ビジネス書類の電子保管ができるオンラインストレージサービス「PATPOST」の導入企業から多くいただく感想が、「操作方法がかんたん」ということです。「PATPOST」は電子帳簿保存法（以下、電帳法）に対応していることも特徴ですが、それだけが魅力ではありません。本記事では、社内の共有ストレージとして「PATPOST」を活用する方法や、その利点をご紹介します。

「PATPOST」を活用した電帳法対応について、詳しくは下記記事をご覧ください
電子帳簿保存法における具体的対応方法とPATPOSTでできること
電帳法対応ツール導入時のチェックポイントとPATPOSTのメリット

重要書類データの保管場所として使える

「PATPOST」はデータの保存・保管先として、電帳法で定められた電子取引データ保存の要件に対応可能（※1）な「電帳法キャビネット」と、書類をはじめさまざまなデータの保存に役立つ「一般キャビネット」の2種類のキャビネットを用意しています。

「電帳法キャビネット」は、電帳法にのっとり、ファイルの訂正や削除ができない仕様にして保存できることが特徴ですが、「一般キャビネット」はファイルの削除が可能なため、作成中の見積書や営業資料・社内規則などの書類を保管しておくという使い方もできます。もちろん後で「電帳法キャビネット」に移動することも可能です。

また、特定のキャビネットの共有相手を指定することで、社内・社外でキャビネット内の書類をオンライン上で共有することができます（※2）。これにより事業部を跨いだりリモートワークの実施など遠隔での業務にも対応することが可能です。さらに、特定のアカウントに対して閲覧権限のみ（編集不可）を付与するなどの運用をすることで、不用意な編集を防止することができます。

電帳法への対応と、用途に応じて使い分けられるキャビネット、操作のかんたんさが「PATPOST」の強みです。電帳法対応以外にも書類の保管場所に悩まれたり、オンライン上での書類のやりとりをされたい方に対してもおすすめです。

なお、「PATPOST」は容量無制限で多くのファイルを保管することができるのが特徴です。アップロード可能なファイル数は、1IDあたり年間12,000ファイルです。契約ID数が3IDの場合、合計で年間36,000ファイルまでアップロードできます。上限に達しても、契約ID数を増やせばアップロードが可能です。

全文読み取り＋付加情報登録で幅広い条件検索が可能

「PATPOST」にファイルをアップロードすると、AI-OCRによって書類の全文を読み取り処理し、テキストデータを保存してくれます。この機能により、ファイル名に検索対象文字を含まなくとも、ファイル内に該当文字が含まれている場合は検索条件に該当致します。

ファイルには、アップロード時に自動登録される「取引日」や「取引金額」などのほかに、付加情報を登録することが可能です。なかでも、「取引情報ビュー」内の「メモ」という項目には、検索しやすいワードや、プロジェクト担当者の間で共有したい番号、内容を任意で打ち込むこともできます。また、メモの内容も検索対象に含まれるので、利便性が高く幅広い検索が可能なのが「PATPOST」の特徴といえるでしょう。

帳票データの検索方法について、詳しくは下記記事をご覧ください
【PATPOSTの使い方】帳票データの検索方法

PATPOSTはさまざまな活用が期待できる！

「PATPOST」の用途は電帳法に対応する書類保存だけに限りません。クラウドストレージサービスとして活用することができるので、経理以外の部署でも書類の共有や保存に役立ちます。アカウントごと、あるいはキャビネットごとの権限設定でセキュリティ面も安心です。導入企業からは、「PATPOST」は操作がかんたんで、システムに詳しくない方でもすぐに使いこなすことができると好評です。

1IDにつき月額980円（税抜）で導入でき、最初の2ヵ月間は無料で利用できますので、電帳法への対応だけでなく、社内の書類の保管場所として活用してみたい方は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

* 契約期間は1年となります。初年度の解約無料期間を除く契約期間中の解約は不可となります。3IDから契約可能です。初年度（解約後に再契約した場合の初年度を除きます。）は無料期間終了日の翌日に１IDあたり9,800円（税抜）をご請求いたします。契約終了日の30日前までに通知がない場合、契約が自動更新されます（12ヵ月）
* 1IDあたり年間12,000カウントまでアップロード可能です。アカウントに対して、契約ID数×12,000カウント（年間）付与されます。カウント数の上限を超えてファイルをアップロードする場合は、契約IDを増やしていただく必要があります。複数ファイルを一度にアップロードする場合の上限容量は合計5GBとなります。1ファイルあたりのファイルの容量は最大最大50MB程度です

※1：電子取引データ保存の場合は、別途、訂正・削除防止に関する事務処理規程の制定・遵守が必要となります。
PATPOST事務処理規程サンプル
https://page.biz.orix.co.jp/patpost_whitepaper_c4.html

※2：共有先もPATPOSTを利用している必要があります。また、キャビネットの共有には「アカウント権限」「キャビネット権限」が必要です。
詳しくは下記記事をご覧ください
https://patpost.jp/faq/q04Sm2lX

＜PATPOSTサービス資料・お問い合わせ先はこちら＞

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■税理士向け
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■お問い合わせ
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