税理士大嶋尚幸事務所は東京都清瀬市にある税理士事務所で、東京都内から埼玉県、千葉県まで主に関東圏の企業の税務、会計を総合的に支援。得意先は建設業界の企業が多く、毎月事務所に訪問しての会計帳簿のチェック、適正な決算書・申告書の作成、税務調査の立ち会い、年末調整、記帳代行、新規開業・会社設立の手続きや届出サポート・資金調達、相続・贈与税対策、経営のトータルサポートなどを行っています。

電子帳簿保存法（以下、電帳法）対応業務の効率化のために、ビジネス書類の電子保管サービス「PATPOST」を導入され、同じように電帳法対応に悩まれる同社のお客さまに「PATPOST」を紹介したところ、とても感触が良いとのことです。今回は所長の大嶋さまから導入の背景や使用感、クライアントの課題、今後への期待感などについてお話を伺いました。

【画像】大嶋尚幸さま

索引簿の作成やファイル名の変更を続けるのは現実的ではなかった

大嶋さま「電帳法で電子取引データの保存がすべての事業者において義務化され、電子データの保存に対応しなくてはいけなくなりました。国税庁がおすすめしている“お金を使わない”方法である、事務処理規程を定めた上で表計算ソフトでデータの索引簿を作成して、請求書などをPDFで保存するという方法で試しにやってみましたが、運用が続きませんでした。

というのも、取引年月日、取引金額、取引先名を記録して、連番を振り、その連番に紐づけるようにPDFのファイル名を変えなければならず、作業量が多くて手動でやるのは現実的ではなかったのです。そこで、何か良いツールはないかと探していた時に、書類管理のできるオンラインストレージサービスを検討しましたが、料金が高かったりシステムが使いにくかったりと、本格的に導入するには至りませんでした。

また、私たちが使っているツールをお客さまにも使っていただければ、使い方のアドバイスもできますから、同じものをおすすめすることも多いです。そのため、使いやすさも重視しています。なかなか適切なツールがなかったのですが、オリックスさまからDMが届いて知った「PATPOST」は利用料金がお手頃かつ3IDまでは無料（※1）ですし、使い方もわかりやすいため利用に至りました」

忙しい時期でもスムーズに作業でき、業務効率が上がっている

大嶋さま「税理士業というのは時期によって仕事内容が変化します。12月には年末調整、1月は合計表支払調書、償却資産の申告があって、それが終わると個人の確定申告があります。その忙しい時期に書類をスキャニングしてデータ化したり、表計算ソフトの索引簿に一つひとつデータを入力していくような暇はありません。

ですが、「PATPOST」を使い始めてみると、使い方がかんたんで、慣れるとスムーズに作業できます。さらに、必要な情報を検索で素早く探し出せるので業務効率が上がっています。

私たちは、お客さまに電子取引データを「PATPOST」へ保存していただき、キャビネットを共有していただく、という方法をメインとして使っていますが、共有がスムーズにできる点にメリットを感じています。また、AI-OCR*の書類読み込みと情報抽出が早いため、データ化する作業がスムーズです。項目抽出精度については100%ではないですが、機能アップデートで精度が上がってきており現状で満足しています」

*活字や手書き文字などを画像データとして取り込み、編集可能なテキストデータに変換するOCR(Optical Character Recognition)に、AIを融合させた技術のこと。機械学習による文字認識率の向上や、書類フォーマットの設計をせずに項目を抽出することが可能。

PATPOSTをご紹介し、お客さまの満足度も上がっています

大嶋さま「お客さまとキャビネットを共有できるのは税理士事務所にとってうれしい機能です。操作自体もわかりやすく迷うことがないため、システムに疎い方でも問題なく使えると思います。情報の読み込みスピードが速く項目抽出補助機能があるAI-OCRがついているにも関わらず、利用料金がそれほど高くないので、「PATPOST」はお客さまにも推奨しやすいですね。

『自分のような小さい会社には電帳法は関係ない』と思われているお客さまも多いのですが、すべての企業において義務化されていることを伝えると、『大嶋さんはどんな書類管理のサービスを使っているの？』『どうやって電帳法対応しているの？』とお客さまに聞かれます。「PATPOST」の話をすると、『同じものを使いたいから教えて』『（3IDのみ契約の場合）月2,940円（税抜）（※2）なら高すぎないのでうちの会社でも導入できる』と言ってくださる方が多いです。お客さまにこれまでの時点で21件の「PATPOST」案内メールを出しましたが、実際に14社がお申し込みされたようです。

*インタビューは24年1月に実施しておりますが、お申し込み数は24年3月31日時点の数値となります

導入をおすすめするときは、私たちのIDのひとつをデモ用にして、『データはこういう風にアップロードするんだよ』という風にお客さまに操作方法を見ていただくことが多いです。わかりやすいツールをご紹介できたことで、お客さまからの満足度も上がっていますよ」

忙しく余計な業務を嫌う企業でもPATPOSTにはメリットを感じるのでは

大嶋さま「私たちのお客さまは3～4人で事業を回している企業が多く、社長自身が総務も経理も1人でやらなくてはならない場合が多いです。そのため、やらなくても良いことはなるべくやりたくないということが多いですし、忙しくて余計な業務が増えることをとても嫌う傾向にあります。

正直に言って、電子データよりも紙の書類の方が内容を把握しやすいし管理もしやすいので、いわゆる“零細企業”では基本的にまだ紙ベースで書類のやりとりをしていて、あえて電子化しペーパーレスにする必要性を感じていません。私たちからお送りする請求書も、ご希望されるお客さまには郵送や直接お届けする形でお渡ししています。少しでも電子データを保存する手間を減らす工夫ですね。

このように現状では業務のデジタル化やDXへの関心は低く、電帳法によるメリットを感じているお客さまは少ないですが、今後、紙よりもデータの方がやりとりしやすく、管理しやすいツールが登場すると、電子化に乗り出す企業は多いと思います。データの送受信にメールを使っている企業は多いですから、データを簡単に保存できて紛失することがなく、必要な情報も検索しやすい「PATPOST」にはメリットを感じるのではないでしょうか」

*取材は2024年1月に実施しました。
*所属部署・役職はインタビュー当時のものです。
*PATPOSTの契約条件（利用料金等）は、インタビュー当時のものです。

※1：税理士・会計事務所向けの税理士プランでは3IDまでは無料でご契約いただくことができます。4ID目以降は、1IDあたり980円/月（税抜）となります。ご契約は年間契約となります。

※2：企業向けのエコノミープランでは3IDから契約可能で、1IDあたり980円/月（税抜）となります。ご契約は年間契約となります。

●取材協力

税理士大嶋尚幸事務所

2003年設立／社員数：3名

事業内容：月次決算、決算書・税務申告書作成、相続・贈与税対策、企業経営サポート各種

税理士 大嶋尚幸事務所 (tax-ohshima.com)