2023年12月31日までで電子帳簿保存法（以下、電帳法）の宥恕（ゆうじょ）期間が終わり、メールなどの電子的方法で授受した電子取引データは紙で保存することができなくなりました。一方、紙で受け取った書類は、紙のまま保存するか、スキャンして電子データとして保存するかは任意で選択できますが、書類を紙と電子データとそれぞれで保存することにした事業者の方は手間が増えたと感じるのではないでしょうか。

電帳法対応を業務効率アップのきっかけに

電帳法の創設は、コンピュータを使用した帳簿書類の作成の普及にともない、帳簿書類の電子データによる保存の容認について、経済界などから強い要望があがっていたことが背景となっています。「スキャナ保存制度」についても、法令により義務付けられている紙での保存が、民間の経営活動や業務運営の効率化の阻害要因となっていると経済界より指摘があり創設に至っています。

本来、書類の電子データ化によって業務効率化を目指したはずが、かえって非効率になってしまうのでは本末転倒です。電帳法における電子取引データ保存の義務化をきっかけに、書類のデータ化、業務のデジタル化をして業務効率アップの機会としたいところです。

そこで、かんたんに電帳法への対応ができ（※1）、コミュニケーションコストも削減できるオリックスのオンラインストレージサービス「PATPOST」をご紹介します。「PATPOST」を導入することで、さらに一歩先のペーパーレス化による業務効率化の可能性も広がります。

PATPOSTは電帳法に対応したビジネス書類の電子保管サービス

電帳法における電子取引データ保存においては、電子的に取引したデータは電子データのままで保存する必要がありますが、その際に、保存したデータを訂正・削除できない状態にすること（真実性の確保）、特定の条件で検索可能な状態にすることなど（可視性の確保）（※2）を求められます。

「PATPOST」は、電帳法で定められた電子取引データ保存の要件にのっとって書類の電子データを保存できるほか、「スキャナ保存」にも対応しています。

取引先から紙で受け取った請求書や領収書などを電帳法に対応してスキャナ保存するためには、「検索機能の確保」「バージョン管理」「帳簿との相互関連性の確保」など、様々な要件を満たす必要があります。「PATPOST」なら、書類をスキャンしてデータを「電帳法キャビネット」にアップロードするだけで、これらの要件を満たした形で簡単に保存が可能です。

取引先からの書類に紙の書類が残っていることで、探しにくかったり、リモートワークができなかったりという不便を感じることはありませんか。そのような場合は、紙で受け取った書類の「スキャナ保存」を検討してみてはいかがでしょうか。

スキャナ保存について、詳しくは下記記事をご覧ください。

【関連記事】スキャナ保存の準備はお済みですか？対象書類や保存要件について解説！↗️

【関連記事】電子帳簿保存法のスキャナ保存とは？国税庁が規定する要件と、改正で緩和されたルールを改めて解説↗️

PATPOSTでコミュニケーションコストを削減

顧問税理士や取引先へ書類の共有を行う際に、紙の書類を郵送するなど手間や時間がかかっている企業もあるかと思います。「PATPOST」は利用者同士であれば、フォルダやファイルを保存する「キャビネット」を共有することで、オンライン上でスムーズに書類データを共有でき、郵送などの手間が省けます。

また、社外にいても書類を閲覧・保存できるため、経理業務のリモートワーク実現も可能になります。

近年は業務変革、リモートワークなど働き方改革への対応が求められています。柔軟な働き方を望む人材を採用するためにも、ペーパーレス化を図り、業務効率化につながるツールを取り入れることをおすすめします。

高精度AI-OCRによる機能強化でさらなる業務効率化を目指す

「PATPOST」は、請求書や領収書、見積書などの書類をアップロードするだけで、AI-OCR（※3）が自動的に書類の中身を全文読み取り、項目などを分類、整理し、データにして保存しておくことができるシステムです。もちろん、メールなど電子的方法で受け取った書類も保存でき、全文検索だけでなく取引日・取引金額・取引先で項目を絞ってかんたんに検索が可能です。

オリックスはこのAI-OCRの項目抽出機能をさらにグレードアップさせ、情報抽出精度を98％以上（※4）まで向上させました。

「PATPOST」はアップデートを続けており、今後さらに利便性が高まっていきます。1IDにつき月額980円（税抜）で導入でき、最初の2ヵ月間は無料で利用できます。電帳法への対応はもちろん、ペーパーレス化や業務効率化を視野に入れている事業者の方はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

* 契約期間は1年となります。初年度の解約無料期間を除く契約期間中の解約は不可となります。3IDから契約可能です。初年度（解約後に再契約した場合の初年度を除きます。）は無料期間終了日の翌日に１IDあたり9,800円（税抜）をご請求いたします。契約終了日の30日前までに通知がない場合、契約が自動更新されます（12ヵ月）
* 1IDあたり年間12,000カウントまでアップロード可能です。アカウントに対して、契約ID数×12,000カウント（年間）付与されます。カウント数の上限を超えてファイルをアップロードする場合は、契約IDを増やしていただく必要があります。複数ファイルを一度にアップロードする場合の上限容量は合計5GBとなります。1ファイルあたりのファイルの容量は最大最大50MB程度です

※1：電子取引データ保存の場合は、別途、訂正・削除防止に関する事務処理規程の制定・遵守が必要となる。
PATPOST事務処理規程サンプル
https://page.biz.orix.co.jp/patpost_whitepaper_c4.html


※2：可視性の確保の要件として、見読可能装置（ディスプレイ・プリンタ）及びこれらの操作マニュアルの備え付けと整然・明瞭、速やかな出力ができるようにしておくこと、電子計算器処理システムの概要を記載した書類の備え付け(自社開発のプログラムを使用する場合に限る）も定義されている。


※3：活字や手書き文字などを画像データとして取り込み、編集可能なテキストデータに変換するOCR(Optical Character Recognition)に、AIを融合させた技術のこと。機械学習による文字認識率の向上や、書類フォーマットの設計をせずに項目を抽出することが可能。


※4：高精度AI-OCRを選択した場合の数値。精度は当社調べとなります（オリックスグループで取り扱う電子書類の検証結果。手書き書類およびスキャン書類を含む場合は精度95%程度）

＜PATPOSTサービス資料・お問い合わせ先はこちら＞

■企業向け
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■税理士向け
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■お問い合わせ
https://page.biz.orix.co.jp/patpost_inquiry_c.html

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