外食産業向け、中食事業向け工場やオフィスの給食事業向けのほか、ヘルスケア事業向けに至るまで、 非常に幅広い範囲で、あらゆる｢食｣の市場に対応する総合食品商社である尾家産業株式会社。外食産業にとどまらず、幅広い業界へ、お客さまのニーズに合った食材や厨房用品（洗剤、ラップ等）を届けられています。

電子文書の保管場所確保、一部文書の早急な電帳法対応のため、 ビジネス文書の電子保管サービス「PATPOST」を導入したところ、文書を一元管理することができ、業務も効率化できているとのことです。

今回は、尾家産業株式会社経理部のご担当者さまへ、導入の背景や使用感、どのような場面で業務の効率化ができていると感じられるか、お話を伺いました。

【画像】左から）尾家産業株式会社 経理ご担当者さま（スマイル坊や※3）、経理部長さま

文書を保管するための『シンプルな箱』が早急に必要だった

ご担当者さま「従来、電帳法対応は複数のシステムを利用していましたが、一部文書はそれらのシステムへ保管することができず、社内の共有フォルダへ保管していました。しかし、文書の増加により次第にデータ容量が膨らみ、パソコンの処理速度が低下するなど業務に支障が出始めたため、保管に特化したシンプルな仕組みのシステムを探し始めました。確実に保管ができればその他の機能は特に求めておらず、導入後すぐに運用を開始できるシンプルな仕組みであることも、選定の重要なポイントでした。」

直感的でシンプル。操作に迷うことなく使える点が社員から高評価

ご担当者さま「最終的に候補として挙がった3社のシステムを比較検討したところ、低コストで容量無制限（※2）、さらにシンプルな操作性のPATPOSTが、当社のニーズに最も適していたため、導入を決定しました。他のシステムは操作が複雑で、利用頻度が低い人は都度マニュアルを確認する手間がありましたが、PATPOSTはマニュアルを確認しなくても直観的に操作が可能で、利用する社員の負担を最小限に抑えられる点が評価のポイントでした。また、導入後すぐに利用を開始でき、共有フォルダへ保管していた文書の移行や電帳法対応（※1）をスムーズに始められた点も、会社として非常に大きなメリットでした。新しいシステム導入時に生じがちな社員からの抵抗感や問い合わせも少なく、現場でも好評です。」

「シンプルな画面で直観的に操作できるため、利用社員の負担は最小限です。」

PATPOST一元管理によりサーバー容量不足の問題が解消。郵送コストの削減も

ご担当者さま「PATPOST導入後、共有フォルダに保存していた文書をPATPOSTに移行したことで、サーバー容量不足の問題が解消されました。また、経理フローが終わった後に提出された紙文書など、後日確認の必要があるものは経理部内で紙のまま保管する必要があったのですが、紙保管ではなく電子データ化しPATPOSTで一元管理するルールに変更したことで、紙の保管量を削減できただけでなく、専用の箱を用意して手作業でファイリングを行う手間もなくすことができました。確認の際は、検索機能によりすぐに見つけだすことができています。

さらに、各事業所から郵送されていた書類もPATPOSTへアップロードする形式に切り替えたため、郵送費が不要となり、結果としてコスト削減につながっています。」

メールや電話のやり取りを削減。メモ欄の活用で効率的な情報共有

ご担当者さま「これまでは社員個人宛に届いた支払い通知書等の電子文書の提出や、文書の不明箇所の問合せをメールで受けていたため、メール件数の増加による確認漏れがたびたび発生していました。しかし、電子文書の提出を社員自らPATPOSTへアップロードする形に変更し、不明箇所の確認や伝達事項についてはPATPOSTのメモ欄機能を活用しメモを残してもらうようにしました。この結果、メールや電話でのやり取りを大幅に削減でき、メール件数の増加による確認漏れやその他のヒューマンエラーが解消され、今ではスムーズで効率的な情報共有が実現できています。」

AI-OCRによる全文検索機能で監査時における文書検索が簡単に

ご担当者さま「PATPOSTの検索機能が非常に役立っています。共有フォルダで保管していた頃は、ファイル名が一致しないと検索ができず、すべての文書を指定のファイル名に変更する手間が発生していました。しかし、PATPOSTはすべての文書をAI-OCRにかけ全文テキスト化するので、文書の中身から全文検索することができます。そのため、たとえファイル名が誤っていても必要な文書を簡単に見つけることができます。この検索性の高さは日常業務だけでなく、監査時の迅速な対応でもとても役立っています。

PATPOSTはクラウドストレージとして保管しやすいのはもちろんですが、電帳法対応の面でも使いやすいですね。電帳法キャビネットに保存すると、訂正や削除ができない仕様になっていて、さらに『取引先』『取引日』『取引金額』での検索も可能なので、手間をかけずに電帳法に対応できます。（※1）」

今後は保管用途以外での活用も視野に。機能拡充に期待

ご担当者さま「PATPOSTは、誰にでも直感的に利用できるシンプルで使いやすいシステムであることが大きな魅力です。システムの操作方法を案内する立場としても非常に案内しやすく、通常なら頻繁に発生する操作方法に関する問い合わせも少ないため、双方の時間を無駄にすることなく業務を進めることができます。

現在は主に保管用途で活用していますが、今後はさらに踏み込んだ活用ができればと考えています。先日追加されたテキスト・表抽出機能（ベータ版）は、業務への実用的な活用ができるかもしれません。」

【画像】2024年12月4日に追加された、テキスト・表抽出機能（ベータ版）の画面

ご担当者さま「PATPOSTは定期的なアップデートにより、ますます使いやすくなっていると感じています。今後もさらに機能が拡充されることを期待しています。」

※1：電子取引データ保存の場合は、別途、訂正・削除防止に関する事務処理規程の制定・遵守が必要です。

※2：【法人プラン】1IDあたり年間12,000カウント付与されます。カウント数の上限を超えてアップロードなどをする場合には、契約IDを増やしていただく必要があります。処理カウントについては、よくあるご質問「処理カウントは何を基準に加算されますか」（https://patpost.jp/faq/xATC28sw）をご確認ください。複数ファイルを一度にアップロードする場合の上限容量は合計5GBとなります。1ファイルあたりのファイルの容量は最大50MB程度です。
個人事業主さまは、利用料金や条件が異なります。詳しくは、https://patpost.jp/priceをご覧ください。

※3：尾家産業株式会社が展開するプライベートブランドのマーク

●取材協力

※ご担当部署・役職はインタビュー当時（2024年12月）のものです。
※PATPOSTの契約条件（利用料金等）は、記事公開日時点の情報です。
　現在とは異なる場合があります。