電子帳簿保存法やインボイス制度の影響を受けるのは経理部だけと考えてしまいがちです。しかし実際には、経費を使う営業部や請求書を受け取る事業部などの業務にも影響があります。

本記事では、電子帳簿保存法やインボイス制度によって全社的に受ける影響や注意しておくべきことについてご紹介します。必然的に対応を主導する立場になることの多い経理部の方は内容を把握し、社内への共有や対応方法について検討しましょう。

営業部や事業部にも制度の認識は必要

営業部や事業部が取り扱う帳簿や書類も、当然ながら電子帳簿保存法・インボイス制度の対象になります。具体的な例を以下でご紹介します。

• 請求書

• 見積書

• 領収書

• 契約書

例えば、電子メールなどで送られてきた電子データの請求書や見積書などは、そのまま電子形式で保存しなければならない上、電子帳簿保存法で定められたいくつかの要件（※1）を満たした形で保存する必要があります。原則としてPDFなどの電子データを印刷して紙で保存することはできません。

また、多くの営業部では経費を使用する場面があるかと思いますが、インボイス制度が導入されたことで、少額の取引（※2）であっても、公共交通機関特例（※3）を除いて、インボイスを受け取らなければ仕入税額控除ができなくなりました。これは会社のキャッシュフローにも影響することですから、営業部や事業部にもその認識を持って、日々の経費精算の際に気をつけてもらう必要があります。

さらに、従来であれば、オフィスの家賃振込などの際に請求書をもらっていなかったケースも多いでしょう。しかしインボイス制度によって、家賃についてもインボイスの記載事項を満たす書類の保存が必要になりました。必ずしも一つの書類である必要はないため、例えば、インボイスの記載事項の一部が記載された契約書とともに、通帳や銀行が発行した振込金受取書を合わせて保存するなど、複数の書類で記載事項を満たしていれば問題ありません。

このように、対応を誤ることがないよう、認識しておくべきルールについて、国税庁のHPに掲載されているパンフレット等でチェックしておきましょう。

■国税庁パンフレット・手引： https://www.nta.go.jp/publication/pamph/01.htm

また、電子帳簿保存法、インボイス制度への対応を怠ると社内外含め悪影響がでる可能性があります。

例えば、電子帳簿保存法に対応しないと、書類不備として推計課税された場合は税負担が増える、データ改ざん等が明らかになった場合は追徴税を課される、会社法における帳簿、書類保存義務違反と認定された場合は過料を科される、などのリスクが考えられます。

全社一丸で法対応するためには

上述したように、電子帳簿保存法も、インボイス制度も、経理部だけではなく全社的に対応が必要な法改正です。そのため、社内でどのようにそれぞれの制度に対応していくのか、全体方針を決めて、各部署に展開していく必要があるでしょう。特に、経費精算などを行う際の具体的な手順や注意事項については、現場の営業部社員でもわかりやすいよう、社内で対応方法についてのマニュアルなどを配布して周知しておくのが賢明です。

その際には、なるべく覚えやすい運用フローを構築しておくと混乱が少なく済みますので、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応したシステム、ツールの導入をセットで考えられてはいかがでしょうか。

PATPOSTでかんたんに課題解決！

オリックスが提供するビジネス文書の電子保管サービス「PATPOST」なら、電子帳簿保存法、インボイス制度それぞれの要件に対応した形で書類を保存しておくことが可能です。シンプルな操作画面に従って帳簿や書類をアップロードするだけで、AI-OCRがテキストを読み取り、全文検索が可能な状態で情報を保存します。また、電帳法キャビネットに格納したデータは、あとから変更・削除が効かないため、電子帳簿保存法への対応に役立ちます。

インボイス制度に対応した機能も搭載しており、適格請求書発行事業者の登録番号を管理したり、保存したインボイスの登録番号を自動で読み取ったりなど、事業者が欲しいサポートも充実しています。

1IDにつき980円/月（税抜）からスタートでき、最初の2ヵ月間は無料で利用できるので、まずは資料DLや無料利用から検討してみてはいかがでしょうか。

*契約期間は1年となり、無料期間を除く契約期間中の解約は不可
*契約から2ヵ月間は無料で解約が可能
*3IDから契約可能  
*ストレージの容量に制限はございません。但しアップロード可能なファイル数は、1IDあたり年間12,000ファイルまでとなります。（アップロード数が上限に達した場合は、契約ID数を増やす必要がございます。）

※1：以下の4つの要素を満たしておく必要があります。
●改ざん防止のための措置
　・訂正削除の防止に関する事務処理規程の備え付け
　・タイムスタンプが付与された電子データの授受
　・電子データの授受後、速やかなタイムスタンプの付与
　・訂正削除の作業履歴が残るシステム、もしくは訂正削除ができないシステムの使用
●「日付・金額・取引先」で検索できること
●ディスプレイやプリンタ等を備え付ける
●電子計算機処理システムの概要を記載した書類を備え付ける（自社開発のプログラムを使用する場合に限る）

※2：基準期間における課税売上高が1億円以下、もしくは基準期間における課税売上高が1億円超でも、前年または前事業年度開始の日から6か月間の課税売上高が5000万円以下である事業者であれば、1万円以下の少額取引であってもインボイスの保存がなくとも仕入税額控除が認められます。

※3：以下に示す税込3万円未満の取引の場合はインボイスの保存は不要となります（帳簿への記入は必要）
① 公共交通機関特例の対象として適格請求書の交付義務が免除される３万円未満の公共交通機関による旅客の運送
② 適格簡易請求書の記載事項（取引年月日を除きます。）が記載されている入場券等が使用の際に回収される取引（①に該当するものを除きます。）
③ 古物営業を営む者の適格請求書発行事業者でない者からの古物（古物営業を営む者の棚卸資産に該当するものに限ります。）の購入
④ 質屋を営む者の適格請求書発行事業者でない者からの質物（質屋を営む者の棚卸資産に該当するものに限ります。）の取得
⑤ 宅地建物取引業を営む者の適格請求書発行事業者でない者からの建物（宅地建物取引業を営む者の棚卸資産に該当するものに限ります。）の購入
⑥ 適格請求書発行事業者でない者からの再生資源及び再生部品（購入者の棚卸資産に該当するものに限ります。）の購入
⑦ 適格請求書の交付義務が免除される３万円未満の自動販売機及び自動サービス機からの商品の購入等
⑧ 適格請求書の交付義務が免除される郵便切手類のみを対価とする郵便・貨物サービス（郵便ポストに差し出されたものに限ります。）
⑨ 従業員等に支給する通常必要と認められる出張旅費等（出張旅費、宿泊費、日当及び通勤手当）
出典：国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」問104
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-01.pdf#page=155

写真：shutterstock

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