保存法で定められている要件については、以下の記事を参照ください。

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