インテクス株式会社は2022年に川田電機株式会社と株式会社興和電気が経営統合した建設業を営む会社です。新潟市に本社、中央事業所の2拠点、名古屋市に営業所があり、「情報通信設備、電気設備、環境ソリューション」の3事業を軸とし、官公庁から民間企業まで幅広く業務を行っています。また、国土交通省の情報通信設備のメンテナンス業務や設計・設備更新工事をメインに、電気工事、電話設備工事と工事分野も多岐に渡っています。

電帳法対応のために、 ビジネス書類の電子保管サービス「PATPOST」 を導入したところ、資料管理や事業所間でのデータ共有などにおいても業務を効率化できているとのことです。

今回は経営管理部の木村さま、木下さまに導入の背景や使用感、今後への期待感などについてお話を伺いました。

【画像】左から）インテクス株式会社 経営管理部 木下信子さま、木村由美さま

取引データの管理の煩雑さに混乱…電帳法対応ツールを検討

見積書や注文書などの電子ファイルを取引先とメールで授受する機会が増えたのですが、同時に電帳法の電子取引データの電子保存対応もしなければならない状態となりました。

当初は、事務処理規程を作り、表計算ソフトで索引簿を作って、書類データの内容を入力していたのですが、とても煩雑で時間がかかっていたのです。どのデータがどこにあるかわかりにくかったり、ファイル名をどのようにつけるかにも混乱してしまい、管理が非常に難しかったのです。

そこで索引簿での管理を諦め、いろいろな電帳法対応ツールを検討しましたが、利用料金が高価になるものが多く困っていました。そのタイミングでたまたまオリックスさまからDMをいただき、「PATPOST」が容量無制限で月額980円（税抜／1IDあたり）（※1）で利用できることを知りました。

“電子データ1件あたり数円”という他社のサービスもあったのですが、1件あたりの金額が安くても、ひと月あたりの保存データ数が数百に及ぶと、結局コストは高くなってしまいます。その点、料金が安く、加えて固定料金である「PATPOST」は非常に魅力的に映りました。

さらに詳しく知りたいと思い、サービスサイトにある導入事例記事や比較サイトを調べると、『使いやすい』との内容が多かったこともあり、問い合わせをさせていただきました。

また、機能がどんどん進化（アップデート）していると聞いたことも期待が高まりました。

書類探しや情報管理がしやすく、かなりの労力を削減

以前は取引先から受け取った紙の請求書や領収書を探す際に、根気強く1枚ずつめくって探さなくてはいけなかったのですが、今は何十枚もの紙の書類をすべてスキャンして電子ファイルに変換しています。そのデータを「PATPOST」に保存するようになってから、紙の書類をあとから探しやすいようにきっちり整理しておく必要がなくなりました。

また、アップロードした書類もサクサクと検索でき、スムーズに見つけられるようになりました。お客さまから過去の発注情報を求められた際も「PATPOST」ですぐに遡れるので、従来のやり方と比べて、データを探す時間が30%ほど削減されたと思います。「ここを見ればすぐ見つかる」という場所ができたのは良かったです。

現在、請求書のデータは支払期日ごとにフォルダを作って格納しておき、支払処理が終わったら電帳法キャビネットに移動するという運用をしていますが、これで電帳法対応が済むのも楽ですね（※2）。

オンラインストレージとしても活用していて、特に重要な資料についてはキャビネット（※3）に閲覧権限をつけて、見られる人を制限したり、一方で社内全員に共有したいファイルは誰にでも探しやすい環境を作っています。細かく閲覧権限を設定できるため、情報管理がしやすいです。

また、弊社は二つの会社が経営統合したことで、ともに新潟市内にある本社と中央事業所は前身が異なり、それぞれに郵送やメールで書類が届きます。それらのデータをそれぞれのサーバーに入れて管理していたのですが、共有の必要があるものは双方にメールや転送し直さねばならず、かなりの手間がかかっていました。

「PATPOST」を導入してからは、共有キャビネットにデータをアップロードすれば、わざわざ共有作業をする必要がなくなったため、かなりの労力が削減できています（※4）。

機能アップデートでどんどん便利に。活用の幅を広げたい

「PATPOST」はどんどん機能のアップデートがされ、より便利になってきている点に魅力を感じます。最近は取引先名、取引日、取引金額などを一つひとつファイルを開かずとも一覧画面に表示されるようになり、さらに便利になりました。

AI-OCRの書類読み込み精度もどんどん高くなってきて、手書きの領収書をスキャンした書類もしっかり読み取ってくれたのには「（「PATPOST」の）頭が良くなってる」と驚きましたね。

手書き書類は人によって記載箇所が違い読むのが大変だったりするので機械が読み込んでくれるので楽です。インボイス制度の登録番号も読み込みと抽出ができて、「PATPOST」内で国税庁の登録サイトとの内容照合までできたのが便利でした。

今は経営管理部のみで使用していますが、今後は他部署も含めて、請求書だけでなく見積書や注文書、契約書のようなその他の大事な書類も「PATPOST」に保存して活用の幅を広げていきたいと思っています。

細かい要望を取り入れ、改善し続けてくれるのがPATPOST

以前から使っている会計ソフトや会社の基幹システムと干渉しないのも良いですね。請求書発行や台帳管理は別のシステムで行っていますので、電帳法対応だけが課題というなら「PATPOST」が良いと思います。

システムによっては、電帳法対応にあたって、会計システムなども一緒に既存システムから入れ替えないといけない場合もありますが、かえって料金が高くなってしまったり、システム移管が大変になる可能性もあるため、あくまで電帳法対応ストレージとして独立している「PATPOST」が良いと思いました。

今後への期待としては、複数の請求書データを選択したらその合計金額が分かったり、重要な書類や後でチェックしたい書類にフラグを立てられたりできるようになるとさらに便利だなと思います。CSV出力機能やメモ欄なども活用してみようと思います。

このような細かい要望でも、一つひとつ取り入れ、改善し続けてくれるところが「PATPOST」の良いところです。今後のますますのアップデートに期待しています。

*取材は2024年1月に実施しました。
*所属部署・役職はインタビュー当時のものです。
*PATPOSTの契約条件（利用料金等）は、インタビュー当時のものです。

※1：契約期間は1年となります。初年度の解約無料期間を除く契約期間中の解約は不可となります。3IDから契約可能です。初年度（解約後に再契約した場合の初年度を除きます。）は無料期間終了日の翌日に１IDあたり9,800円（税抜）をご請求いたします。契約終了日の30日前までに通知がない場合、契約が自動更新されます（12ヵ月）。
1IDあたり年間12,000カウントまでアップロード可能です。アカウントに対して、契約ID数×12,000カウント（年間）付与されます。カウント数の上限を超えてファイルをアップロードする場合は、契約IDを増やしていただく必要があります。複数ファイルを一度にアップロードする場合の上限容量は合計5GBとなります。1ファイルあたりのファイルの容量は最大最大50MB程度です。

※2：電子取引データ保存の場合は、別途、訂正・削除防止に関する事務処理規程の制定・遵守が必要となります。
PATPOST事務処理規程サンプル
https://page.biz.orix.co.jp/patpost_whitepaper_c4.html

※3：「PATPOST」ではファイルを格納する場所の最上位階層をキャビネットと呼び、キャビネット内ではフォルダを作成をしたり、直接ファイルを保存することができます。

※4：PATPOSTでのデータ共有には、共有先もPATOPOSTを使用している必要があります。

●取材協力

インテクス株式会社

2022年設立（1959年設立川田電機株式会社、1984年設立株式会社興和電気の2社が2022年に新設合併）／社員数：47名

事業内容：情報通信設備工事、電気設備工事、循環型リサイクルシステム構築

https://www.intecs2022.co.jp/#1