電子帳簿保存法の改正によって電子的に授受した取引情報（電子取引データ）に関する保存ルールが変わりました。これまで対応のための宥恕（ゆうじょ）期間が設けられていましたが、2024年1月1日からは宥恕措置の対象であった企業も実施対応が求められます。制度を理解していても、いざ対応するとなると何から手をつけるべきか分からないこともあるかもしれません。本記事に掲載する2つのチェックリストを用い、まず始めるべきことと、業務フローをどのように変える必要があるのかを把握し、対応策を決める参考にしましょう。

電子取引状況に関する社内調査チェックリスト

電子帳簿保存法において、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、請求書などに相当する書類の電子データを保存する際、以下の要件が存在します。

• 改ざん防止のための措置（真実性を担保する措置）がとられている

• 検索機能が確保されている

• 見読可能装置が備え付けられている

• 自社開発のプログラムを使用する場合には電子計算機処理システムの概要を記載した書類を備え付ける

■参考：電子帳簿保存法における具体的対応方法とPATPOSTでできること

電子取引データを電子データで保存していない企業は、電子データのまま保存する業務フローと保存場所を取り決めた上、上記の保存要件を満たす仕組みや装置などを準備するか、それともコストをかけて新たに対応ツールを導入するのか、選択する必要があります。

対応方法を決めるためには、電子取引状況に関する社内調査チェックリストを用い、まずは自社の状況を把握することが肝要です。なぜなら電子取引データの取り扱い部署や枚数が対応方法検討に影響するためです。

社内調査の質問項目に盛り込むべき、質問の例を図で提示します。

出典：佐久間裕幸著『中小企業のDXに役立つ 電子帳簿・取引のデータ保存完全ガイド』，株式会社ぎょうせい（2023年5月発行），P.20より引用

企業規模や経理一人あたりの業務量にもよりますが、経理の人数が1人や2人の企業の場合、質問項目のうち、特に2、4の項目がそれぞれ月10枚程度以内であれば、これまでの業務フローを改定した運用で十分かもしれません。しかしそれ以上の枚数の請求書などを毎月やりとりしている場合は、電子帳簿保存法の要件に対応したシステムを導入した方が、対応のための業務時間の短縮や効率化に繋がるかもしれません。

電子取引データの保存状況チェックシート

現状のフロー・運用方法で電子帳簿保存法の要件にどこまで対応できているかを把握できていれば、これから企業としてとるべき対策が明確になります。電子取引データの保存に関するチェックシートで確かめましょう。

出典：国税庁パンフレット『電子取引データの保存方法をご確認ください【令和６年１月以降用】』

上にある通り、企業に資金面の余裕がなく、人手不足の状態であるなど、相当の理由が認められ、かつ税務職員から電子取引データの提示・提出の要求があった場合に応じることができる仕組みを取っていれば、猶予措置の対象となります。

そうでない場合には猶予措置の対象にはなりませんので「速やかに対応」するよう国税庁は求めています。原則的なルールにすべて対応できているか、まだ対応できていないものはないか、残り少ない宥恕期間が終了するまでにチェックして対策を取りましょう。

PATPOSTは電帳法で定められた保存要件に対応

オリックスが提供するビジネス書類の電子保管サービス「PATPOST」は電子帳簿保存法の要件を満たした状態で書類の電子データを保存できるオンラインストレージサービスで、多様なファイル形式に対応しています。

請求書や領収書、見積書などのデータファイルを「PATPOST」にアップロードするだけで、AI-OCRが自動的に書類の中身を読み取り、項目などを分類・整理し、データにして保存しておくことができます。もちろん、メールなど電子的方法で受け取った書類についても保存できます。

また、全文検索だけでなく取引日、取引金額、取引先で項目を絞って簡単に検索することができ、ファイルの訂正・削除ができない「電帳法キャビネット」にアップロードすることで電子帳簿保存法の要件を満たした状態での保存が可能となります。 

シンプルでわかりやすい操作方法で、システムに苦手意識があるような方でも使いやすく、既存の業務フローを大きく変えずに、書類をアップロードするだけで電子帳簿保存法に対応可能（※）。導入完了までオンラインで完結できますので、電子帳簿保存法への対応が済んでおらず、すぐに解決策を取りたい企業にもおすすめです。

1IDにつき月額980円（税抜）で導入でき、2ヵ月間は無料で利用できますので、電子帳簿保存法への対応をお考えの方はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。 

*契約開始2ヵ月間は無料で利用できます。 
*契約期間は1年間、無料期間を除く契約期間中の解約不可。3IDから契約可能です。
*アップロード可能なファイル数は、1IDあたり年間12,000ファイルまでとなります。
*契約ID数が3IDの場合、合計で年間36,000ファイルまでアップロード可能です。
*アップロード数が上限に達した場合は、契約ID数を増やす必要があります。

※：電子取引データ保存の場合は、別途、訂正・削除防止に関する事務処理規程の制定・遵守が必要となります
PATPOST事務処理規程サンプル
https://page.biz.orix.co.jp/patpost_whitepaper_c4.html

写真：shutterstock

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