オリックス株式会社の100%出資会社である株式会社大京（以下、大京）は、1964年に設立。「住まいも長生きする国へ。」という理念のもと、「THE LIONS」ブランドを中心に、長く快適に暮らせる住まいを創出してきました。

不動産業界において、大京はグループ各社と共に、土地や建物の開発から販売、流通、管理、修繕に至るまで、住まいに関わる多様なサービスを提供しており、各社の従業員がそれぞれの専門性を発揮しながら、事業間の有機的な連携を通じて不動産業界の発展に貢献しています。

大京およびその子会社のITは、大京の情報システム部が担っています。グループ各社の基幹システム運用・刷新やペーパーレス施策等を進めていますが、毎月寄せられる多数の問い合わせ対応や大量の文書管理業務が、人手不足により大きな負担となっていました。

この状況を打開し、大京およびその子会社のIT化やDX化をさらに推進するための解決策のひとつとして、また電帳法へ対応するために、ビジネス文書の電子保管サービスPATPOSTを導入しました。

今回は、大京 情報システム部の久保田さん、高柳さん、本田さんに、同社が進めるペーパーレス化の取り組みについて、またPATPOSTの導入により実現した文書管理業務の効率化や、今後の期待についてお話をお聞きしました。

【画像】左から）大京 情報システム部 本田さん、高柳さん、久保田さん

電子決裁システム導入をきっかけに進めたペーパーレス化の動き

高柳さん「グループ全体で電子決裁システムの導入が進んだことをきっかけに、ペーパーレス化も推進しようという機運が高まりました。それを受けて、大京の情報システム部内でも紙文書の整理を始めました。

まずは必要な文書を電子データ化し、保管期限が切れたものや不要と判断された文書は廃棄しました。その結果、ITをつかさどる情報システム部ですら、これまで保管していた大きなキャビネット4台分の紙文書を削減することができました。紙の文書をデジタル保管に切り替えたことで、文書が管理しやすくなり、紙の出力頻度も減少しています。」

久保田さん「すべてをペーパーレス化できたわけではありません。会議で使う資料を紙で出力する社員もまだまだいます。しかし、多くの社員は紙を電子化することに対してそれほど抵抗がなく、移行は比較的スムーズに進んでいると感じています。」

PATPOST導入により電帳法対応と文書管理業務効率化が実現

高柳さん「子会社と共通して利用でき、データ検索や文書の共有が
PATPOST上で簡単に行える点は非常に魅力的です。」

高柳さん「大京ではペーパーレス化の動きを進めていますが、電子データを一元管理しDX化をさらに進めていくため、電帳法に対応し、社内の電子データを簡単に保管することができるシステムを幅広く探していました。

PATPOSTは、文書管理サービスでありながら電帳法の対応が可能であり、当社のニーズにマッチしていると感じました。

当社の子会社とも共通して利用することができる点や、データの検索、共有が簡単に行える点も非常に魅力的で、会社として推奨されているサービスということもあり、導入を決めました。」

本田さん「全社的なペーパーレス化の流れを受け、毎月多くの請求書や納品書を電子データ化し、ファイル名を付けて保管してきました。電帳法に対応するための新しいシステムを導入することで、最初はこれまで以上に作業が増えるのではないかという印象を持ちました。

また、現状からどの程度作業量が増加するのかも予想がつかず、大きな不安を感じていました。
ところが実際に使用してみると、PATPOSTは非常にシンプルな画面で操作が簡単なため、操作性への不安は一切なく、電子データの取り込みもスムーズに行えています。

AI-OCR機能が取引日、取引金額、取引先、適格請求書発行事業者登録番号といったデータを自動で抽出し、付加情報として登録してくれるため、自分で行うのはタイトルの変更や伝票番号の入力だけで済みます。

結果として、懸念していた作業量の増加はなく、むしろ作業が予想以上に楽になり驚いています。PATPOSTは機能がアップデートするたびに使いやすさが向上しているのを実感しています。」

紙からデジタルへ。必要な時に簡単アクセス、簡単検索で業務効率向上！

久保田さん「現在、PATPOSTを活用して、全社の請求書や納品書を電子データ化して一元的に管理しています。これまでは紙の帳票をファイリングして保管していたため、必要な情報を探すのに時間がかかっていました。

しかし、PATPOSTを導入したことで、スキャンした紙の請求書も含めすべてのデータを一元的に管理でき、社員全員が必要なときに簡単にアクセスできるようになりました。」

本田さん「これまでは、確認したいデータがある場合、紙の原本を保管しているファイルの中から探し出す必要がありました。確認作業のために出社せざるを得ず、テレワークの日には後回しになることが多くありました。

しかし、PATPOSTを導入してからは、テレワークの日でもパソコンを使って簡単にデータを確認できるようになり、これまで出社日を待っていた作業もその場で処理できるようになりました。さらに、キーワード検索機能を活用すれば、探している文書をすぐに見つけることができ、作業効率が格段に向上しています。」

高柳さん「PATPOSTを導入してからもうすぐ1年が経過しますが、毎月寄せられていたグループ会社経理からの請求書関連の問い合わせや、請求書のPDF作成依頼が大幅に減少したことに驚いています。

電子データ化された請求書や納品書を一元管理することで、これまで問い合わせをしてきていた各担当者が自ら必要なデータをPATPOST上で検索して探し出し、対応するようになったのです。問い合わせ件数の減少によって、これまでその対応に費やしていた時間を他の業務に充てられるようになり、全体的な業務効率が向上しました。」

「キーワードや条件を入れることで、AI-OCRによる全文検索機能により
探している文書をすぐに見つけることができます。」

さらなる業務効率化を目指し、PATPOSTへ今後期待すること

高柳さん「AI-OCRが適格請求書発行事業者登録番号を読み取り、国税庁に自動的に照会してくれる機能も便利で気に入っています。この機能を活用してインボイス対応ができるようになれば、さらに業務効率化が進むと感じています。

現在、インボイス対応に関しては文書を別途保管する社内ルールがありますが、この手間を削減できれば、他の業務に充てる時間が増え、全体的な業務効率化につながると考えています。

現時点では機能として実装されていませんが、自動仕訳機能やPDFの自動取り込み、経理システムとのAPI連携が可能になると、さらに利便性が向上すると思いますので、今後の機能アップデートに期待しています。」

久保田さん「最近は、大容量のファイル、特に図面などのデータを保存したいという相談をよく受けています。図面などは保存データの容量が大きいため、共有フォルダやファイルサーバーへの移行時、コピー作業に多くの時間がかかってしまうことにストレスを感じている社員が多いようです。

こうしたデータの保存先として、容量が大きく利便性の高いPATPOSTを活用するのは有効な選択肢かもしれません。PATPOSTは図面や画像からテキストを抽出できる機能も備えているため、うまく活用をすれば業務効率化が一層進むと考えられます。」

これからのPATPOST活用について～ファイル授受の検証開始～

大京の情報システム部では今後、取引先企業さまの協力のもと、現在郵送やメールなどの方法で授受している請求書や検収書をはじめとする各種帳票を、PATPOST上で完結させるためのファイル授受の検証を開始する準備を進めています。

PATPOSTを活用した文書管理をうまく運用させることで、電子データの取り扱いにおける業務の効率化を目指し、人材不足による業務負荷の軽減や生産性向上につなげることを目指しています。

さらに大京の子会社でも順次、高精度AI-OCRを活用した明細抽出など、PATPOSTを活用し検証を行う予定です。大京およびその子会社で、各部署やグループユニットが連携し、業務の効率化とデジタル化を一層促進するために、PATPOSTの今後の役割に期待されます。

●取材協力

※ご担当部署・役職はインタビュー当時（2024年11月）のものです。
※PATPOSTの契約条件（利用料金等）は、記事公開日時点の情報です。
　現在とは異なる場合があります。