2023年10月1日より施行される適格請求書等保存方式（インボイス制度）ですが、準備しておかなければならないことがあります。そのうちの1つが、適格請求書（インボイス）の保存義務についてです。 

本記事では、インボイスを保存する際の要件と期間、電子帳簿保存法に基づいて電子データとして保存する際の概要などについて、まとめてご説明します。  

インボイスを保存する要件と期間について 

インボイス制度は2023年10月1日から施行され、それまでに適格請求書発行事業者として登録申請し、登録を受けた事業者の方々は、インボイス制度に則ってインボイスを保存しなければならない義務があります。 

インボイスとは、売手が買手に対して正確な適用税率や消費税額を伝えるもので、一定の事項が記載された請求書や納品書その他これらに類するものをいいます。
インボイス制度とは、複数税率に対応した仕入税額控除を受けるために、インボイスの保存方法等を定めたものです。

適格請求書発行事業者は、交付したインボイスの写し、又は提供したインボイスに係る電磁的記録の保存義務が存在しています。また、それぞれの書類については、消費税を納税する事業所にていつでも開示できる状態で保存しておかなければなりません。 

インボイス制度では、「インボイス交付日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日」から7年間の保存が義務付けられています。そのため、インボイスを保存しておくための保存方法を検討し、業務フローを構築していく必要があるでしょう。

同様に、インボイスを受け取る事業者が仕入税額控除の適用を受けるためには、決められた様式で記載された帳簿と請求書を7年間保存することが必要です。

電子帳簿保存法に基づく電子保存とは？ 

インボイスは、紙と電子データのどちらの形式で保存しても問題ないことになっています。しかし、改正電子帳簿法の施行後は、電子的に受領したインボイスは原則データ保存が義務付けられます。そこで、電子帳簿保存法についても、その概要を以下でお伝えします。 

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データとして保存しておく際の保存方法や要件などについて定めた法律です。書類には、貸借対照表や損益計算書などの帳簿書類から、請求書や納品書、見積書などの書類まで、さまざまな書類があり、保存方法ごとに要件が定められています。 

電子帳簿保存法においては、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つの保存方法があり、それぞれの方法について、要件が定められています。 

「電子帳簿等保存」とは、コンピューターなどを利用して電子的に作られた書類について、電子的データとして保存することです。「スキャナ保存」は、紙で受領・作成した書類を、スキャンした画像データとして保存する方法です。「電子取引」とは、電子データとしてやりとりされた書類をそのまま電子的に保存する方法です。それぞれについて、要件が定められています。 

まとめ 

適格請求書発行事業者は、交付したインボイスの写し又は、提供したインボイスに係る電磁的記録の保存義務が存在しています。

同様に、インボイスを受領する事業者は、受け取ったインボイスと帳簿を保存しておかなければ仕入れ税額控除の適用を受けられないため、こちらも注意が必要です。

これらの書類について、およそ7年間の保存が義務付けられているほか、インボイスを電子データとして保存する場合には、上述のように電子帳簿等保存法に則った保存方法を取らなければならないので、制度開始までに適切な管理の仕組みや、クラウドシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。