2024.4.5
電子帳簿保存法(以下、電帳法)への対応や、業務のデジタル化のためにツールを導入する際、忙しい経理業務担当者にとっては、導入後の運用や操作が楽であることも重要なポイントではないでしょうか。
オリックスが提供するオンラインストレージ「PATPOST」を導入いただいた企業に話を伺った際に、ほとんどのお客さまにいただく感想が「操作がかんたんで使い方に迷わなかった」「社内で操作説明会を開く必要がなかった」というものです。
システムに詳しくなくても直感的でかんたんに操作できると評判の「PATPOST」。実際に「PATPOST」を導入している企業さまからの声をご紹介します。
「マニュアルを見なくとも直感的に操作が出来るため、すぐに利用できる非常にわかりやすいサービスです。必要な情報を検索で素早く探せるので、業務効率が上がっていると思います」
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操作方法がわかりやすく、すぐに活用できた
「改正電帳法の対応で最も課題となるのは、いかに運用を軌道に乗せるかだと考えています。『PATPOST』は、シンプルなUIにかんたんな操作で誰にでも使いやすいように設計されているため、担当者の手間も少なく運用ができると感じています」
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当社に合った運用方法を提案してくれたことがありがたい。信頼できると思った点も導入を決めた理由
「機能がシンプルで使いやすく、届いた電子データの保管に手間が掛かりません。保管したファイルの中身は、AIが自動で読み取り付加情報(タグ設定・ラベル付けなど)の入力補助をしてくれるため、ファイルの管理がとてもやりやすいです」
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シンプルな機能に簡単な操作。データ保管とファイル管理がしやすくなった
また、会計士や税理士より顧問先に「PATPOST」をご紹介いただく機会も増えています。紹介する側にとっても説明の手間がかからないとご好評をいただいております。
「何をしていいかわからない状態でしたので、とりあえず電子保存の対象となる帳票を❝この中に放り込んでください❞というシンプルな機能は私ども税理士側でも使いやすくてありがたく、魅力を感じました」
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PATPOST体験談 メールと比べ仕事のやりやすさ、速さは格段に向上
「操作がシンプルで使いやすく、不満やストレスもなく利用できるため、クライアントから❝使いにくい❞❝わからない❞といった連絡は一度もありません」
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クライアントとの情報共有がスムーズでコミュニケーションコストの削減に
このように「PATPOST」の操作性については、「シンプルで分かりやすい」とご好評いただいております。
<PATPOSTサービス資料・お問い合わせ先はこちら>
■企業向け
https://patpost.jp/lp/servicedoc_c
■税理士向け
https://patpost.jp/partner/document
■お問い合わせ
https://page.biz.orix.co.jp/patpost_inquiry_c.html
どのくらいかんたんなのか、よりイメージしていただくために、以下からは、「PATPOST」の基本的な操作方法を紹介します。マニュアルを読み込むのが苦手な方や、システムに対して苦手意識がある方でもすぐに使えることがおわかりいただけるでしょう。
取引先から受領した見積書や請求書、領収書などといったビジネス書類の電子データをキャビネットにアップロードし、保存する方法は以下のとおりです。
キャビネットあるいはフォルダを選択したら、
①「追加」ボタンを押下し、
②「ファイルをアップロード」を選択します。
③ 画面を押下しファイル選択するか、ドラッグアンドドロップします。
④「アップロード」ボタンを押下するとファイルがアップロードされます。
*ファイルアップロード時の「書類種別」「発行・受領」は任意登録項目です。
「一般キャビネット」、「電帳法キャビネット」ともにアップロード方法は同じです。「電帳法キャビネット」にファイルをアップロードすると、電帳法の要件に準拠し訂正・削除不可な仕様となります。
詳しくは下記記事をご覧ください。
【PATPOSTの使い方】電子データの保存・アップロード方法
「PATPOST」では、アップロードした帳票や書類の中身をAI-OCRが自動的に読み取り、全文テキストデータ化し保存します。これにより、ファイル名ではなく書類内のテキストデータから検索をすることができます。
また、AI-OCRが項目を抽出してくれることで各書類にラベル付けがされ、電帳法の検索要件の対象項目である「取引日」「取引金額」「取引先名」はもちろんのこと、「書類種別」「適格請求書発行事業者登録番号」などの情報の抽出を補助してくれます。加えて、「伝票番号」「メモ」といった付加情報を手動で付与することもできます。
これにより、書類内のテキストデータ(例:請求書内の製品項目など)や書類に付与されている情報(自動・手動による情報付与)について検索が可能となります。
検索方法は①キーワード検索と②条件検索の2種類があります。
複数条件を指定して検索したり、値が入っていないことを検索条件にしたりすることも可能です。
詳しくは下記記事をご覧ください。
【PATPOSTの使い方】帳票データの検索方法
「PATPOST」を利用することで、電帳法における電子取引データ保存への対応が容易になります。
「電帳法キャビネット」にファイルをアップロードする、もしくは「一般キャビネット」から「電帳法キャビネット」にファイルを移動またはコピーをすると、訂正・削除不可な仕様となり、電帳法で定められた保存要件を満たすことができます(※1)。
「一般キャビネット」から移動・コピーしたいフォルダ・ファイルを右クリックし、「移動またはコピー」を選び、「電帳法キャビネット」内に設定した移動・コピー先を選択します。
「一般キャビネット」から「電帳法キャビネット」にファイルを移動・コピーすると、「電帳法の対象にしますか?」というポップアップが表示され、「電帳法の対象にする」を選択すれば訂正・削除不可の仕様にすることができます。
詳しくは下記記事をご覧ください。
事務処理規程を定めたが面倒…PATPOSTで電帳法対応をもっとラクに
このように操作方法がシンプルでわかりやすく、マニュアルを読み込まなくても直感的に操作が可能なため、システムに苦手意識があるような方でも使いやすいのが「PATPOST」の特徴です。
また、ファイル命名ルールを徹底できなくてもAI-OCR機能によって検索が容易なため、経理担当者以外の人とも書類共有がしやすいことも注目ポイントです。
また、操作がかんたんなため「書類の保存が手間と感じた営業担当者が、見積書や注文書を経理に共有してくれない」といった事象が起こる可能性を減らすことができる点や、AI-OCR機能が書類の付加情報(「取引日」「取引金額」「取引先名」など)の入力を補助してくれるため、保存要件に対応するためのファイル名の再編集をする必要がない点もポイントです。
既存の業務フローを大きく変えることなく、書類をアップロードするだけで電帳法への対応ができる(※1)ことから、専任のシステム担当者がいないような企業にもご導入いただいています。
さらに、「PATPOST」にアップロードされた書類は、同じく「PATPOST」を利用している顧問税理士・会計士事務所や取引先、グループ会社等とリアルタイムで共有でき、メールや郵便などで書類のやり取りをするコミュニケーションの工数削減にも貢献できます。
1IDにつき月額980円(税抜)で導入でき、最初の2ヵ月間は無料で利用できますので、業務のデジタル化や電帳法への楽な対応方法を模索中の方はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
*契約期間は1年となります。初年度の解約無料期間を除く契約期間中の解約は不可となります。3IDから契約可能です。初年度(解約後に再契約した場合の初年度を除きます。)は無料期間終了日の翌日に1IDあたり9,800円(税抜)をご請求いたします。契約終了日の30日前までに通知がない場合、契約が自動更新されます(12ヵ月)
*1IDあたり年間12,000カウントまでアップロード可能です。アカウントに対して、契約ID数×12,000カウント(年間)付与されます。カウント数の上限を超えてファイルをアップロードする場合は、契約IDを増やしていただく必要があります。複数ファイルを一度にアップロードする場合の上限容量は合計5GBとなります。1ファイルあたりのファイルの容量は最大最大50MB程度です。
※1 電子取引データを授受するシステムまたは装置から、電子取引データを手動で「PATPOST」に登録する場合、授受した電子取引データの訂正削除を原則禁止とする事務処理規程を定めることが必要になります。「PATPOST」で取引先と帳票の授受を行う場合は作成不要です。
「PATPOST」事務処理規程サンプル https://page.biz.orix.co.jp/patpost_whitepaper_c4.html
<PATPOSTのマニュアルはこちら>
企業向け
・管理者ガイド:https://page.biz.orix.co.jp/patpost_client_administrator-guide
・使い方ガイド:https://page.biz.orix.co.jp/patpost_client_operation-guide
税理士・会計事務所向け
・管理者ガイド:https://page.biz.orix.co.jp/patpost_partner_administrator-guide
・使い方ガイド:https://page.biz.orix.co.jp/patpost_partner_operation-guide
イラスト:shutterstock
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