「PATPOST」ではファイルを格納する場所の最上位階層をキャビネットと呼んでいます。キャビネット内ではフォルダを作成したり、直接ファイルを保存することができます。社内利用者に限らず税理士や会計事務所、取引先へキャビネットを共有することができるため、書類をオンライン上でリアルタイムに共有することが可能です（※1）。

例えば、今まで顧問税理士に請求書などの帳票を郵送で共有されていた方が、PATPOSTを活用し顧問税理士へキャビネットを共有することで、簡単かつ迅速に帳票を共有でき郵送などの対応コストも削減できます。もちろんキャビネットごとにユーザー権限を設定することで情報の共有・閲覧範囲を限定することもできます（※1）。

今回は、キャビネットの共有方法や、キャビネットごとのユーザー権限の変更方法、キャビネットの名称変更の方法を解説します。

キャビネットを共有する

ここでは、キャビネットを共有（権限を付与）する手順を紹介します。
キャビネットは社内、社外のユーザーと共有することができます。これにより書類の共有を円滑に行うことができます（※1）。

1.「利用者を追加」画面を開く

権限の追加を行いたいキャビネットを選択し、「・・・」マークを選択すると①の「利用者を追加」が表示されます。

2. 追加対象者を選択する

①の選択後、共有対象者がアカウント（※2）内（社内）か、アカウント外（社外）かを選択します。

【アカウント内（自社）利用者を追加する場合】

3.追加対象者の情報を入力する

追加対象者の氏名またはメールアドレスを入力すると、既に「PATPOST」に登録されている利用者を対象に候補が表示されます（※3）。

4. 付与する権限を決める

対象者と付与する権限を選択すると、③「追加」を選択することができるようになります。③「追加」を選択すると登録完了です。

【アカウント外（社外）利用者にキャビネットを共有する場合 1/2】

5. 追加対象者の情報を入力する

アカウント外の「PATPOST」利用者とキャビネットを共有することができます（※1）。共有したい利用者のメールアドレスと付与したい権限を選択して①「追加」を選択してください。

6. メール送信する

①追加ボタン選択後、「PATPOST」から共有先に招待メールが送信されます。
共有先が承諾をするとキャビネット共有は完了です。

キャビネットごとにユーザー権限を変更する

ここでは、キャビネット上での権限を変更する手順を紹介します。

特定のキャビネットについて、社内・社外ともに共有相手を限定することで情報の共有範囲を限定したり、特定のアカウントに対して閲覧権限のみ（編集不可）を付与することで、不用意な編集を防止する等の運用が可能です。

1.「利用者一覧」画面を開く

権限の変更を行いたいキャビネットを選択し「・・・」マークを選択したら、
①「利用者一覧」を押下し、利用者一覧画面に遷移してください。

2. 変更対象権限を選択する

権限変更したい対象者の②「キャビネット権限」を選択し、新たに付与したい権限を選択してください（※4）。

【参考】権限ごとにできること

「PATPOST」の権限は「アカウント権限」「キャビネット権限」の大きく2つに分かれます。それぞれ設定方法を説明します。

「アカウント権限」は利用者ごとに「契約管理者」「ユーザー管理者」「一般ユーザー」のいずれか１つを付与することができます。

「キャビネット権限」は１利用者に対してキャビネットごとに「キャビネット管理者」「編集者」「閲覧者」のいずれか1つを付与することができます。

キャビネット名を変更する

ここでは、キャビネットの名称を変更する手順も紹介します。
名称は自由に設定することができ、部署名を設定したり、プロジェクト名やキャビネット共有先の取引先名を設定することができます。

なお、キャビネットを任意の順番で並べたいときは、“01営業部”、“02工事部”のように名称の先頭に番号を付けることで数字順に並べることが可能です。

1.「キャビネット名を編集」を選択する

名称を変更したいキャビネットを選択し①「・・・」マークをクリック。次に②「キャビネット名を編集」をクリックしてください。

2. キャビネット名の変更を行う

③キャビネット名を編集し、④「変更」ボタンをクリックすると、キャビネット名の変更が完了します。

「PATPOST」では、あらゆるビジネス書類保管のデジタル化を通して、書類管理の手間を減らすことに取り組んでいます。閲覧権限の設定とともにキャビネット共有機能をうまく活用し、社内外との情報共有やコミュニケーションの効率化を「PATPOST」で実現してください。

※1：共有先が「PATPOST」を利用している必要があります。

※2：アカウントとは、本サービス利用時に登録された会社を指します。

※3：アカウント内（社内）で新たに利用者を登録する方法は『企業マニュアル(管理者ガイド) (P10-P12)』をご参照ください

※4：「権限なし」を選択すると、変更された人はキャビネットへのアクセス権限を失うことになり、キャビネット利用者一覧に表示されなくなります。

＜PATPOSTのマニュアルはこちら＞

• 企業向け
  ・管理者ガイド：https://page.biz.orix.co.jp/patpost_client_administrator-guide

  ・使い方ガイド：https://page.biz.orix.co.jp/patpost_client_operation-guide

• 税理士・会計事務所向け

  ・管理者ガイド：https://page.biz.orix.co.jp/patpost_partner_administrator-guide
  ・使い方ガイド：https://page.biz.orix.co.jp/patpost_partner_operation-guide