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会社の書類保存先をクラウドに移行！メリットやまず始めることを解説
*記事の内容は、記事公開日時点の情報です。現在とは異なる場合があります。
書類の電子データ保存にはクラウドサービスの利用がおすすめです。オリックスが提供する「PATPOST」は電子帳簿保存法（以下、電帳法）の保存要件に対応したビジネス書類の電子保管サービスで、気軽にデータを保存できる点が特徴です。
本記事では、会社書類の保存先をクラウドに移行する際の手順や、気を付けるべきポイントをご紹介します。
書類保存先をクラウドに移行するメリット
書類の保存先をクラウドに移行するメリットとしては、大きく2つあります。
一つ目は、物理的な保存が不要になることによってコスト削減ができることです。
紙の書類を保存するためには物理的な場所の確保だけでなく、ファイルなどを整理する作業にかかる人的コストも必要となります。クラウドで保存するようになれば、一定の利用料を支払う代わりに会社のスペース確保や社員の管理工数を削減することができます。
二つ目は、クラウドに保存することで社員が職場以外からでも書類にアクセスできるようになることです。
社員の中には育児や介護などで家を離れるわけにはいかないという方もいらっしゃるはず。外出先で契約書や見積書などを確認したいときもあるでしょう。そのような場合でも、クラウドを活用すればどこからでも会社の書類を閲覧することができ、結果的に社員の働き方改革や業務効率化に繋がるわけです。
クラウド移行でまず行うこと
クラウド移行を検討する際には、クラウドに移行したい書類の量を把握します。
クラウドサービスには従量課金制のものがあるため、まずは会社で保存している書類の量を把握し、その中からクラウドに移行する総数と、将来的にクラウドに保存していく書類の総数の概算を知っておくことが重要です。
総数を把握するやり方としては、実際の書類原本を手動で数える方法や、データベースや書類をやり取りした過去のチャットログから計算していく方法などがあります。
ただし、どちらも膨大な工数を必要とするため、書類がまとまったファイルは一定数で概算したり、1ヵ月分の書類をサンプリングして、1年分の総数を把握するなど、工夫しながら見ていくことをおすすめします。
クラウドサービスの導入にあたっては、紙の書類をすべてデータ化することを検討している企業もあるかもしれません。過去の書類をスキャンしてアップロードして保存することで、書類の検索性を高めることもできます。
PATPOSTなら書類の管理がスムーズ
書類をクラウドで保存したい場合は、オリックスが提供するビジネス書類の電子保管サービス「PATPOST」がおすすめです。
「PATPOST」は、請求書や領収書、見積書などの電子取引データやスキャンした書類をアップロードするだけで、書類の中身をAI-OCRが自動的に読み取り全文テキスト化することができます。
これにより書類のファイル名だけでなく、記載されている文章の全文を検索対象とすることができます。
また、電帳法の電子取引データ保存の検索要件対象項目である「取引日」「取引金額」「取引先名」などの項目の抽出も可能で、対象要件項目が検索ができる形でデータ保存ができるシステムとなります。もちろん、はじめからメールなど電子的方法で受け取った書類についても保存できます。
また、操作方法もシンプルでわかりやすく、システムに苦手意識があるような方でも使いやすいです。既存の業務フローを大きく変えることなく、書類をアップロードすれば電帳法に対応できる*ことから、システム担当者が社内にいないような企業にも導入いただいています。
*電子取引データ保存の場合は、別途、訂正・削除防止に関する事務処理規程の制定・遵守が必要社内外とのファイル共有もかんたん
さらに、「PATPOST」にアップロードされた書類は、同じく「PATPOST」を利用している顧問税理士・会計士事務所や取引先、グループ会社とリアルタイムで共有でき、メールや郵便などで書類のやり取りをするコミュニケーションの工数を減らし、業務効率化に貢献できます。
また、「PATPOST」はキャビネットやフォルダごとにユーザー権限を付与することができます。特定のキャビネットについて、社内・社外ともに共有相手を限定することで情報の共有範囲を限定したり、特定のアカウントに対して閲覧権限のみ（編集不可）を付与することで、不用意な修正や削除を防止するなどの運用が実現できます。
電帳法への対応と、用途に応じて使い分けられるキャビネット、操作のかんたんさが「PATPOST」の強みです。
1IDにつき月額980円（税抜）で導入でき、2ヵ月間は無料でお試しできますので、業務のデジタル化をお考えの方はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
*3IDから契約可能です。
*契約期間は1年となります。
*契約から2ヵ月間は無料で利用可能です。無料期間中は解約可能ですが、無料期間を除く契約期間中の解約は不可です。
*ストレージの容量に制限はございません。但しアップロード可能なファイル数は、1IDあたり年間12,000ファイルまでとなります。契約ID数が3IDの場合、合計で年間36,000ファイルまでアップロード可能です。（アップロード数が上限に達した場合は、契約ID数を増やす必要がございます）＜PATPOSTサービス資料・お問い合わせ先はこちら＞
画像：shutterstock
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