入力や確認事項が多く、何かとミスの発生しやすい経理業務。しかし、企業経営における経理業務は非常に重要な役割であり、最終的に税務署に提出する数字においてミスをすることはできません。納税額の申告漏れによって追徴課税されたり、企業イメージの低下にもつながってしまいます。できる限りミスは避けたいものです。

 そこで、この記事では経理業務で起こりやすいミスやその解決方法について解説していきます。経理業務に携わっている方、今後携わる方はぜひ参考にしてみてください。

経理でよくあるミスを紹介

ここでは、経理業務で起こりがちなミスをご紹介します。

 ・仕分作業時の数字入力ミス
まず一番多いのは、仕分作業時の数字の入力ミスです。領収書や請求書などを見ながらの入力は、手作業でやらなければならないこともあり、どうしてもミスの危険性が高まります。いくら集中していたとしても、ヒューマンエラーは起きてしまうもの。一つの数字の入力ミスが、全体の決算数字のズレにもつながりますので、気をつけたいところです。勘定科目や、借方・貸方の入力、桁数や位の入力時などにミスが起きやすく、注意が必要です。

・決算時の二重計上ミス
決算時の二重計上も起こりがちなミスのひとつです。一度入力したはずの請求書や領収書などの数字をもう一度入力してしまっていたことはありませんか。入力後にチェックしたとしてもなかなか完全になくすことが難しい類のミスです。 

・在庫の計上ミス
在庫の計上時もミスが起きやすくなります。人の目で見て入力していると、商品や桁数の見間違いが発生してしまいがちです。在庫数が違うと、販売オペレーションにおいても決算数字においてもズレが起きてしまうので、こちらの作業も慎重に進めなければなりません。

・書類の紛失
他にもありがちなのが、請求書や領収書、見積書など書類の紛失です。社内で管理のプロセスや保管場所の運用ルールを決めていても、経理担当者以外の人がよく知らないままにそれらの書類を持ち出してしまったり、忙しい最中に担当者が一時的に置いた場所を忘れてしまったりなど、こちらもヒューマンエラーが非常に起きやすい業務ではないでしょうか。

日常業務におけるミスの一般的な解決方法

上述したそれぞれの起きりやすいミスの解決策について考えてみます。

 まず、仕分作業時の入力ミスや二重計上については、基本的に集中力の低下が要因になることが多いです。まず、集中して業務に取り組めるよう、作業場所となるデスクの整理整頓などは必ずしておくべきでしょう。また、自身が業務に集中できる心身の状態にいられるよう、作業日となる日は時間をたっぷりと取っておき、落ち着いた状態で仕事に取り組まなければなりません。そうした前提のうえで、経験で手に入れたコツだけではミスを見逃してしまうこともありますので、重要項目を記載したチェックリストを設けるなど、業務フローによってミスを防ぐ仕組み作りを取り入れることをおすすめします。

 在庫の入力ミスについても、基本は同様ですが、在庫管理のフローの中に、数字のダブルチェックを入れるべきでしょう。経理担当者だけではなく、在庫管理の発注担当者なども巻き込んで、複数人でのチェック体制を取り入れたいところです。

請求書や領収書などの紛失については、書類の格納ルールを厳格に決め、フローの定着を徹底する必要があります。請求書はまだしも、領収書は社内の多くの人が受領することもあり、どうしても管理方法がバラバラでずさんになりがちです。

経理部門の人だけではなく、全社的に管理方法が共有されていなければなりません。経理部門が主導してルール決めをし、それを周知させるような工夫が必要になるでしょう。例えば、取り決めた運用ルールをいつでも誰でも参照できるよう、社内ポータルサイトのわかりやすい位置に掲載しておくなどの方法が有効と考えられます。

また、領収書をPDFでアップロードするだけで簡単に管理できるような、改正電子帳簿保存法対応のクラウドストレージシステムを導入する、という解決法も、ヒューマンエラーを防ぐためにおすすめです。

PATPOST導入で経理業務の負担とミスの可能性を軽減

上述してきたような、起こりがちなミスを防ぎやすくし、経理業務の負担を軽減できるのが、オリックスが提供するビジネス文書の電子保管サービス「PATPOST」です。

「PATPOST」は、請求書や領収書などの書類をスキャンしてPDFでアップロードするだけで、AI-OCRがその文書の中身を読み取り、改正電子帳簿保存法の要件に対応した形でデータ化して保存することが可能なシステムです。

過少申告加算税の軽減措置と、所得税の青色申告特別控除額の増額という税制優遇が受けられる「優良な電子帳簿」として書類を管理しておくためにはいくつかの要件（※1）を満たさなければなりませんが、「PATPOST」であれば、書類をアップロードするだけで要件を満たすことができます。請求書や領収書などについて、金額や日付、取引先などでソートして検索することが可能で、後から検索もしやすく、操作も簡単で、システムに苦手意識がある人でも簡単に操作できます。

1IDにつき月額980円（税抜）で導入でき、1年間の契約期間のうち最初の2ヵ月間は無料で利用できるので、「PATPOST」をまずは試してみませんか。

※契約期間は１年となり、無料期間を除く契約期間中の解約は不可
※契約から２ヵ月間は無料で解約が可能  
※３IDから契約可能   
※ストレージの容量に制限はございません。但しアップロード可能なファイル数は、１IDあたり年間12,000ファイルまでとなります。（アップロード数が上限に達した場合は、契約ID数を増やす必要がございます。）

※1：優良な電子帳簿として認められる５つの要件

①関係書類等の備付け
システムの仕様書や概要書、操作説明書、電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類などが備え付けられている。

②見続可能性の確保
電磁的記録の保存場所に出力のための電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ及びプリンタとそれらの操作説明書を備え付けて、ディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で出力することができる。

③訂正・削除・追加履歴の確保
記録情報を訂正したり、削除したりした事実とその内容が確認できる。また、通常の業務処理期間が過ぎてしまった後に訂正や削除、追加が行われた場合にも、入力年月日の情報などその事実を確認することができる。

④帳簿間の相互関連性の確保
帳簿同士の関連性を確保し、それぞれの記録の更新などについて、相互に追跡できるように電子帳簿が記録されている。

⑤検索機能の確保
取引年月日、取引金額、取引先が記録されていて検索することができる。
また、日付あるいは金額の範囲指定により検索ができ、かつ2つ以上の記録項目を組み合わせた条件による検索もできる状態（税務職員による質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じることができれば上記２つの検索要件は不要）。

■国税庁「優良な電子帳簿の要件チェックシート」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021011-060_03.pdf

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