改正電子帳簿保存法の施行が迫ってきていますが、その内容について正確に理解し、実施している企業はまだ多くはないでしょう。しかし、改正電子帳簿保存法はすべての事業者が対象のものであり、中小企業なども含めて、着実に対応していかなければならないものです。

そこで本記事では、電子帳簿保存法の最新の改正内容についてご説明します。

電子帳簿保存法とは何か

電子帳簿保存法とは、帳簿や請求書、領収書などの国税関係帳簿書類について、電子的保存を認める法律です。1998年に初めて施行され、何度も法改正を繰り返してきました。

電子帳簿保存法の改正が取り沙汰されているのは、2021年度の法改正によって、電子帳簿保存法の対象者がすべての事業者になったためです。それまでは、帳簿を電子保存することで業務効率化しようとする事業者のみが気にしていましたが、すべての事業者が電子帳簿保存法に対応しなければならなくなったのです。

2021年度の電子帳簿保存法改正によって、請求書や帳簿を紙書類で保存してきた事業者の方々も電子データとして保存するなどの対応を迫られます。以下で詳細をご説明します。

電子帳簿保存法の改正はいつから？

2021年度の電子帳簿保存法改正によって、改正電子帳簿保存法が2022年1月1日から施行されましたが、令和4年度税制改正によって、2年間の宥恕（ゆうじょ）措置が盛り込まれることとなりました。

2023年5月現在は、電子帳簿保存法改正の宥恕措置期間であるため、電子データとして保存しなければならない国税関係書類についても、税務署長がやむを得ない事情があると認め、かつ、税務調査等の際に書面の提示または提出をすることができる場合には、保存要件にかかわらず電子データでの保存や電子データを出力した紙の書類での保存も認められています。

しかしその宥恕措置も、2023年内には終わります。2024年1月1日に向けてすべての事業者が対応を迫られます。

電子帳簿保存法で認められている保存方法と書類

▲書類の種別と保存方法

電子帳簿保存法においては、国税関係帳簿・書類などの保存方法について、3つの方法が認められています。

1つ目の方法は、「電子帳簿等保存」です。
パソコンなどで、仕訳帳や現金出納帳などの国税関係帳簿、請求書や領収書などの国税関係書類を電子的に作成した場合、それらを電子データのまま保存しておく方法です。従来であればこうしたデータを紙書類にし、原本として保存していたものを、電子データのままで保存が可能になります。

2つ目の方法は、「スキャナ保存」です。
一部を除く国税関係書類をスキャンする、あるいはカメラで撮影するなど電子化して保存する方法です。（国税関係帳簿は対象外）

スキャナ保存の対象は、施行規則(※)第２条第４項に規定する書類（具体的には棚卸表、貸借対照表及び損益計算書等）以外の国税関係書類です。
※施行規則：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則

3つ目の方法は、「電子取引データ保存」です。
電子データとして受け取った取引情報をデータとして保存する方法です。

これらの3つの方法について、ただ電子データとして保存するのではなく、タイムスタンプや検索機能、システム仕様書の備付けなど、さまざまな要件が定められています。

電子帳簿保存法の改正内容

2021年度法改正によって定められた新たな電子帳簿保存法は2022年1月1日に施行されていますが、2023年12月までは宥恕（ゆうじょ）措置期間中なので、電子的データとして保存しなければならない書類についても、前述の要件を満たせば、紙の書類として保存することが認められています。

とはいえ、宥恕措置期間が終了する2023年12月31日に向けてすべての事業者が法改正に対応しなければなりません。以下、どのような点で変更があり、事業者は何をしなければならないのか、ご説明します。

事前承認制度の廃止

改正電子帳簿保存法では、事前承認制度が廃止されました。

これまでの電子帳簿保存法においては、電子取引以外で授受した請求書や領収書などの国税関係書類を電子化して保存しようとする際には、事前に所轄税務署に申請し、承認を得なければなりませんでした。電子計算機を使用して作成している国税関係帳簿についても同様です。

しかし2021年度の法改正によって、2022年1月1日以後に備付けを開始する国税関係帳簿、または保存を行う国税関係書類について、電子保存する際の事前承認が不要となりました。

適正事務処理要件の廃止

2021年の法改正によって、「スキャナ保存」の際の真実性を担保するために設けられていた適正事務処理要件が廃止されました。従来までは、受領者がスキャンして保存する請求書や領収書などには自署が必要でした。さらに、紙の元本とスキャナ保存した電子データが同一のものであるかどうか、税理士などの別人がチェックする必要がありました。

しかし2021年の電子帳簿保存法改正によって、領収書などへの署名は不要になりました。また、紙の原本と電子データの照合も必要なくなりました。

タイムスタンプ要件緩和

改正電子帳簿保存法では、タイムスタンプ要件が緩和されました。

そもそも、「電子帳簿等のデータ保存」の方法によって、改正電子帳簿保存法に対応した会計ソフトにて国税関係書類を作成した場合には、特別にタイムスタンプを付与するなどの対応は不要です。

「スキャナ保存」については、タイムスタンプ要件が緩和されました。それまでは、ケースごとに受領した国税関係書類をスキャナ保存した際にタイムスタンプを付与する期間が定められていましたが、改正後は「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内」にタイムスタンプを付与すればOK、となりました。改正電子帳簿保存法に対応しているクラウド会計システムにアップロードすれば、タイムスタンプの付与は不要、という項目も追加されています。

「電子取引」についてはタイムスタンプ要件の変更が繰り返しなされてきました。まず2020年の法改正によって、発行者がタイムスタンプを付与する場合は、受領者側でタイムスタンプを付与する必要はなくなりました。

また、受領者側がデータを改変できない会計システムなどを利用している場合にも、タイムスタンプは不要です。さらに、2021年の法改正によって、受領者がタイムスタンプを付与する際の期限がスキャナ保存と同様に「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内」まで延長されています。

検索項目の要件緩和

2021年の電子帳簿保存法改正によって大幅に緩和されたのが、検索要件です。

それまでは、電子帳簿・電子書類の種類によって、設定すべき検索要件が異なっており、組み合わせ検索や範囲指定検索にも対応しなければなりませんでした。それが事業者側にとっては複雑すぎる内容だったため、多くの事業者を悩ませていました。

しかし2021年の法改正によって、この検索要件が大幅に緩和され、設定すべき検索項目はすべての国税関係帳簿書類について「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3点に限定されました（表内①）。また、範囲指定要件（表内②）や組み合わせ検索（表内③）についても、条件に応じて要件が緩和されることになりました。

罰則規定の強化

さまざまな要件が緩和され、電子帳簿保存がしやすくなった一方で、2021年の法改正によって罰則規定の方は強化されています。事前承認制度が廃止になったり、タイムスタンプ要件が緩和されたり自署不要など大幅に要件が緩和されたために、より適切に国税関係帳簿・書類を保存しなければならなくなったためです。

2021年の法改正によって強化された罰則は、申告漏れについてのものです。国税関係書類についてスキャナ保存された電磁的記録に対して仮装隠ぺい行為(※)をした事業者などには、その事実について生じた申告漏れ等に課される重加算税が10%加重される措置が新たに追加されました。これによって、要件が緩和されたことによる事業者側の手続き上の不正などを防ぐためのより強いインセンティブが生まれました。
※仮装隠ぺい行為：故意に税金が発生する事実を隠したり、税金が発生しないかのように偽装したりする行為

まとめ

以上、電子帳簿保存法の最新の改正内容についてご説明しました。

2022年1月1日から電子帳簿保存法の改正内容が施行され、2023年12月31日には宥恕（ゆうじょ）措置期間も終了します。多くの要件について緩和されましたが、対応が義務となっている要件もあるため、計画的に法制度への対応を実施していかれることをおすすめします。

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