電子帳簿保存法（以下、電帳法）への対応を機に、多くの企業がビジネス書類の電子データ保存に取り組んでいます。この電子データの管理において担当者を悩ませるのが、ファイルの整理やファイル命名ルールの統一ではないでしょうか。

ビジネス書類の電子保管サービス「PATPOST」は、ファイルをアップロードした際にデータ化される「ファイル内のテキストデータ」や「付加情報」によってかんたんにファイル検索ができるため、ファイル命名ルールを統一したり、ルール通りになっていない場合に修正作業をしたりといった手間がかかりません。

本記事では「PATPOST」を用いた書類管理の効率化の方法を紹介します。

請求書などの管理に必要な情報は？

請求書などを管理するにあたって留意しておきたいのは、いつ、誰から受け取り、誰に送ったものであるかを把握しやすいように整理しておくことです。ファイルを管理する際に、取引先名や取引日をファイル名に設定して保存することが多いのではないでしょうか。

ただし、命名ルールについて明確に定められておらず属人的な規則になってしまうことで、ファイル名に請求書や見積書といった書類名が含まれていたり、納品物の名称まで細かく入っている場合もあったり、日付のみのファイル名になっていたりします。A社では日付が西暦表記だがB社では和暦になっている、といったケースもあるでしょう。

また、企業内あるいは部署内で命名ルールが定められていたとしても、現場にまで認知・浸透しておらず、例えば経理担当者個人が独自の表記ルールを作っていることで、人事異動の際の引き継ぎトラブルなどが生じる可能性もあります。

このようにルールが統一されていない状態では、データを開いてみなければ内容の確認や比較ができません。さらに、ルールが統一されていたとしてもファイル名を特定のルールのもとに一つひとつ修正するのは手間がかかります。

しかし、書類データを保存しているストレージサービスの表示機能・検索機能が充実していて、確認したいファイルの内容がすぐにわかる状態であれば、ファイル名を設定し直す必要がありません。

そこでおすすめしたいのが電帳法に対応しているビジネス書類の電子保管サービス「PATPOST」です。

ここからは、「PATPOST」の付加情報登録機能および情報表示機能の特徴をお伝えします。

PATPOSTはファイル名の修正いらず

「PATPOST」では、アップロードした書類をAI-OCRが自動で全文を読み取り、テキストデータ化して保存するので、書類内のテキスト情報にて検索が可能です。また、AI-OCRが「取引先名」「取引日」「取引金額」などの項目の自動登録（※1）を補助するため、それらの付加情報による検索も可能です。

さらに、アップロードしたファイルにユーザーが付加情報を手動登録（※2）することができます。手動登録項目には「伝票番号」「メモ」があります。

これにより、ファイル名が統一されていなくても、かんたんに検索できるため、ファイル名の修正の手間を省くことができます。

※1：自動登録項目：「書類種別」「取引先名」「取引日」「取引金額」「消費税」「適格請求書発行事業者登録番号」
※2：手動登録項目：「発行・受領のステータス」「伝票番号」「税込・税抜」「通貨」「消費税」「メモ」

取引情報ビュー機能追加！一覧表示でパッとわかりやすい

さらに、2023年12月19日には取引情報の確認・修正に特化した「取引情報ビュー」の一覧および詳細画面を追加実装し、ファイルを開かずとも「取引日時」「取引先名」「取引金額」など、取引情報の詳細を一目で確認できるようになりました。

*取引情報ビューと旧リストビューは表示切り替えが可能です。
*取引情報ビューでは、「書類種別」「発行・受領」「取引先名」「取引日」「通貨」「取引金額」「伝票番号」「更新日」「更新者」の登録状況が一覧表示されます。

取引情報ビュー（一覧表示）

取引情報ビュー（詳細画面表示）

PATPOSTで日々の業務負担を軽減させよう

「PATPOST」は操作方法もシンプルでわかりやすく、システムに苦手意識がある方にも使いやすいと好評です。また、既存の業務フローを大きく変えることなく、書類をアップロードすれば電帳法への対応ができることから（※3）、専任のシステム担当者がいない企業にもご導入いただいています。

1IDにつき月額980円（税抜）で導入でき、最初の2ヵ月間は無料で利用できますので、電帳法への対応および業務効率化をお考えの方はぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

* 契約期間は1年となります。初年度の解約無料期間を除く契約期間中の解約は不可となります。3IDから契約可能です。初年度（解約後に再契約した場合の初年度を除きます。）は無料期間終了日の翌日に1IDあたり9,800円（税抜）をご請求いたします。契約終了日の30日前までに通知がない場合、契約が自動更新されます（12ヵ月）
* 1IDあたり年間12,000カウントまでアップロード可能です。アカウントに対して、契約ID数×12,000カウント（年間）付与されます。カウント数の上限を超えてファイルをアップロードする場合は、契約IDを増やしていただく必要があります。複数ファイルを一度にアップロードする場合の上限容量は合計5GBとなります。1ファイルあたりのファイルの容量は最大最大50MB程度です

※3：電子取引データ保存の場合は、別途、訂正・削除防止に関する事務処理規程の制定・遵守が必要となります
PATPOST事務処理規程サンプル
https://page.biz.orix.co.jp/patpost_whitepaper_c4.html

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