Daigasガスアンドパワーソリューション株式会社の購買・調達チームは、見積書のExcel転記作業による担当者の心理的負担と、購買戦略に割く時間への圧迫が課題でした。PATPOSTの導入により、生成AI-OCRによる自動抽出を活用した一括入力を実現。単純作業を削減することで、価格交渉や契約条件の検討など、購買本来の「頭を使う仕事」へ時間を再配分することに成功した事例です。

導入前の課題：転記作業が「頭を使う仕事」を圧迫

1案件あたり1〜2時間の転記作業

購買・調達チームでは、エネルギー供給設備や発電プラントなどの、建設・改修・整備などの調達業務を担当しており、各担当者が営業段階から刺さりこみ、契約締結まで一貫して行います。そのため、単なる購買ではなく調達・契約管理・サプライヤー交渉を一体で担い、担当者には技術理解・交渉力・スケジュール管理力などが求められます。その中で、単純作業として負担が大きかったのが、見積書から査定書（Excel）への転記作業でした。

取り扱う見積書は、物品購入から建設工事まで種類が多く、案件の規模も数千円から数億円まで多様です。特に数千万円から数億円規模の大型案件では、見積内訳が多岐にわたり、数十ページ以上に渡るケースもあります。このような見積書を月に40〜50件以上、同社の購買・調達チームで処理しています。

「私の場合、案件のボリュームが大きいと1時間から2時間くらい転記作業を行うことがあります。確認作業も含めて一気に、かつ、正確に終わらせるのは負担があるので、別の日に分けて作業をすることもあります」（経営企画本部 購買・調達チーム／樽井さま）

案件によっては、数時間～数日間にわたる転記作業が必要になり、他の業務と並行しながら進めなければなりません。営業対応や価格交渉、契約条件の検討といった業務の合間に、この単純作業が入り込む状態が続いていました。

心理的負担

転記作業で最も負担だったのは、作業中の緊張感でした。製品コード、サイズ、数量、金額など数字の羅列を、Excelに入力していく作業。単純作業だからこそ集中力が求められ、ミスへの不安がつきまといます。

「転記作業はどのメンバーも心理的負担があります。確認をしてもミスが出ることが課題です」（樽井さま）

これまでも、課題解決にむけて転記作業を自動化するためにPDFをExcelに変換するツールを使用したこともありましたが、出力されたデータに不正確な部分が多く、修正作業が必要でした。入力ミスを心配する状態が、チーム全体の心理的負担となっていました。

「頭を使う仕事」に時間を使いたい——マネジャーの想い

転記作業の課題は、作業時間や心理的負担だけではありませんでした。経営企画本部 購買・調達チーム マネジャーの吉弘さまは、購買・調達業務の本質から、この課題を次のように語ります。

「購買・調達チームはベンダーと折衝を行い、値段を決めて発注・契約をしますが、発注・契約までの営業戦略や購買戦略、契約条件検討などにより多くの時間を割きたいと考えています。手入力に時間を取られると頭を使う部分が圧迫されるのが課題でした」

購買・調達の真の価値は、見積もりが適正かどうかを評価し、ベンダーと価格交渉を行い、最適な契約条件を引き出すこと。そのために必要なのは、市場分析、戦略的思考、交渉力といった「頭を使う仕事」です。しかし、数十ページの見積書を手作業でExcelに入力する転記作業に労力を取られれば、本来集中すべき業務が圧迫されます。

「私も担当者時代、見積書が50枚、100枚にもなるものを手でExcelに入力して査定書を作るのは非常に無駄な時間だと感じていました」（吉弘さま）

吉弘さま自身が担当者時代に感じていた課題。それは今も、チームメンバー全員が抱えている課題でした。この転記作業の「時間」と「心理的負担」を削減し、「頭を使う仕事」に労力を使えるようにしたい——これが、PATPOST導入の根本的な動機でした。

解決策の検討から導入まで：スモールスタートでの挑戦

4社の製品を全員で1カ月試用

購買・調達チームの転記作業の課題解決に向けて動いたのが、経営企画本部 企画チームの中村さまでした。

「2、3年前に購買・調達チームの課題を聞いていて、展示会やインターネットで調べていました。今年に入って良さそうな製品が見つかり始めたので、購買・調達チームと具体的な検討を開始しました」（企画チーム/中村さま）

中村さまはPATPOSTを含む4社のAI-OCR製品をリストアップし、購買・調達チームに紹介。すべての製品について、チーム全員が実務に沿った1カ月の試用を実施しました。全員が実際に使って評価することで、導入後の運用イメージを具体的に持つことができました。

決め手は心理的負担を軽減できる精度

購買・調達チームが4社の製品を比較する際に重視したのは、AI-OCRの精度、抽出条件のカスタマイズ性、そしてコストの3つ。なかでも最も重視したのは、AI-OCRの精度でした。

「大前提として予算範囲内というのはありますが、やはり転記作業の心理的負担の改善が一番のポイントでしたので、AI-OCRの精度を最も重視していました」（樽井さま）

精度が高く、信頼できるツールでなければ、結局は目視チェックや修正作業に時間を取られ、心理的負担は変わりません。中村さまも、PATPOSTの精度を高く評価していました。

「OCRは精度が十分ではない製品が多かったのですが、PATPOSTは生成AIが『これは製品コード』『これは金額』といった項目の意味を理解しながら抽出するため、精度が良いと思います」（企画チーム/中村さま）

使いやすさも評価のポイントでした。

「UIがまとまっていて綺麗で、機能もシンプルで使いやすいです。運用保守やトラブル対応も月額料金で対応してくれるので、他社より良いと感じます」（樽井さま）

精度の高さ、シンプルな操作性、そして運用保守のしやすさ。全員が1カ月間実務で使った結果、PATPOSTが最も心理的負担を軽減できるツールだという結論に至りました。

マネジャー承認で3.5カ月スピード導入

導入決定は、マネジャーの承認で進めることができました。10ID、月額12,800円（税抜、2025年10月時点法人プラン）という費用は、人件費との比較でも優位性がありました。

「例えばアルバイトやパートの方を雇って作業してもらう場合、月額15万円程度かかるので、それと比べるとかなり安価に同じ作業ができ、とても魅力を感じました」（購買・調達チーム　マネジャー/吉弘さま）

2025年6月末から検討を始め、全員での1カ月試用、比較検討を経て、10月上旬には本格稼働。わずか3.5カ月というスピード感で、PATPOST導入が実現しました。大規模なシステム刷新ではなく、6名のチームで使う10IDという小さな規模から始めたこと。このスモールスタートだからこそ、意思決定から導入までを迅速に進めることができました。

導入効果：心理的負担の軽減が業務を変えた

PATPOST導入後、転記作業の時間が短縮され、精度も向上しました。

定量的な効果
　• 作業時間：1〜2時間 → 数十分に短縮

以前使っていたPDFをExcelに変換するツールでは、文字化けやデータの誤配置が頻発し、複雑なレイアウトの見積書では手作業での修正が欠かせませんでした。一方、PATPOSTは生成AIが文脈を理解して抽出するため、修正作業が削減されました。

「業務に取り組みやすくなった」——心理的負担の軽減

導入後の変化として最も喜ばれたのは、心理的な余裕が生まれたことです。

「大きな案件で納期が近い場合、以前は残業して作業を進める必要がありました。しかし、PATPOSTで見積書をアップロードすれば、製品コード、数量、単価、金額などの項目が自動で抽出され、Excelに一括入力できるため、転記作業に対する心理的負担が軽減され、業務に取り組みやすくなりました」（樽井さま）

以前は、大型案件が入ると受注の喜びと裏腹に「また数時間～数日間の転記作業が待っている」とプレッシャーを感じることもありました。また、案件の納期が近い場合、転記作業のために残業することもありました。

PATPOST導入後は、大型案件が入っても「一括抽出して入力すれば数十分で終わる」という安心感があります。この心理的な余裕が、業務全体への向き合い方を変えました。

「業務に取り組みやすくなった」——この言葉が、心理的負担軽減を表しています。

マネジャーの想いが実現：査定・検討業務に時間を配分

吉弘さまが語った「頭を使う仕事」に時間を使いたいという想い。それは、PATPOST導入によって実現しつつあります。

——吉弘さまのお話でも、転記作業よりも査定や検討に時間を割きたいというご意見がありましたが、実際にそのような動きが取れるようになっていますか？

「はい、そのような動きになっています」（樽井さま）

転記作業に費やしていた1〜2時間が、数十分に短縮されました。削減できた時間は、見積もり内容の精査、ベンダーとの価格交渉の戦略立案、契約条件の検討といった、本来注力すべき業務に充てられるようになりました。

心理的負担が軽減されたことで、担当者はより前向きに、集中して業務に取り組めるようになりました。負担を感じる単純作業から解放され、考える業務に集中できる。この質的な変化こそが、PATPOST導入の真の成果と言えるでしょう。

運用の実際：担当者ベースで柔軟に判断

少量は手入力、大量はPATPOST

PATPOST導入後、チームではツールの使い分けを担当者の判断に任せています。

「担当者ベースで判断しています。本当に少量の案件なら手入力で対応しますし、ボリュームが多い場合はPATPOSTのOCRを使って処理しています」（樽井さま）

ページ数が少なく、項目数も限られている見積書なら、手作業の方が早い場合もあります。逆に、数十ページに及ぶ大型案件や、細かい部品の見積もりで項目数が膨大な場合は、PATPOSTの真価が発揮されます。

こうした柔軟な運用ができるのも、PATPOSTがシンプルで使いやすく、担当者が自律的に判断できるツールだからこそです。

抽出条件のカスタマイズがカギ

一方で、PATPOSTを効果的に使うには、抽出条件の設定が重要だと樽井さまは指摘します。

「指定項目の抽出条件をAIに細かく指示しないと、全然違う出力になることがあり、条件設定がネックでした。自由度が高い反面、しっかり条件を固めておく必要があります」

多種多様な見積書フォーマットに対応するため、PATPOSTでは抽出条件を自由にカスタマイズできます。この自由度の高さは強みですが、同時に適切な条件設定が求められます。

現在は樽井さまが代表して抽出条件を設定していますが、今後は各担当者がそれぞれの案件に合わせてカスタマイズできるよう、ノウハウの共有を進めています。

既存ツールからの完全移行へ

精度の高さ、使いやすさ、そして心理的負担の軽減という実感。これらの要素が、チーム全体でのPATPOST活用を後押ししています。

「今後は導入前に使っていたPDF変換ツールよりもPATPOSTを使う流れになると思います。今まで従来のツールで書き出していたものも、今後は全てPATPOSTに移行する予定です」（樽井さま）

今後の展望：他部署への展開を検討中

購買・調達チームでの成功を受けて、企画チームの中村さまは他部署への展開も視野に入れています。

「すでに他部署にも声をかけていますが、『システム連携ができれば使いたい』という声があります」

請求書処理など、他部署でも同様の転記作業は存在します。ただし、毎月金額が同じ請求書の場合、現状のOCR機能だけでは大きな変化を感じにくいという課題も。今後、API連携などでシステムへの自動入力が可能になれば、さらに展開の幅が広がる可能性があります。

一方、購買・調達チーム内では、PATPOSTの利用はさらに拡大していく見込みです。樽井さまをはじめとする担当者たちが、日々の業務の中でPATPOSTの効果を実感しており、各自が抽出条件設定を工夫できるようにするなど、さらなる効率的な業務フローを目指しています。

検討中の方へのメッセージ

最後に、同じような課題を抱える企業の方へ、メッセージをいただきました。

購買・調達チーム　マネジャー・吉弘さま
「単純作業に時間を取られるのではなく、頭を使う作業に時間を使いたい方にはぴったりだと思います」

企画チーム・中村さま
「大量の単純作業を置き換えるのは非常に有効だと思います。転記作業が負担になっている企業や担当者向けに、さまざまな業務で訴求できるのではないでしょうか」

購買・調達チーム・樽井さま
「導入手続きも面倒なことはなく、1カ月の無料期間*も法人プランで利用できるので、小さなDXから始めたい企業にもおすすめできます」

まとめ

Daigasガスアンドパワーソリューション株式会社の事例では、作業時間の大幅短縮という定量効果に加え、「心理的負担の軽減」という質的な変化が得られました。

ROIの算出が難しい業務であっても、「担当者の心理的負担をどれだけ軽減できたか」「本来注力すべき業務にどれだけ労力を使えるようになったか」という視点で評価することができます。むしろ、こうした質的な変化こそが、現場の生産性向上や従業員満足度の向上につながっていきます。

「単純作業に時間を取られている」「もっと頭を使う仕事に集中したい」——そんな課題を抱えている企業の皆さまにとって、この事例が一つの参考になれば幸いです。

*初年度の最初の1ヵ月が無料期間です。詳しくは https://patpost.jp/price をご覧ください

●取材協力

※本記事は2026年2月時点の取材内容に基づいています。
※所属部署・役職、ならびにPATPOSTの契約条件（利用料金等）は取材当時のものです。