電子帳簿保存法（以下、電帳法）の宥恕（ゆうじょ）期間が終了したため、2024年1月よりすべての事業者において電子取引データの電子保存対応が必須となりました。

電帳法対応に際して「有料のツールを使うと費用がかかってしまう」という理由により、自社で事務処理規程や索引簿などをつくり対応を試みた企業からは、「ツールを導入せずに自社で対応するのは時間と労力が想定以上にかかる」という声も聞きます。

また、ファイル名付け替えで電帳法対応をしようとした企業では「ルールが面倒だと現場がなかなか書類保存をしてくれないので帳票を集める労力がかかる」「現場にファイル名の付け方が浸透せず経理部で修正作業が発生」といった問題が起こっているという話も聞きます。

有料ツール導入で実費としてかかるコストに目が行きがちなのですが、ツール導入なしで対応する場合にも、運用にかかわる人的コストが発生することも考慮して対応方法の見直しを検討してもよいでしょう。

その上で、ツールを導入するのとしないのでは、どちらの方が実質的なコストをかけずに運用できるのでしょうか。

今回は電帳法対応ツールの導入をする場合としない場合でコストを比較してみます。

ツールを使った電子取引データ保存にかかる概算コスト

電帳法に対応しているツールは多数ありますが、それぞれに特徴や強みがあります。平均的な機能やコストを比較するために、まずは「いつ、誰が、どのような方法で」「どのくらいの書類をやり取りしているのか」の把握をしましょう。

そのうえで、課金形態（固定料金・従量課金など）、初期導入費、運用にかかるコスト（実費、人的コスト）、データ保存容量などを比較して、自社にあっているツールを選定することが大切です。

電帳法に対応している5社のツールを、料金、対象帳票、OCR機能、共有機能、他サービス連携の軸から比較した資料がありますので、導入の際に参考にしていただければと思います。

以下の資料をご覧ください
5社比較！電帳法対応文書管理ストレージサービス比較表（2023年5月時点調査、作成）

ツールを導入しない場合に「やること」とコスト

有料ツールを利用せずとも電帳法の電子取引データ保存の要件を満たすことは可能ですが、一時的な対応ではなく、対象書類の枚数や経理以外の部署との連携など、実務として継続的に運用することができるかを踏まえて対応方法を検討する必要があります。

事務処理規程などで定めたルールや書類データの保管量、従事する担当者人数などにより負荷は異なりますが、ツールを導入しない場合、主に以下のような作業が追加で発生します。

①事務処理規程の作成（真実性の確保要件への対応）
電子取引データの訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、それに沿った運用を行う

②“索引簿の作成”および“ファイル名の付け替え”（可視性の確保要件への対応）
対象帳票を検索できるように索引簿を作成するか、ファイル名で検索できるように規則性を持つファイル名に付け替えを行う

ツール導入有無によるコスト比較　

有料ツールを導入しなければツールのサービス料金は発生しませんが、業務にかかる人的コストは発生しています。必ずオリジナルの事務処理規程書を作成しなければなりませんし、規程に沿った運用としてファイル名の修正作業などが必要になります。対応のために、経理担当者の業務工数の増加や業務の属人化などが発生し、従業員規模や対象書類の量によっては全社的な運用が困難になる可能性もあるでしょう。

電帳法対応にかかるコストは、有料ツールなどに実費としてかかるサービス料と、人が運用管理するための稼働時間にかかる人的コストの観点から試算して比較してみましょう。

例えば、1書類の処理をツールなしで行う場合は、下記のような作業が考えられます。

■ツールを導入せずに電子取引データ保存の対応を行う場合の作業時間

書式がそれぞれ違う書類の確認には時間がかかります。ツールなしであれば1書類約120秒程度と想定します。

では、ツールを導入した場合はどうでしょうか。

例えば「PATPOST」を導入すると②③の手順は不要となります。書類をアップロードするだけでAI-OCR（※1）が全文を読み取り、「書類種別」「取引日」「取引先」「取引金額」などの項目を自動登録してくれます。

その項目だけを確認すれば、約30秒程度まで時間を短縮できるでしょう。月々にかかる時間は4分の1、人的コストも4分の1になります。

■PATPOSTを導入して電子取引データ保存の対応を行う場合の作業時間例

企業にもよりますが、1件あたりおおよそ90秒の時間短縮となり、月間の対象書類枚数が500件となる場合は12時間以上の作業時間の短縮に繋がります。

■対象書類数を500件と仮定した場合の月々の所要時間比較（例）

・ツールを導入しない場合 ：約16.7時間（500枚×120秒）
・「PATPOST」を利用した場合：約4.2時間 （500枚×30秒）

電帳法に対応するためには、ツールのサービス料だけではなく人的コストなどを含め、トータルのコストを考えたうえで、作業が効率よく回る方法を検討するようにしましょう。

詳しくは下記の資料をダウンロードしてご試算ください
教えます！電子帳簿保存法対応の実務対応マニュアル【無料テンプレート付き】

「コスパよく」「カンタン」に電帳法対応するならPATPOST

有料ツールを導入しないことで発生する業務増加も問題ですが、有料ツールを導入したとしても、操作が難しく都度マニュアルを見る手間などが発生したり、利用頻度の低いオプション機能により割高になったり、と余分なコストがかかってしまう可能性があります。かんたんで誰でも使いやすい電帳法対応ツールを選択することで、コスト削減を図りましょう。

詳しくは下記記事をご覧ください
PATPOST機能アップデート(23/11)付加情報項目追加とCSV出力で情報管理がもっと便利に

「PATPOST」は、請求書や領収書、見積書などのデータファイルをアップロードすれば、AI-OCRが自動的に書類の中身を読み取り、項目などを分類・整理し、データにして保存しておくことができるツールです。全文検索だけでなく「取引日」「取引金額」「取引先名」など項目を絞った検索が可能です。

さらに、「PATPOST」にアップロードされた書類は、「PATPOST」を利用している顧問税理士・会計士事務所や取引先、グループ会社との間でリアルタイムで共有でき、メールや郵便などで書類のやり取りをする手間や、送付にかかるコストも削減することができます（※3）。このように、コミュニケーションの工数を減らし、業務効率化に貢献できます。

操作方法もシンプルでわかりやすく、システムに苦手意識がある方にも使いやすいと好評です。既存の業務フローを大きく変えることなく、書類をアップロードすれば電帳法への対応ができることから（※4）、システム担当者がいない企業にもご導入いただいています。

1IDにつき月額980円（税抜）で導入でき、最初の2ヵ月間は無料で利用できますので、電帳法への対応をお考えの方はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

*3IDから契約可能です。
*契約期間は1年となります。
*契約から2ヵ月間は無料で利用可能です。無料期間中は解約可能ですが、無料期間を除く契約期間中の解約は不可です。
*ストレージの容量に制限はございません。但しアップロード可能なファイル数は、1IDあたり年間12,000ファイルまでとなります。契約ID数が3IDの場合、合計で年間36,000ファイルまでアップロード可能です。（アップロード数が上限に達した場合は、契約ID数を増やす必要がございます）

※1：活字や手書き文字などを画像データとして取り込み、編集可能なテキストデータに変換するOCR(Optical Character Recognition)に、AIを融合させた技術のこと。機械学習による文字認識率の向上や、書類フォーマットの設計をせずに項目を抽出することが可能。

※2：「アップロード」「登録項目の確認」作業にかかる時間。AI-OCRの処理時間は書類や環境により異なるため除く。

※3：共有先もPATPOSTを利用している必要があります。

※4：電子取引データ保存の場合は、別途、訂正・削除防止に関する事務処理規程の制定・遵守が必要となります。
PATPOST事務処理規程サンプル
https://page.biz.orix.co.jp/patpost_whitepaper_c4.html

＜PATPOSTサービス資料・お問い合わせ先はこちら＞

■企業向け
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■税理士向け
https://patpost.jp/partner/document

■お問い合わせ
https://page.biz.orix.co.jp/patpost_inquiry_c.html

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